UPA Développement international recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) à Labé en Guinée.

 

 

 

 

 

PRINCIPALES RESPONSABILITES DU POSTE

Support administratif général

  • Assure la tenue à jour d’un inventaire permanent du matériel de bureau et des autres actifs du projet;
  • Assure le secrétariat, à savoir la correspondance relative aux responsabilités du service administratif et financier (commandes avec les fournisseurs en collaboration avec la logistique et la comptabilité, etc.…);
  • Collabore à la gestion du personnel en tenant à jour un registre de temps de présence, des congés, absences, retards, journées de maladie etc…;
  • Effectue le suivi des engagements du projet (abonnements, locations, contrats d’assurances des véhicules, des motos, santé du staff, Responsabilités civiles et multirisques professionnelles);
  • Assure le suivi et l’effectivité des documents administratifs du matériel roulant (admissions temporaires des véhicules et motos, assurances des véhicules et motos etc…);
  • Assure le suivi de l’entretien des véhicules, motos, des locaux;
  • Assure le suivi de la consommation rationnelle de carburant des véhicules et motos;
  • Met en place un système d’archivage des documents administratifs et s’assure qu’il est appliqué (électronique et physique) ;
  • Effectue le paiement des factures auprès des services publics (Impôts, CNSS, ONFP) ;
  • Participe à l’organisation des différents évènements du projet (par exemple, séminaires, ateliers, formation…);
  • Gérer l’inventaire (enregistrer les entrées et sorties) des fournitures de bureau (papiers, cartouches d’encre pour les imprimantes etc.);
  • Assure l’organisation des voyages et missions en étroite collaboration avec l’Assistant Logistique;
  • Coordonne, participe et prépare les procès-verbaux des réunions ;
  • Participe à certaines réunions et ateliers à l’extérieur du bureau à la demande du superviseur.

Support RH

  • S’assure de la bonne tenue des dossiers des employés qui doivent comporter toutes les pièces obligatoires;
  • Rédige les lettres d’embauche, de cessation d’emploi, autres lettres diverses avec l’appui du Responsable Administratif et Financier;
  • Veille à l’accueil des nouveaux employés : fourniture du matériel, remise des procédures administratives interne et explication du fonctionnement du bureau;
  • Veille à la mise à jour mensuelle du tableau des RH du projet;
  • Rédige les demandes d’attestation de travail;
  • Reçoit les demandes d’attestation de congés (annuel, maladie, heures de récupérations) et fait le suivi;
  • Recueille les feuilles de temps à chaque fin de mois;
  • Enregistre les congés annuels, congés de maladie et heures de récupération dans leur fichier respectif;
  • Faire les copies des demandes de congé annuel, récupération et de maladie des employés et les mettre dans leur dossier;
  • Maintenir à jour le classement des correspondances Admin/RH;
  • Garder et mettre à jour mensuellement le répertoire des employés ;
  • Participe à l’organisation de l’évaluation annuelle des employés;
  • Supervise le service de nettoyage et de sécurité;
  • Assure le back up de l’Assistant Logistique en cas d’absence;
  • Effectue toute autre tâche connexe à la demande de son superviseur.

COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE

  • Le personnel du projet; les stagiaires;
  • Les structures décentralisées de l’État (CNSS, Impôts, ONFP, Inspection du travail, AGUIPE);
  • Les fournisseurs, les prestataires de services, les consultants, etc…

EXIGENCES DU POSTE

  • Diplôme en Administration des affaires, Gestion, lettres ou domaine connexe;
  • Avoir au moins trois (3) ans d’expériences dans ce domaine avec les ONG;
  • Maitrise du français écrit et parlé;
  • Avoir des connaissances solides dans le domaine de l’administration et de la gestion des ressources humaines;
  • Maitrise de l’outil informatique (autonomie sur Microsoft Office);
  • Bonne capacité rédactionnelle;
  • Rigueur et bonne capacité d’adaptation;
  • Respecter les notions indispensables de confidentialité;
  • Bonne communication et collaboration avec les collègues;
  • Sens de l’organisation;
  • Savoir travailler avec un minimum de supervision.

Comment postuler

Les personnes intéressées peuvent envoyer leur curriculum vitae, lettre de motivation et trois (3) personnes de références à l’adresse suivante : [email protected], à l’attention de Monsieur Mamadou Tafsir Diallo, en indiquant le titre du poste dans l’objet de l’email.

La date de clôture pour le dépôt des dossiers de candidature est fixée au 20 octobre 2023 à 17 :00 GMT.