Avis de recrutement : UNOPS recrute une Assistante principale administrative, Port-au-Prince, Haïti

Sous la supervision directe du chef de la chaîne d’approvisionnement et sous la direction générale du chef des services de soutien, l’adjoint principal à l’administration fournit un soutien aux opérations de bureau en exécutant une variété de processus administratifs standard, garantissant ainsi une haute qualité et précision du travail.

Conformément aux exigences opérationnelles du bureau de pays d’Haïti, l’assistant principal administratif accueille les visiteurs/clients et répond à tous les appels téléphoniques entrants de manière professionnelle. Dans le cadre de ce rôle, ils doivent connaître, mettre en pratique et garantir que les politiques et procédures de l’UNOPS sont respectées à tout moment. En outre, ils garantissent qu’aucune information critique n’est divulguée de manière inappropriée à des parties non autorisées.

1. Soutien administratif
2. Voyages et logistique
3. Réceptionniste / Réceptionniste
4. Développement des connaissances et partage des connaissances

1. Soutien administratif

• Rechercher et récupérer des données statistiques auprès de sources internes et externes ; prépare des graphiques, des tableaux et des rapports statistiques, en extrayant des données de diverses sources.
• Effectuer le suivi des délais, des engagements pris, des actions entreprises et coordonner la collecte et la soumission des rapports au chef d’unité.
• Assiste le responsable de la chaîne d’approvisionnement et d’autres départements sur d’autres tâches de secrétariat/de bureau telles que la rédaction de lettres, etc.
• Effectue d’autres tâches de réceptionniste de bureau telles que le classement, la photocopie, la transcription et la télécopie.
• Entretenir de bonnes relations, correspondance et traitement de texte. Fournit un soutien administratif à toutes les fonctions du bureau, selon les besoins.

2. Voyages et logistique

• Traite les transactions de voyage (autorisations et réclamations), y compris dans le système OneUNOPS, les demandes de visas, de cartes d’identité et autres documents pour tout le personnel, les fonctionnaires de l’ONU et les visiteurs, en garantissant le respect des règles et réglementations de l’ONU.
• Fournit des informations sur les services aériens, les tarifs et les horaires de voyage pour des itinéraires spécifiques. Traite les demandes de remboursement dans OneUNOPS et les bons de commande pour les activités de voyage, les paiements et les contrats.
• Organise les expéditions, les modalités de dédouanement, la préparation des documents pour les expéditions de l’UNOPS (reçus/envoyés), toute la documentation nécessaire et la mise en œuvre des actions de suivi.
• Prépare la documentation pour les autorisations de sécurité, traite les réservations d’hôtel, organise les transferts depuis l’aéroport, l’accueil, le protocole, les douanes et l’immigration pour les fonctionnaires de l’ONU en visite, si nécessaire.
• Fournit un soutien en ce qui concerne les problèmes de protocole et les demandes de documents officiels, en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants : Livraison ponctuelle des certificats de protocole officiels ; arrangements avec les départements de l’ONU pour toutes les questions liées aux documents officiels à fournir au/par le personnel international, telles que les exigences en matière de visa, de permis de travail, les exigences en matière de sécurité, de santé, etc.
• Prend les dispositions nécessaires avec les départements de l’ONU pour que les documents officiels soient fournis pour l’importation/exportation ou le transfert de marchandises.
• Établit et entretient des relations de travail efficaces avec les ministères gouvernementaux.
• Fournit des informations précises et complètes au personnel sur les pièces justificatives nécessaires pour lui-même et les personnes à sa charge, ainsi que pour l’importation/exportation ou le transfert de marchandises ; met à jour la liste des documents requis mis à la disposition de chaque personnel/unité.
• Surveille les feuilles individuelles pour suivre l’état de la documentation soumise pour chaque membre du personnel et personnes à charge, en s’assurant que la documentation officielle correspond au calendrier annoncé.
• S’assure que des informations précises sont fournies à l’individu/à l’unité sur demande sur les étapes administratives requises et l’état de leur dossier de projet.
• Fournit des informations précises et opportunes sur les processus et les problèmes en suspens aux personnes/unités concernées.
• Supervise les services de transport, y compris le service à la clientèle, l’entretien régulier des véhicules, les assurances et le suivi de la consommation, selon les besoins.
• Signale et enquête rapidement sur les accidents de véhicules, les dommages, la perte ou le vol d’articles ; met à jour et maintient les rapports d’historique des véhicules.
• Traite les paiements pour les services externes.

3. Réception (réceptionniste)

• Accueille et accueille les invités dès leur arrivée au bureau.
• Dirige les visiteurs vers la personne appropriée.
• Répond, filtre et transfère les appels téléphoniques entrants.
• S’assure que la zone de réception est bien rangée et présentable, avec toute la papeterie et le matériel nécessaires (par exemple, des stylos et des brochures).
• Fournit des informations de base et précises en personne et par téléphone/e-mail.
• Reçoit, trie et distribue quotidiennement le courrier/livraisons.
• Assure la sécurité du bureau en suivant les procédures de sécurité et en contrôlant les accès via la réception (surveiller le journal de bord, délivrer les badges visiteurs).
• Réalise et rend compte d’enquêtes sur les besoins en entretien des bureaux ainsi que sur la satisfaction des clients.
• Recueille des informations pour les enquêtes administratives en appui à l’organisation des services communs.
• Agir en tant que gardien pour la gestion des fournitures de papeterie de bureau, y compris la tenue à jour de la liste des stocks de papeterie, la distribution de la papeterie selon les besoins du personnel et la tenue d’un journal de distribution.
• Réalise et rend compte d’enquêtes sur les besoins en entretien des bureaux ainsi que sur la satisfaction des clients.
• Recueille des informations pour les enquêtes administratives en appui à l’organisation des services communs.
• Effectue toute autre tâche liée à l’état des lieux de la réception/de la réception.

4. Développement et partage des connaissances

• Soutenir l’organisation et la prestation d’initiatives de formation et d’apprentissage pour le personnel sur des sujets liés à l’administration.
• Fournit des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique en synthétisant les leçons apprises et en diffusant les meilleures pratiques en administration.
• Fournit des commentaires, des idées et contribue aux connaissances internes sur les processus et les meilleures pratiques.
• Tient à jour la documentation de l’unité, y compris les dossiers et les fichiers, assurant la sécurité des documents confidentiels.

Qualifications et expérience

Éducation

• L’achèvement de l’enseignement secondaire est requis.
• Un diplôme universitaire de premier niveau (par exemple une licence) en administration des affaires, en administration publique ou dans une discipline équivalente est souhaitable mais pas obligatoire et peut être considéré comme un substitut à quatre années d’expérience admissible.

L’expérience professionnelle

• Un minimum de cinq années d’expérience pertinente en administration, en opérations ou dans tout autre domaine pertinent est requis.
• La capacité d’utiliser Google Suite et de gérer des systèmes de gestion basés sur le Web est requise.
• Une expérience dans les organisations du système des Nations Unies est un atout.

Langues

• La maîtrise du français est requise.
• Un niveau d’anglais intermédiaire est requis.

Traite tous les individus avec respect ; réagit avec sensibilité aux différences et encourage les autres à faire de même. Respecte les normes organisationnelles et éthiques. Maintient des normes élevées de fiabilité. Modèle de rôle pour la diversité et l’inclusion.

Agit comme un modèle positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le développement des autres. Pour les gestionnaires de personnel uniquement : Agit comme un modèle de leadership positif, motive, dirige et inspire les autres à réussir, en utilisant des styles de leadership appropriés.

Démontre une compréhension de l’impact de son propre rôle sur tous les partenaires et donne toujours la priorité au bénéficiaire final. Établit et entretient de solides relations externes et est un partenaire compétent pour les autres (si cela est pertinent pour le rôle).

Établit efficacement un plan d’action approprié pour soi-même et/ou pour les autres afin d’atteindre un objectif. Les actions conduisent à l’accomplissement total des tâches par le souci de la qualité dans tous les domaines. Voit les opportunités et prend l’initiative d’agir en conséquence. Comprend qu’une utilisation responsable des ressources maximise notre impact sur nos bénéficiaires.

Ouvert au changement et flexible dans un environnement en évolution rapide. Adapte efficacement sa propre approche aux circonstances ou aux exigences changeantes. Réfléchit aux expériences et modifie son propre comportement. Les performances sont constantes, même sous pression. Cherche toujours des améliorations continues.

Évalue les données et les plans d’action pour prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche impartiale et rationnelle avec des risques calculés. Applique l’innovation et la créativité à la résolution de problèmes.

Exprime des idées ou des faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances de manière proactive. Gérer les conflits efficacement, en surmontant les divergences d’opinion et en trouvant un terrain d’entente.

1. Type de contrat : Contrat Individuel Local (LICA)
2. Niveau du contrat : support ICA local, ICS-5 / LICA-5
3. Durée du contrat : Contrat en cours, sous réserve des exigences organisationnelles, de la disponibilité des fonds et d’une performance satisfaisante.

Pour plus de détails sur les modalités contractuelles de l’ICA, veuillez suivre ce lien :
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we- offre/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

• Veuillez noter que l’UNOPS n’accepte pas les candidatures non sollicitées.
• Les candidatures reçues après la date limite ne seront pas prises en compte.
• Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l’étape suivante du processus de sélection, qui implique diverses évaluations.
• L’UNOPS adhère à la diversité et s’engage en faveur de l’égalité des chances en matière d’emploi. Notre main-d’œuvre est composée de nombreuses nationalités, cultures, langues, races, identités de genre, orientations sexuelles et capacités diverses. L’UNOPS cherche à maintenir et à renforcer cette diversité afin de garantir l’égalité des chances ainsi qu’un environnement de travail inclusif pour l’ensemble de son personnel.
• Les femmes qualifiées et les candidats issus de groupes sous-représentés dans le personnel de l’UNOPS sont encouragés à postuler. Il s’agit notamment de candidats issus de groupes racialisés et/ou autochtones, de membres d’identités de genre et d’orientations sexuelles minoritaires et de personnes handicapées.
• Nous souhaitons nous assurer que tous les candidats donnent le meilleur d’eux-mêmes pendant le processus d’évaluation. Si vous êtes présélectionné et avez besoin d’une aide supplémentaire pour effectuer une évaluation, y compris des aménagements raisonnables, veuillez en informer notre équipe des ressources humaines lorsque vous recevez une invitation.

Termes et conditions

• Pour les postes du personnel uniquement, l’UNOPS se réserve le droit de nommer un candidat à un niveau inférieur à celui annoncé pour le poste.
• Pour les contrats d’engagement, vous devez suivre quelques cours obligatoires (ils durent environ 4 heures) pendant votre temps libre, avant de fournir des services à l’UNOPS. Pour plus d’informations sur un contrat de service ici.
• Tout le personnel de l’UNOPS est responsable de s’acquitter de ses fonctions conformément à la Charte des Nations Unies et aux politiques et instructions de l’UNOPS, ainsi qu’aux autres cadres de responsabilisation pertinents. En outre, tout le personnel doit démontrer une compréhension des objectifs de développement durable (ODD) d’une manière conforme aux valeurs fondamentales de l’ONU et au programme commun des Nations Unies.
• L’UNOPS a pour politique de procéder à des vérifications des antécédents de tout le personnel potentiel. Le recrutement à l’UNOPS dépend des résultats de ces contrôles.