GAIN recherche une Assistante de programme, équipe des services de programme (soutien aux événements et aux déplacements) en Inde.

 

 

 

 

Relevant du conseiller principal, Solutions commerciales, vous soutiendrez l’équipe PST et agirez à titre de premier point de contact pour les différents intervenants internes et externes. L’assistant de programme devra démontrer un haut niveau de communication et de compétences interpersonnelles et la gestion de plusieurs priorités sera un élément essentiel de ce rôle. L’équipe PST est une équipe dispersée dans le monde entier dans les régions d’Europe, d’Asie et d’Afrique et l’assistant de programme doit être à l’aise de travailler dans un cadre de programme distant et multi-pays.

Les principales responsabilités comprennent
  • Fournir une coordination logistique et un soutien administratif aux membres du PST pour la gestion des événements (en personne et en ligne), y compris la réservation des lieux, les invitations à l’agenda, la mise en place de la bonne technologie, la préparation et la diffusion du matériel, la prise de contact avec les conférenciers, etc.
  • Soutenir les tâches d’approvisionnement connexes telles que l’établissement de bons de commande, le paiement de factures ou les frais de déplacement
  • Aider au traitement et à la collecte des informations nécessaires à la planification financière et aux demandes des auditeurs liées aux événements (y compris les prévisions et les budgets)
  • Fournir une assistance de voyage aux membres de l’équipe PST pour les itinéraires de voyage complexes et y compris une assistance pour le traitement des visas
  • Gérer la coordination des voyages au jour le jour et les demandes d’agenda / planification pour le directeur des services de programme
  • Aider les membres de PST à organiser des réunions complexes avec un grand nombre de participants, et parfois des participants externes à GAIN. Assurer le strict respect des dispositions de sauvegarde et de sécurité GAIN pour tous les voyageurs aux événements PST

Au propos de vous

Le candidat idéal aura une expérience démontrable dans un rôle de soutien administratif ou de gestion de projet en soutenant plusieurs membres d’une équipe géographiquement dispersée. Vous aurez une expérience avérée de l’organisation d’événements en ligne et en personne et de la logistique associée, y compris les visas, les lieux/hôtels et les vols, etc.

Le titulaire du poste aura également une expérience de travail dans un environnement en évolution rapide, que ce soit dans le secteur privé ou à but non lucratif (ONG) et en traitant avec des parties prenantes internes et externes à tous les niveaux.

Vous serez un bon joueur d’équipe avec une bonne maîtrise de l’anglais écrit et parlé et vous serez prêt à travailler dans des environnements multiculturels et interfonctionnels. En plus de cela, vous serez très flexible avec la capacité de vous adapter à différents fuseaux horaires avec d’excellentes compétences en gestion d’agenda et de temps. Les candidats ayant des connaissances dans une deuxième langue, idéalement le français, le portugais, l’hindi et/ou le bengali sont un plus.

Le candidat idéal possédera des compétences exceptionnelles en communication et en gestion des parties prenantes ainsi qu’une forte capacité à fonctionner de manière indépendante avec des preuves d’un haut degré de jugement et de proactivité. Un diplôme ou une certification pertinente dans un domaine connexe ou une expérience équivalente est requise. Vous aurez des connaissances informatiques avec d’excellentes compétences MS Office telles qu’Excel, MS Word, Outlook et Power Point.

Date limite : 29 août 2023

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