Avis de recrutement : PNUD recrute un Associé programme administratif à Nairobi au Kenya.

Avis de recrutement : PNUD recrute un Associé programme administratif à Nairobi au Kenya.

 

 

 

 

 

Soutien opérationnel et administratif général à l’équipe mondiale de relèvement et de réduction des risques de catastrophe en Afrique à Nairobi

• Organise et prépare les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions d’unité et suit les actions de suivi. Coordonne et rédige des sections de documents d’information et de rapports pour les réunions et les missions destinées au personnel, y compris des travaux de recherche pour préparer des documents d’information, le cas échéant. 
• Traite les demandes officielles de voyage de mission de l’unité, y compris les mesures de suivi en temps opportun sur les autorisations médicales/de sécurité, les réclamations, les signatures, le cas échéant, et assure la préparation des documents nécessaires dans Quantum, en collaborant avec les QG CB si nécessaire. Surveille tous les paiements liés aux voyages de l’unité, en assurant la liaison appropriée avec les opérations du GPN, selon les besoins.
• Fournit un soutien administratif et logistique pour les réunions de donateurs, les ateliers, les formations, les conférences, les retraites et tout autre événement spécial organisé par l’unité.
  Agit en tant que point focal pour la gestion des absences et surveillant les congés pour l’unité. 
• Fournit des contributions à la cartographie des processus administratifs de l’unité et à la mise en œuvre des procédures opérationnelles standard (SOP) internes. 
  Soutient les processus de passation des marchés, y compris la préparation des soumissions CAP et ACP
• Soutient les membres de l’unité dans la gestion du programme pendant les absences et les déplacements en mission et sert de personne de liaison de l’unité pour toutes les interactions avec la direction conjointe du GPN sur tout le programme et le soutien opérationnel. 
• Gère les portefeuilles de voyages, notamment : traiter les demandes de voyage officielles de la mission, assurer la préparation des documents nécessaires dans Quantum, collaborer avec le bureau central des voyages/BMS et d’autres unités, selon les besoins. 
• Surveille tous les paiements liés aux voyages et les demandes de visa/UNLP pour l’équipe et les consultants de RRC et de relèvement. 
• Fournit un soutien administratif et logistique aux événements et réunions (réunions de donateurs, ateliers, formations, conférences, etc.) organisés par l’équipe RRC et relèvement. 
• Organise et prépare les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions d’unité et suit les actions de suivi. 
• Coordonne et rédige des sections de documents d’information et de rapports pour les réunions et les missions destinées au personnel, y compris des travaux de recherche pour préparer des documents d’information, le cas échéant. 
• Servir de liaison pour les interactions avec les opérations CB et l’unité SSM sur le programme et le soutien opérationnel, selon les besoins. 
• Contribue à la cartographie des processus administratifs de l’unité et à la mise en œuvre des procédures opérationnelles standard (SOP) internes. 
• Soutient les processus de passation des marchés, y compris la préparation des soumissions CAP et ACP
• .Soutenir les membres de l’unité sur la gestion du programme pendant les absences et les voyages en mission. 
• Servir de personne de liaison de l’unité pour toutes les interactions avec ROM sur tout le soutien programmatique et opérationnel.

Appui à la formulation, à la mise en œuvre, au suivi et à la gestion financière

• Créer et gérer le budget, le programme et les projets de l’équipe dans Quantum et UNALL, y compris le suivi, la surveillance et le reporting sur l’utilisation des ressources du projet/programme exécuté par l’équipe de RRC et de rétablissement.
• Préparer et soutenir les processus d’approvisionnement, y compris la création d’autorisations et de demandes de COA ; augmenter les recettes ; mettre en œuvre les révisions du budget et de l’attribution des projets, déterminer les fonds utilisés, gérer les soumissions et les demandes de déploiements CPU et ExpRes Roster.
• Génère des rapports et des informations sur la mise en œuvre courante des projets et l’état du programme
• .Veille à la conformité des dispositions relatives à l’approbation, à la mise en œuvre, aux opérations générales et à la clôture des projets avec les politiques et réglementations du PNUD.
• Examine, vérifie et rapproche les données financières, en collaboration avec l’associé à la gestion du programme, pour garantir l’exactitude et le respect des règles et réglementations financières et administratives du PNUD.
• Identifie et fait remonter les problèmes liés au projet, en proposant et en contribuant au développement de solutions.

Prend en charge le développement et le partage des connaissances :

• Prépare des rapports synthétisant les enseignements tirés et les bonnes pratiques. 
• Contribue et administre des événements relatifs aux réseaux de connaissances du PNUD. 
• Soutient le développement de formations, de matériels d’apprentissage et d’activités en développant des éléments de fond. 
• Prend en charge le développement de produits de connaissances sur des processus tels que l’achat de traduction, la conception et l’édition.

Support à la gestion de la documentation du portefeuille de l’équipe :

• Soutenir les efforts nécessaires pour compiler les informations et la documentation pour les audits de projets et de programmes, y compris la préparation des informations pour l’audit des projets et le suivi/soutien à la mise en œuvre des recommandations d’audit. 
• Suivre les systèmes de tenue de dossiers établis – y compris via Microsoft Teams – et les procédures de coordination de l’équipe, y compris la maintenance des systèmes de classement et des archives, et prendre en charge la mise à jour de la documentation relative aux projets et programmes.
• . Assure le classement numérique approprié de tous les documents qui doivent être conservés à l’appui des politiques et procédures d’entreprise et interinstitutions du PNUD.