Conseil Danois pour les Refugiés recrute un Agent de soutien au programme-MMC à Nairobi au Kenya.

Objectif général du rôle

Soutenir le Centre de migration mixte – Afrique orientale et australe avec les besoins administratifs du programme et de la gestion des subventions ; suivi financier, rapports et budgétisation ; et la chaîne d’approvisionnement et les achats. Les candidats intéressés doivent avoir d’excellentes compétences en organisation, en communication et en gestion du temps ainsi qu’une passion pour le travail au sein d’une organisation humanitaire dédiée à la protection des réfugiés et des migrants.

Responsabilités:

Appui au programme et gestion des subventions

Soutenir le responsable régional de MMC et le responsable 4Mi dans l’élaboration de budgets de proposition informés par le budget principal de MMC et s’assurer que les modèles corrects sont utilisés lors de l’élaboration de la proposition.
Examiner les contrats des donateurs et décrire les principales directives et politiques et s’assurer que MMC les respecte.
Agir en tant que lien principal entre MMC et l’équipe des subventions pour assurer le respect des règles de la RDC et des donateurs lors de la mise en œuvre du projet et des rapports.
Assurez-vous que tous les projets sont à jour sur la dynamique et que MMC est en règle en matière de dynamique.
Examiner le RAP (Rolling Action Plan) pour s’assurer que les délais de rapport corrects sont saisis et que les rapports sont soumis conformément aux dates cibles.
Identifiez et suivez les versements MMC et assurez-vous qu’ils sont enregistrés et téléchargés sur Dynamics.

Soutien financier, rapports et budgétisation

Diriger la préparation des rapports financiers des donateurs, des budgets de projet, soutenir le chef régional de MMC pour élaborer des propositions et des budgets, et soutenir les audits finaux du projet.
Examiner les pièces justificatives pour s’assurer qu’elles sont exactes et conformes à la DRC, aux politiques des donateurs et aux principes comptables avant de les soumettre au donateur.
Imprimez, classez et certifiez les pièces justificatives financières pour accompagner les rapports financiers aux donateurs.
Préparer et mettre à jour le budget principal de MMC en coordination avec le contrôleur financier régional.
Identifier les lacunes de financement et informer le responsable régional de MMC et le responsable de 4Mi.
Organiser et participer aux réunions de suivi budgétaire entre MMC, les subventions et le département des finances.
Examiner les dépenses du projet mensuellement/trimestriellement pour identifier toute nouvelle réservation ou réaffectation selon les différents budgets et lignes budgétaires. Et veillé à ce qu’ils soient affichés sur Dynamics.
Soutenir l’équipe dans le traitement des paiements des fournisseurs et des consultants.
Préparer le rééchelonnement des salaires en fonction des projets et des budgets actifs.

Chaîne d’approvisionnement et achats

Diriger le processus d’approvisionnement au sein de l’équipe, y compris la création de demandes d’achat, le suivi avec les équipes de la chaîne d’approvisionnement de la livraison des biens et services, le contrôle de la qualité des biens et services livrés, la liaison avec les fournisseurs pour toute question soulevée, ainsi que la facturation et le paiement.
Soutenir l’équipe de la chaîne d’approvisionnement en s’assurant que les directives des donateurs MMC sont respectées.
Soutien à la préparation et à l’approbation des dérogations, des notes pour les dossiers, des modèles d’énoncé des travaux et de certificats d’achèvement pour les achats de consultants.
Soutenir le responsable régional de MMC dans le recrutement de consultants, y compris, mais sans s’y limiter, assurer la liaison avec les équipes de la chaîne d’approvisionnement et des ressources humaines dans les consultations publicitaires, l’identification des candidats, les revues de contrats, la facturation et le paiement, l’évaluation des consultants et les procédures de clôture des consultations ..

Au propos de vous

Dans ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences de base de DRC :

Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace.
Collaborer : vous impliquez les parties concernées et encouragez les commentaires.
Prendre les devants : vous vous appropriez et faites preuve d’initiative tout en visant l’innovation.
Communiquer : Vous écoutez et parlez efficacement et honnêtement.
Faire preuve d’intégrité : Vous agissez en accord avec notre vision et nos valeurs.

Expérience et compétences techniques :

Diplôme universitaire dans un domaine pertinent : Administration des affaires, Finance, Développement/relations internationales, Sciences politiques, Communications, Sciences sociales

Au moins 5 ans d’expérience en soutien de programme, avec une préférence donnée à une expérience dans une ONGI.
Expérience avérée dans la gestion financière et le développement de programmes dans une ONGI.
Capacité à travailler de manière autonome et avec d’excellentes compétences en matière d’organisation, de planification et de gestion du temps.
Capacité démontrée à gérer les processus et à tenir des dossiers précis.
Capacité démontrée à coordonner les tâches pour respecter les délais.
Capacité à rédiger de manière claire et concise et à communiquer efficacement à l’oral. Excellente maîtrise de Microsoft Word, Excel et PowerPoint.
Bonnes compétences interpersonnelles; capacité à travailler dans un environnement multiculturel dans le respect de la diversité.
Un intérêt pour la dynamique régionale des migrations mixtes en Afrique orientale et australe et au Yémen.
Maîtrise professionnelle complète de l’anglais;
L’arabe ou le français est un atout.

Seules les candidatures motivées répondant aux missions prévues et répondant aux qualifications requises, accompagnées d’un CV, seront prises en considération.

Conseil Danois pour les Refugiés recrute un Agent de soutien au programme-MMC à Nairobi au Kenya.