Le Programme des Nations Unies pour l’environnement recrute un Assistant administratif à Nairobi au Kenya.
Fournir un soutien à la gestion des ressources humaines de la division.
• Initie, traite, surveille, examine et suit les actions liées aux prolongations de contrat du personnel et aux indemnités de poste spéciales, garantissant la cohérence dans l’application des réglementations et des procédures.
• Fournit des conseils et des orientations au personnel en ce qui concerne les procédures, processus et pratiques administratifs, en assurant la liaison avec l’agent administratif si nécessaire.
• Entre, maintient et certifie les données administratives et les enregistrements sur les listes du personnel dans les systèmes d’information électroniques tels que SharePoint, Teams, etc.
• Maintient et examine l’allocation des espaces de bureau de l’organisation, y compris l’analyse et la planification physique des bureaux.
Assurer le soutien à l’administration générale de la division.
• Soutenir le point focal de la Division pour les fonctions liées aux consommables informatiques et de bureau.
• Soutenir toutes les demandes des collègues sur les fonctions liées à l’informatique, y compris les licences, l’accès, le manuel d’utilisation et l’assistance quotidienne.
• Effectuer d’autres tâches administratives connexes, au besoin, par exemple, la planification de l’espace physique, l’identification de la technologie de bureau.
• besoins et maintenance des équipements, logiciels et systèmes ; organiser et coordonner les arrangements administratifs pour les séminaires, les conférences et les traductions.
• Coordonner la réservation de la salle de réunion de la Division et fournir un soutien technique pendant et après les réunions.
• Tient à jour les dossiers des règles, règlements, instructions administratives et autres documents connexes.
• Détermine l’allocation d’espace appropriée requise pour répondre aux demandes du service demandeur en termes de salle de réunion, de postes de travail, d’équipement, de salle de courrier, de salle de photocopie.
• Prépare la présentation des propositions de répartition efficace de l’espace au chef d’unité et au directeur pour approbation.
• Coordonner avec la Section de gestion des installations et des transports de l’ONUN les services d’entretien des installations de bureau de la Division, par exemple les luminaires, les fenêtres et portes défectueuses et la fumigation.
• Coordonner avec le point focal divisionnaire de gestion immobilière et informatique pour assurer le mouvement et le rapprochement de tous les meubles et équipements sur le nouvel emplacement et entreprendre les procédures nécessaires pour leur élimination.
• Coordonner avec la Section de la gestion des installations et des transports de l’ONUN la demande de plaques signalétiques du personnel pour les espaces de bureau identifiés ou attribués.
• Coordonner avec la Section des technologies de l’information et de la communication (ICTS) et les entrepreneurs concernés, les services d’impression et de copie, les services de nettoyage et d’électricité lors du transfert ou du mouvement du personnel et de la réinstallation dans les bureaux assignés.
• Maintient et met à jour les plans d’étage et les dessins utilisés comme informations de référence par le chef d’unité.
• Aider à l’administration quotidienne des contrats entre l’ONU et les sous-traitants externes pour les services externalisés.
• Prépare et traite tous les formulaires et autorisations de l’ONU pour le personnel contractuel et de travail de l’unité, de la section ou du service de l’ONU, y compris :
• Laissez-passer pour les terrains de l’ONU, laissez-passer pour la propriété, permis de stationnement de l’ONU, accès par carte magnétique et clés de porte.
• Rédige la correspondance courante.
•. Aide à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation de présentations de données et de rapports pour le partage d’informations, la réponse aux requêtes, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision.
• Aide aux visualisations et à la mise à jour du matériel d’information tel que des pages Web ou des brochures.
• Effectuer toute autre tâche.
PROFESSIONNALISME : Capacité à exécuter un large éventail de fonctions administratives, par exemple budget/programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc. Capacité à appliquer ses connaissances de diverses règles et réglementations administratives, financières et relatives aux ressources humaines des Nations Unies dans des situations de travail. Se montre fier de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes. Engagement à mettre en œuvre l’objectif de l’égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail. La capacité d’effectuer des analyses,
RESPONSABILITÉ : S’approprie toutes les responsabilités et honore ses engagements ; fournit les résultats dont on est responsable dans les délais, les coûts et les normes de qualité prescrits ; opère dans le respect des règlements et règles organisationnels ; soutient les subordonnés, assure la supervision et assume la responsabilité des missions déléguées ; assume personnellement la responsabilité de ses propres lacunes et de celles de l’unité de travail, le cas échéant.
ORIENTATION CLIENT : considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et entretient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées ; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés des progrès ou des revers des projets ; respecte les délais de livraison des produits ou services au client.
Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est requis.
Une formation en administration, en soutien de bureau général ou dans un domaine connexe est souhaitable.
Un minimum de cinq années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les domaines des finances, du budget, des services administratifs ou dans des domaines connexes est requis. Le nombre minimum d’années d’expérience pertinente est réduit de deux ans pour les candidats titulaires d’un diplôme universitaire de premier niveau.
Un an ou plus d’expérience en analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable.
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais est requise. La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies est souhaitable.
Date limite : 09 novembre 2023