L’Organisation Mondiale de la Santé recrute une Assistante de programme basé à Nairobi au Kenya.
OBJECTIFS DU PROGRAMME
L’équipe de pays est chargée de promouvoir la coopération technique, de stimuler l’intérêt et de coordonner l’aide au développement sanitaire sur la base des stratégies mondiales et régionales et des directives de l’OMS. Il est également chargé de contribuer à la collecte, à l’analyse et à la diffusion de l’information sur la santé.
DESCRIPTION DES DEVOIRS
1. Initier des projets de correspondance sur l’orientation des gestionnaires de programme ; les finaliser conformément aux styles de l’OMS et du département et vérifier la langue, la grammaire et l’exactitude avant de les soumettre pour approbation et signature.2. Organiser la préparation administrative des réunions internes et externes, y compris la préparation des plans d’affaires et des documents d’engagement financier en GSM/Oracle, des lettres d’invitation, des estimations de coûts et des demandes de déplacement ; aider à la préparation des documents; envoyer du matériel et assurer la liaison avec les participants et les autres personnes impliquées ;3. Analyser la correspondance et les demandes reçues, mettre en évidence les documents entrants et joindre des informations générales et identifier les domaines nécessitant une action de la part des gestionnaires de programme, en attirant l’attention sur les problèmes importants. Planifier les réunions des administrateurs de programme, selon les horaires et les besoins; rédiger les procès-verbaux des réunions et suivre les questions nécessitant une action pour assurer une réponse rapide aux demandes de l’OMS.4. Obtenir les documents d’information pour les réunions, séminaires, ateliers, etc. auxquels l’administrateur du programme participe, vérifier leur disponibilité et s’assurer qu’ils disposent des fichiers et documents d’information appropriés.5. S’assurer que les rapports et documents techniques sont conformes aux normes, règles, pratiques, procédures et style d’édition de l’OMS et les corriger si nécessaire avant de les soumettre à la signature du Représentant ;6. Utiliser les outils de suivi appropriés, surveiller et s’assurer que les délais sont respectés et que la correspondance et les demandes sont analysées et traitées dans les meilleurs délais ;7. Utilisez le GSM pour préparer les plans de voyage et les demandes de voyage pour les voyages officiels des administrateurs de programme. Effectuer les réservations aériennes et hôtelières, préparer les dossiers de voyage et traiter d’autres questions connexes sur demande ;8. Suivre la mise en œuvre des recommandations des missions ;9. Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins ou les directives, y compris le soutien à l’administration et au bureau du représentant
QUALIFICATIONS REQUISES
Éducation
Essentielle : Diplôme d’études secondaires suivi d’une formation administrative.
Souhaitable : Diplôme universitaire en admiration des affaires ou dans un domaine connexe.
Expérience
Essentielle : Minimum 5 ans d’expérience dans des fonctions administratives dans une institution publique ou privée reconnue.
Souhaitable : Une expérience dans des postes de soutien administratif au sein de l’OMS ou d’une autre agence des Nations Unies est un atout. Une expérience des systèmes basés sur Oracle ou d’un autre système de type ERP est un atout.
Compétences
Le titulaire fera preuve de maîtrise; actualiser ses connaissances dans l’utilisation de la bureautique moderne par des cours internes, sur le tas ou en autoformation. Il / elle se tient au courant des changements dans les procédures et pratiques, les règles et règlements, la structure organisationnelle, dans le bureau de pays, le groupe organique et l’OMS, pour pouvoir informer et expliquer les procédures aux autres membres du personnel.
Compétences de l’OMS
Travail d’équipe;
Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles;
Communication;
Produire des résultats;
Avancer dans un environnement changeant.