PAM recrute un Agent de logistique (comptabilité des produits et gestion des fonds) à Nairobi, Kenya.

OBJECTIF DU TRAVAIL

Assurer un suivi et une traçabilité complets des produits tout au long de la chaîne d’approvisionnement du PAM et garantir un niveau élevé de confiance dans les données LESS, garantissant ainsi la confiance des utilisateurs d’informations. Surveillez et minimisez les pertes en tirant les leçons apprises, en développant des contrôles et en appliquant les meilleures pratiques dans toutes les opérations RBN. Gérer des processus et des activités standard bien définis de gestion des fonds et de facturation pour permettre une livraison efficace de biens et de services pour toutes les modalités de livraison. 

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS (non exhaustives)

Sous la supervision générale du responsable régional de la logistique, le titulaire travaillera au sein de l’unité logistique et en collaboration avec les autres unités et bureaux de pays et assumera les tâches suivantes :

Comptabilité des matières premières :

• Assurer la supervision des questions opérationnelles de comptabilité des matières premières survenant dans la région et aider à la mise en œuvre des normes d’entreprise, avec un accent particulier sur les systèmes de comptabilité des matières premières (LESS).
• Veiller à ce que les politiques, procédures, directives, règles de fonctionnement ainsi que les meilleures pratiques du PAM soient respectées ; Recueillir des informations régionales et statistiques liées aux besoins dans divers endroits.
• Aider à la formation du personnel sur la comptabilité des matières premières/LESS, en veillant en particulier à ce que le personnel de soutien soit correctement formé et polyvalent, et identifier tout besoin de formation supplémentaire pour atteindre des normes de travail élevées.
• Voyager occasionnellement dans la région lorsque cela est nécessaire pour des missions de surveillance, de conformité et de soutien.
• Maintenir une surveillance régulière de la qualité et de l’intégrité des données de comptabilité des matières premières, des processus et de la mise en œuvre des procédures par correspondance et par des missions directes. Prendre des mesures correctives sur les irrégularités systématiques.
• Assurez-vous que les données saisies dans le système sont exactes et que les passifs et les actifs sont comptabilisés à tout moment.
• Veiller à ce que les transactions soient effectuées conformément aux processus commerciaux standard et aux directives de l’entreprise.

• En liaison étroite avec les bureaux de pays, assurer trimestriellement la meilleure utilisation des nouveaux outils, matériels et orientations et fournir un retour rapide au bureau régional/au siège sur tout problème rencontré.
• Veiller à ce que les inventaires physiques soient effectués mensuellement sur chaque emplacement de stockage, rapprochés et saisis dans le système avant la date limite de clôture, garantissant ainsi la pleine conformité des opérations du CO aux IPSAS.
• les rapprochements annuels entre LESS et COMET sont réalisés.
• Guider/soutenir les bureaux de pays avec l’analyse des données en retard, selon les besoins, pour mettre le système LESS en service.
• Contribuer au rapport annuel du pays.
• Surveiller de près les ventes d’actions GCMF aux projets d’achat pour garantir que le transfert est rapidement capturé dans le système.

Gestion des fonds logistiques :

• Superviser l’enregistrement des engagements dans WINGS, les services et les accusés de réception des marchandises et effectuer les « libérations » selon les besoins et conformément aux directives IPSAS.
• Effectuer la budgétisation FTC ainsi que des examens réguliers et un rapprochement des fonds pour minimiser les déficits et les excédents
• Préparer les prévisions de trésorerie pour répondre rapidement aux obligations financières de la logistique ; assurer la liaison avec d’autres unités pour assurer une meilleure utilisation des fonds de la FTC
• Contribuer à la préparation des documents de projet, des propositions de financement et des rapports sur l’état des fonds, selon les besoins.
• Veiller à ce que des fonds adéquats soient disponibles dans le compte spécial logistique (LSA) pour couvrir les dépenses liées au fret des clients logistiques, surveiller et rendre compte de la consommation des fonds LSA.
• Assurer un suivi précis des fonds pendant la clôture du projet et le transfert des ressources.
• Effectuer toute autre tâche/devoir assigné

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

Éducation : Diplôme universitaire supérieur en économie des transports, chaîne d’approvisionnement, logistique, ingénierie, gestion et administration des affaires, transport maritime, droit maritime ou dans un autre domaine connexe, ou premier diplôme universitaire avec des années supplémentaires d’expérience professionnelle et/ou de formation/cours connexes.

Expérience :  Une expérience professionnelle pertinente de deux ans avec un master, ou trois ans d’expérience professionnelle pertinente avec un premier diplôme universitaire, une expérience de travail dans un secteur multiculturel et humanitaire est bénéfique.

Connaissances et compétences: 

Excellentes compétences et expérience en gestion de projet.

– Bonne compréhension de la comptabilité des matières premières et de la gestion des fonds avec la fonction de chaîne d’approvisionnement, des outils d’entreprise tels que LESS.

– La compréhension des opérations du PAM dans la région est un avantage.

– Expérience dans la supervision de données, d’analyses, d’évaluations et d’estimations.

– Solides compétences interpersonnelles et de coordination, capacité à travailler en équipe et à communiquer clairement et diplomatiquement avec un large éventail de parties prenantes d’horizons divers.

– Capacité à planifier et organiser son travail de manière indépendante, efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats.

Langue :  Maîtrise de l’anglais écrit et parlé.

Date limite : Mardi 3 octobre 2023.