Programme des Nations Unies pour l’environnement (PNUE) recrute un Assistant à la gestion des programmes à Nairobi, Kenya.
• Fournit une assistance à l’appui des activités/processus de planification et de mise en œuvre pour, généralement, une composante importante et très complexe des initiatives de programme/projet départemental.
• Rechercher, compiler, analyser, résumer et présenter des informations/données de base sur des programmes/projets spécifiques et des sujets connexes.
• Aide à la coordination de la planification et de la préparation des programmes/projets ; surveille l’état des propositions de programmes/projets ; prend les mesures nécessaires pour garantir que les documents du projet sont complétés et soumis aux parties concernées pour approbation.
• Aide à la préparation et à l’analyse des propositions de budget de programme/projet ; fournit une assistance dans l’interprétation des directives budgétaires ; examine et coordonne les soumissions de propositions de programme et d’estimations budgétaires, en veillant à ce que les informations requises soient incluses et justifiées en termes d’activités proposées ; proposer des ajustements si nécessaire ; prépare des rapports et veille à ce que les extrants/services soient correctement catégorisés.
• Aide au suivi et à l’évaluation des programmes/projets ; catégorise, met à jour, suit et analyse les données liées aux programmes/projets, par exemple les registres comptables, les résultats, les ressources utilisées, les écarts/révisions ; effectue des examens périodiques de l’état, identifie les problèmes et lance les actions de suivi requises ; prépare les prévisions budgétaires révisées ; rend compte des révisions budgétaires, des dépenses et des obligations, vérifie la disponibilité des fonds ; assure l’approbation et la saisie nécessaires dans le système budgétaire informatisé ; initie les autorisations financières pour les dépenses.
• Collabore avec les chefs de programme/projet sur les rapports de performance ; assure la liaison avec les parties concernées sur l’interprétation des activités/services prévus dans le BP et divers instruments de planification tels que le plan à moyen terme et les plans de travail internes ; fournit une assistance sur les exigences en matière de reporting, les lignes directrices, les règles et les procédures et garantit l’exhaustivité et l’exactitude des données soumises.
• Rédige les résumés des programmes/projets, coordonne le processus d’examen et d’approbation, et coordonne avec l’éditeur et les services de traduction la finalisation et la publication du rapport dans plusieurs langues.
• Servir de point focal pour la coordination, le suivi et l’expédition des activités de mise en œuvre du programme/projet, impliquant une liaison approfondie avec diverses unités organisationnelles pour lancer des demandes, préparer des termes de référence standard par rapport aux objectifs du programme/projet, obtenir les autorisations nécessaires, traiter et suivre. sur les actions administratives et résoudre les problèmes liés à la mise en œuvre du projet, par exemple le recrutement et la nomination du personnel, les arrangements de voyage, l’organisation et la participation à des voyages de formation/d’étude, l’autorisation des paiements, le décaissement des fonds, l’achat d’équipements et de services.
• Prépare, maintient et met à jour les dossiers (électroniques et papier) et les bases de données internes ; conçoit et génère une variété de rapports périodiques et ad hoc, de tableaux statistiques, de contenus graphiques et d’autres documents/notes de référence pour faciliter l’inspection et d’autres examens.
• Rédiger la correspondance et les communications liées à tous les aspects de l’administration du programme/projet, y compris le plan de travail et les budgets, les révisions et autres questions connexes, et préparer les contributions de l’unité pour une variété de rapports périodiques.
• Fournit des conseils et une formation au personnel nouveau/junior.
• Aide à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation de présentations de données et de rapports pour le partage d’informations, la réponse aux requêtes, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision.
• Effectuer diverses tâches administratives (par exemple, organisation de réunions, réservations), y compris la préparation et/ou le traitement des demandes/documents administratifs (par exemple, demandes de voyage, notes de frais, pièces justificatives, demandes de visa, demandes adressées au responsable et aux autres membres du personnel) à l’aide d’Umoja.
• Aide aux visualisations et à la mise à jour du matériel d’information tel que des pages Web ou des brochures.
• Effectue d’autres tâches assignées.
PROFESSIONNALISME : Connaissance des politiques, processus et procédures internes en général et en particulier de ceux liés à l’administration, à la mise en œuvre et à l’évaluation des programmes/projets, à la coopération technique, à la programmation et à la budgétisation. Compréhension des fonctions et de l’organisation de l’unité de travail ainsi que de la structure organisationnelle et des rôles respectifs des unités connexes. Capacité à identifier et à résoudre une gamme de questions/problèmes et à bien travailler avec des chiffres, entreprendre des recherches fondamentales et recueillir des informations à partir de sources standard. Capacité démontrée à faire preuve de bon jugement dans le contexte des missions confiées. Capacité à effectuer des analyses, des modélisations et des interprétations de données à l’appui de la prise de décision. Se montre fier de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes. Assumer la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
COMMUNICATION : Parle et écrit clairement et efficacement ; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée ; pose des questions pour clarifier et manifeste un intérêt pour une communication bidirectionnelle ; adapte le langage, le ton, le style et le format au public ; fait preuve d’ouverture en partageant des informations et en tenant les gens informés.
TRAVAIL D’ÉQUIPE : Travailler en collaboration avec des collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation ; sollicite des commentaires en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres ; est disposé à apprendre des autres ; place l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel ; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
Un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études secondaires est requis.
Une formation complémentaire en administration, gestion de projet, finance, budget, comptabilité ou dans des domaines connexes est souhaitable.
Un minimum de sept (7) années d’expérience dans l’administration de programmes ou de projets, dans la coopération technique ou dans un domaine connexe est requis. Le nombre minimum d’années d’expérience pertinente est réduit à cinq (5) ans pour les candidats possédant un diplôme universitaire de premier niveau ou supérieur.
Une expérience professionnelle dans l’organisation et la coordination de réunions, de conférences et d’événements, ainsi que dans les voyages du personnel et du personnel est souhaitable.
Une expérience avec un système de planification des ressources d’entreprise (ERP), par exemple UMOJA, est souhaitable.
Un (1) an ou plus d’expérience en analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable.
Une expérience professionnelle au sein d’une grande organisation internationale similaire aux Nations Unies est souhaitable.
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais est requise. La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies est souhaitable.
Date limite : 28 Septembre 2023