Avis à candidature pour le recrutement d’un(e) Stagiaire administratif – Bureau régional d’Action contre la Faim à Nairobi au Kenya.

Rôles professionnels essentiels

1. L’objectif principal de ce poste est de soutenir le prochain TOUS SECTEUR – Atelier par ;

• Assurez une communication fluide et ample avec tous les participants inscrits avec des informations à jour dans les 24 heures.
• Gérer toutes les questions qui peuvent survenir lors de l’inscription.
• Développer une base de données des participants qui comprend des informations critiques et téléchargées
• Assurez-vous que l’APP est mise à jour avec les informations les plus récentes sur une base quotidienne/hebdomadaire.
• En étroite collaboration avec l’administration et la sécurité, assurez-vous que les SOP et les notes administratives mises à jour sont disponibles à temps et mises à jour.
• Reliez les participants à un groupe WhatsApp commun.

2. Traitement des visas

• Assurez-vous que tous les participants inscrits reçoivent des documents de traitement de visa à jour et corrects. Il s’agit notamment des lettres d’invitation et des lettres d’hôtel.
• Assurer la liaison avec l’administrateur HEARO et contacter l’hôtel pour tous les détails nécessaires.
• Préparez et stockez un référentiel sécurisé des documents « sensibles » des participants qui peuvent être nécessaires dans le processus pour inclure les passeports, etc.

3. Billetterie et transferts aéroport

• Invitez les participants à acheter des billets et maintenez une base de données de ceux-ci.
• Cataloguer les billets avec le fournisseur de transport en veillant à ce que les ramassages / transferts aéroport soient opportuns et appropriés

4. Hébergement et conférence

• Accompagnement en pré et post réservation d’hébergement pour les participants
• S’assurer que tous les participants sont correctement réservés à l’endroit identifié avant, pendant et après l’atelier
• Fournir un soutien administratif pendant l’atelier
• S’assurer que le matériel de formation nécessaire est bien conservé pendant l’atelier