Objectif du travail
Le rôle d’associé principal, opérations chez Evidence Action au Libéria consiste à superviser la fonction opérationnelle au Libéria. Cela comprend la fourniture de conseils à l’équipe des opérations et la collaboration avec les dirigeants du pays et le responsable des opérations de la sous-région pour assurer une coordination efficace du personnel administratif et opérationnel dans tout le Libéria.
Le poste assume également la responsabilité d’assurer l’alignement, la coordination et le respect des politiques, processus et systèmes opérationnels du point de vue des dirigeants du pays. De plus, l’associé principal agira comme une ressource précieuse et facilitera l’allocation des ressources entre le bureau du Libéria et les bureaux extérieurs du programme. En fin de compte, cette personne accomplira diverses tâches définies par le responsable ou l’équipe de direction du Libéria.
Devoirs et responsabilités
Gestion de l’administration de bureau et de la logistique – 20 % du rôle
- Coordonner l’administration du bureau : superviser les agents de logistique du bureau administratif du Libéria et coordonner avec les responsables des programmes/départements dans d’autres bureaux pour garantir que les bureaux d’Evidence Action sont gérés efficacement. Cela comprendra, sans toutefois s’y limiter : superviser le respect des budgets du bureau, déterminer des solutions aux préoccupations soulevées par les projets/programmes.
- Gestion du bureau : veiller à ce que la gestion du bureau soit cohérente et conforme aux processus, notamment : assurer la tenue d’un registre des actifs, garantir que les installations sont gérées correctement et assurer une maintenance appropriée et rentable des polices d’assurance.
- Véhicules et transport : diriger la création et la maintenance de parcs de véhicules, en travaillant avec une équipe pour garantir des chauffeurs compétitifs et fiables.
- Gérer les autres services administratifs d’Evidence Action : garantir que les services administratifs de base fournis par Evidence Action aux projets, gérés par les agents de logistique, sont exécutés de manière efficace et efficiente. Les exemples incluent la logistique des voyages et des visiteurs, la planification/coordination d’événements et la maintenance des systèmes de communication internes d’Evidence Action.
- Responsable de la sûreté et de la sécurité sur le lieu de travail au Libéria et être la personne-ressource pour la gestion des urgences et les mises à jour de sécurité.
Gestion des contrats de location et supervision des contrats de services – 15% du rôle
- Coordonner les négociations/relations avec les propriétaires sur tous les contrats de location conclus par Evidence Action au Libéria. Gardez une trace de toutes les dates de renouvellement et des conditions du contrat de location en cas de résiliation ou d’augmentation du loyer.
- Diriger les négociations SLA et la gestion de tous les accords de services pour Evidence Action au Libéria.
Support et coordination TIC – 10 % du rôle
- En étroite collaboration avec l’équipe informatique de la sous-région, lancer et soutenir les processus de formulation de politiques, de réglementations et de procédures en matière de technologies de l’information et de la communication (TIC) dans les bureaux du Libéria, et surveiller la mise en œuvre.
- Coordonner la fourniture d’un soutien TIC dans le développement et la maintenance des bases de données et du site Web Evidence Action, sous la direction du responsable informatique de la sous-région.
- Veiller à ce que tous les équipements informatiques soient entretenus et entretenus conformément à la politique informatique d’Evidence Action.
Approvisionnement – 25%
● Assurer le respect à 100 % des politiques d’approvisionnement de l’organisation pour la fourniture de biens et de services
● Assurer une conformité à 100 % lors de la sélection des fournisseurs et de tous les tiers sur la plateforme de sécurité CSI
● Superviser et coordonner les achats efficaces et en temps opportun pour les activités du programme de pays.
● Superviser le processus annuel de pré-qualification pour la sélection des fournisseurs pour le programme pays.
Gestion d’équipe – 20% du rôle
- Assurer le leadership, l’orientation et l’orientation fonctionnelle de l’équipe des opérations, en définissant les objectifs d’équipe et individuels des membres de l’équipe ;
- Responsable du développement/affinement et du reporting régulier sur les indicateurs et mesures de performance clés à la direction concernant les activités de soutien aux opérations régionales et les capacités/lacunes.
- Promouvoir une culture de haute performance, de haute qualité et d’amélioration continue qui valorise l’apprentissage et la rétroaction ;
- Travailler en étroite coordination avec le Libéria et la direction du programme et, en étant réactif à leurs exigences ;
- Favoriser une culture qui encourage la créativité, les solutions proactives et la responsabilité envers les actions, les résultats et les personnes ;
- Assurer la reconnaissance d’équipe et individuelle;
- Former les équipes opérationnelles du Libéria et des bureaux sur le terrain pour qu’elles soient au courant des meilleures pratiques de l’industrie et du respect des politiques et procédures de l’entreprise ;
- Contributions en temps opportun à la haute direction sur les performances de l’équipe et mise en évidence des défis avec le(s) membre(s) de l’équipe, le cas échéant.
Gestion de projet – 10% du rôle
- Collaborer avec le responsable des opérations de la sous-région et diriger le développement de systèmes opérationnels destinés à être utilisés par le personnel.
- Identifier, évaluer, recommander et participer de manière proactive à des projets visant à améliorer l’efficacité des processus opérationnels organisationnels. Fournir un soutien à la direction de la gestion de projet pour les projets liés aux opérations, selon les besoins et sous la direction du directeur pays du Libéria ou des plans de travail spécifiques au pays.
- Développer et fournir une formation au personnel des bureaux sur les systèmes opérationnels, les fonctionnalités et les processus existants et en évolution utilisés par Evidence Action.
Compétences:
- Penseur critique stratégique et tactique avec de bonnes compétences analytiques et de résolution de problèmes.
- Un décideur confiant qui peut communiquer clairement des orientations et des solutions au personnel technique et non technique.
- Compréhension du rôle commercial des fonctions opérationnelles au sein des programmes et de l’organisation, et définition d’objectifs sur cette base.
- Leadership démontré dans la gestion des autres.
- Philosophie de performance basée sur des métriques.
- Bon anglais – compétence écrite et verbale.
Indicateurs clés de performance
Les principaux résultats ont un impact sur l’exécution du rôle au sein du bureau du Libéria :
● Mise en œuvre de haute qualité, appropriée et bien gérée des opérations et des services d’administration nationale à travers le Libéria.
● Plus de 90% de taux de satisfaction des partenaires internes et externes sur l’efficacité de l’unité opérationnelle en termes de gestion des relations partenaires au niveau pays.
● Rentabilité démontrée dans tous les engagements de location et la gestion logistique dans la région.
- Obtenez un succès de 100 % lors de l’audit annuel en garantissant la conformité totale aux politiques de l’organisation et la disponibilité des documentations.