PAM recrute des Associés au programme_Facturation et Appui à la gestion des partenariats opérationnels au Madagascar.
DESCRIPTION DU POSTE – RESPONSABILITES CLES (non exhaustives)
Sous la supervision directe du Chef d’unité, le titulaire du poste s’acquittera des tâches suivantes :
- Assurer le suivi des engagements/partenariats à créer sur WINGS en coordination avec les unités Programme / BPU / Finance ;
- Créer des POs (bons de commande) sur WINGS en étroite coordination avec les points focaux programme en charge des SOAs;
- Traiter (SES) les demandes de paiement/factures des partenaires coopérants (CP) une fois certifiées par l’activité ;
- S’assurer que les SES provisoires sont créés par les activités en conformité avec les normes IPSAS ;
- Tenir à jour la feuille de suivi des paiements, préparer le rapport et dashboard mensuel sur l’état des paiements et signaler tout problème nécessitant une action ;
- Avoir la capacité de fournir des contributions au développement, à la mise en œuvre et au réalignement des outils pour soutenir la coordination et le suivi du processus de paiement ;
- Soutenir la conception des outils nécessaires pour le suivi des paiements ;
- Soutenir l’analyse des paiements requis ;
- Fournir des orientations, formations et supervision aux partenaires concernant le processus de paiement ;
- Coordonner les Spotchecks au nom de l’unité de partenariat CP, en suivant et ajustant les SOPs en place ;
- Assurer une liaison étroite avec les unités de programme pertinentes et le CO Finance sur les questions liées aux paiements des CP ;
- Comprendre et appliquer les principes de base de la coopération avec les ONG et les homologues gouvernementaux au niveau local.
- Préparer les notes au dossier (NFRs) et les documents pertinents selon les besoins ;
- Effectuer toute autre tâche qui lui est confiée.
RESULTATS ATTENDUS
- Saisir des données précises et en temps voulu dans SAP (WINGS) ;
- Assurer le suivi par les activités programme et bureau terrain pour que les partenaires de coopération (PC) soumettent leurs rapports et factures en temps utile ;
- Suivi efficace des paiements aux partenaires opérationnels, exécutés et en attente ;
- Fournir une gestion de projet et/ou un soutien général en suivant les objectifs établis et les politiques et procédures du PAM ;
- Dans le domaine de responsabilité spécifique, compiler des données et soutenir l’analyse et la préparation de rapports afin d’appuyer la prise de décision opérationnelle ;
- Travailler et échanger des informations avec les homologues internes pour soutenir une collaboration efficace, la mise en œuvre et le suivi budgétaire des activités de projet en cours ;
- Accomplir les tâches de manière indépendante avec seulement des orientation générale ;
- Comprendre les concepts et données techniques de base et leur pertinence pour les programmes d’assistance alimentaire.
QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD:
Education: Diplôme de premier Cycle universitaire en Finance, Comptabilité, économie ou gestion.
Expérience: Au minimum six (06) ans d’expérience professionnelle
Langue: Bonne connaissance de l’anglais (niveau B) et maîtrise du Français (niveau C)
QUALIFICATIONS REQUISES POUR L’ENTRÉE DANS CE RÔLE
- Expérience requise en matière de budgétisation, de comptabilité et de finances et suivi budgétaire
- Une expérience de travail avec SAP est requise ;
- Connaissance pratique des processus opérationnels standard, des méthodes de soutien opérationnel, des procédures et des systèmes utilisés dans le domaine de travail
- L’expérience de travail dans des ONG ou à l’ONU est un atout;
- Capacité d’analyser et d’interpréter les données financières et de suivre avec detail les budgets;
- Capacité d’identifier et de recommander de manière proactive les domaines à améliorer dans la conception et la prestation de services spécialisés;
- Capacité d’établir des relations avec une variété de personnes dans toutes les fonctions;
- Expérience de la coordination du travail des autres et de soi-même et de la formation et du soutien des autres;
- Capacité de maintenir la confidentialité.
QUALIFICATIONS REQUISES POUR L’ENTRÉE DANS CE RÔLE
- Connaissance approfondie des procédures financières, budgétaires, comptables et d’audit ;
- Connaissance avancée de Ms Excel ;
- Compétences en matière d’analyse des données.
Date de clôture : 01er octobre 2023