Avis de recrutement : WorldFish recrute un(e) Responsable des achats et de l’administration au Malaisie.

Sous Approvisionnement, le titulaire du poste est chargé de gérer la fonction d’approvisionnement de classe mondiale chez WorldFish. Le titulaire du poste devra être à la fois stratégique et pratique, impliqué dans l’élaboration de stratégies d’approvisionnement et diriger le processus d’approvisionnement de bout en bout. Le titulaire du poste devra travailler en étroite collaboration avec les responsables de recherche, les chefs de projet et d’autres parties prenantes, pour garantir un approvisionnement en temps opportun en biens et services offrant le meilleur rapport qualité-prix, sur l’ensemble de l’empreinte mondiale de WorldFish. Une solide expérience dans l’élaboration et la mise en œuvre de processus d’approvisionnement de bonnes pratiques, ainsi que dans la génération d’économies significatives, est une exigence clé pour ce poste.

Pour l’administration, le titulaire agira à titre de superviseur et de conseiller sur tous les aspects de la gestion et des opérations du bureau. Cela comprend l’administration, les installations à l’échelle mondiale, les services logistiques et les services administratifs communs conformes aux politiques de WorldFish. Le rôle principal est d’assurer le bon fonctionnement et la cohérence de la prestation des services.

Le titulaire du poste aidera et coordonnera également la mise en œuvre des politiques de WorldFish dans tous les bureaux nationaux de WorldFish. Superviser la fourniture de services de soutien administratif avancés complets, efficaces et efficients aux trois centres dans le cadre de l’accord tripartite, à savoir le Centre international pour la gestion des ressources aquatiques vivantes (WorldFish), l’Institut international de gestion de l’eau (IWMI) et l’Institut international de recherche sur le riz (IRRI). ).

Le candidat retenu sera responsable de :

Approvisionnement

• Diriger l’élaboration, le suivi et la mise en œuvre du processus d’approvisionnement de bout en bout des politiques et normes d’approvisionnement de l’entreprise, en garantissant le respect des codes de conduite, des directives opérationnelles et des réglementations en matière d’approvisionnement, à l’échelle mondiale.
• Diriger le processus d’approvisionnement de bout en bout depuis l’appel d’offres, la négociation, la passation de contrats, la gestion et la clôture des contrats, en veillant à ce qu’ils offrent le meilleur rapport qualité-prix à WorldFish et répondent aux exigences juridiques, d’audit et des donateurs.
• Fournir des conseils et un soutien aux équipes d’approvisionnement à travers le réseau mondial, y compris le siège. Cela comprend l’atténuation en temps opportun des risques liés aux achats, l’amélioration de la conformité des achats, l’offre de solutions judicieuses pour résoudre les défis rencontrés dans le pays et garantir que les transactions sont bien documentées et soutenues. Coordonner avec 2 autres centres sous accord tripartite.
• Organiser et surveiller les plans d’approvisionnement annuels en travaillant en étroite collaboration avec les parties prenantes, en comprenant et en planifiant leurs besoins afin de garantir un approvisionnement opportun, conforme et bien documenté.
• Veiller à ce que l’intégrité des données sur le système Unit 4/OCS et les transactions soient bien documentées et prises en charge.
• Représenter les intérêts de WorldFish Procurement au sein de la communauté de pratique du CGIAR et des forums de haut niveau associés grâce à un engagement et une influence appropriés dans les activités au niveau du système.

Administration

• Assurer la supervision et la direction globales de l’administration et des installations du siège.
• Diriger WF dans la mise en œuvre des exigences du Pacte mondial des Nations Unies sur les émissions de gaz à effet de serre (GES), l’audit et l’atténuation.
• Créer, traiter, développer et mettre à jour les politiques et procédures d’entreprise pour les unités administratives et superviser leur mise en œuvre.
• Diriger, superviser et coordonner tous les aspects des services des installations grâce à une planification appropriée des travaux de maintenance, par exemple, la climatisation, les systèmes électriques et de plomberie, l’approvisionnement en eau, les bouches d’incendie et les générateurs de secours, etc. Responsable des SOP pour toutes les exigences de l’installation à l’échelle mondiale.
• Participer et soutenir les activités du plan de continuité des activités (PCA) pour se conformer au PCA du Centre.
• Élaborer et mettre en œuvre un plan d’amélioration des installations et d’équipement à long terme et mettre à jour les plans opérationnels et les budgets annuels des sections administratives conformément aux cibles et objectifs de l’organisation.
• Soutenir les opérations au siège pour non seulement se conformer aux meilleures pratiques en matière de santé et de sécurité, mais également garantir qu’elles sont efficaces, efficientes et économiques.
• Traiter les urgences ou les problèmes urgents au fur et à mesure qu’ils surviennent, agir en tant que premier point de contact pour le bâtiment, les installations et les services au siège et assurer la liaison avec d’autres personnes, par exemple le service des ressources humaines, le cas échéant.
• Effectuer d’autres tâches connexes de temps à autre, selon les besoins.