Avis de recrutement : PAM recrute un.e Assistant.e à la gestion de l’ Administration en Mauritanie.
Le poste est à pourvoir au Bureau du PAM à Nouakchott, et le titulaire relève du ou de la Responsable de l’administration.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS:
Le titulaire du poste aura les principales responsabilités suivantes :
Travels :
- Faire le suivi de la création des Trips documents établis par les voyageurs/ et la gestion des approbations finales dans le système Wetravel ;
- Suivi et vérification des remboursements des frais de voyage (TEC) des missions nationales ;
- Vérification des plans de missions approuvés pour les voyageurs et les TA crée dans Wetravel ;
- Réservation des billets pour les voyages approuvés par le management ;
- Vérification/Approbation / suppression des requêtes UNHAS dans UN Booking ;
- Préparation des documents de voyage (ordre de mission, etc) ;
- Coordination avec le parc automobile pour la navette de/vers l’aéroport ;
- Réservation des chambres d’hôtel pour les visiteurs et faire le suivi de leur hébergement ;
- Suppléer au Travel Associate en cas d’absence ou d’empêchement ;
- Réservation de chambres d’Hotels en cas d’expression du besoin du personnel ;
Facility Management :
- Vérification et Suivi de l’état général des bâtiments et rédaction des rapports mensuels de l’état général des bâtiments ;
- Superviser les travaux d’électricité, de plomberie, de menuiserie ;
- Assistance aux travaux de réhabilitation ;
- Supervision des Agents d’entretien/nettoyage ;
- Supervision des travaux d’installation et de maintenance intérieure et extérieure des bâtiments ;
- Veiller au bon fonctionnement des matériels et mobiliers, notamment les portes, les serrures, les meubles, les splits, les sanitaires, les ventilateurs, les fontaines d’eau ;
- Participer à la préparation des salles de réunion ou de conférence et lors des évènements et veiller à leur bon déroulement ;
- Faire recours aux services des Agents manutentionnaires pour apporter un appui dans le déplacement du matériel et la réorganisation des postes de travail en fonction des plans d’aménagement reçus ;
- Exécution et suivis des requêtes de petite caisse ;
- Superviser la réinstallation d’un poste de travail en veillant à satisfaire les besoins des membres du personnel et les règles et limites d’aménagement de l’espace ;
- Planifier et suivre le travail quotidien des manutentionnaires, des Agents d’entretien et de nettoyage ;
- Des travaux d’installation, d’entretien périodique, ou de réparation des climatiseurs.
Gestion Des Véhicules Du Pam Attribues Au Staff International :
- Vérifier l’autorisation de conduite des utilisateurs des véhicules affectés par PAM ;
- Préparer leur fiche mensuelle d’utilisation et déposer à la guérite pour les informations ;
- Editer leur facture mensuelle et envoyer à chaque utilisateur pour confirmation avant de déposer à la Finance ;
- Coordonner avec le dispatcher pour la mise à jour des véhicules aux utilisateurs.
Autres tâches:
- Suivi et gestion des MOU PAM ;
- Point focal pour les suivis des requêtes des sous bureaux ;
- Assurer d’autres taches au besoin.
QUALIFICATION & NIVEAU D’EXPERIENCE REQUIS :
| Niveau d’éducation & d’expérience exigées : |
Niveau Baccalauréat, avec un minimum de cinq (5) années d’expériences professionnelles pertinentes dans le domaine considéré, assortis d’une expérience du travail administratif, gestion, logistique d’autres disciplines équivalentes.
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| Facteursde succès :
Langues & informatique : |
Expérience professionnelle dans le domaine humanitaire ;Rompu(e) à l’utilisation du matériel de bureau et de progiciels tels que Microsoft Word.
Connaissance des procédures et des méthodes courantes à appliquer pour mener à bien le travail demandé sous une supervision minimale.
Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d’informations avec des personnes d’horizons divers.
Aptitude à repérer des anomalies dans les données et à corriger les problèmes appelant une attention particulière.
Aptitude à donner des orientations ou à assurer une formation élémentaire en cours d’emploi à des membres du personnel moins expérimentés
Bonne maitrise du français écrit et oral;
La connaissance de l’Anglais et des langues locales sont souhaitées ;
La maitrise de l’outil informatique et notamment les logiciels de Microsoft Office. |
Date limite : 30 septembre 2023