Niveau de difficulté (ne s’applique pas aux personnes à domicile)
E (la plus grande difficulté)
Type de famille (ne s’applique pas aux personnes à domicile)
Non familial avec emplacement résidentiel
Membre du personnel / Type d’affilié
UNOPS IICA1
2024-03-12
Date de fin de l’offre d’emploi
9 avril 2024
Expérience de l’ONU et des ONG
Description de poste standard
Cadre organisationnel et relations de travail
L’agent associé de l’approvisionnement soutient toutes les activités relatives à la fonction de la chaîne d’approvisionnement, y compris la planification, l’approvisionnement, le transport, l’expédition, le dédouanement et la gestion de l’entreposage dans le domaine de responsabilité (AoR). Le poste peut être situé au siège (au sein du DESS), dans un bureau régional ou dans un bureau pays.
Le titulaire du poste est normalement supervisé par le responsable des approvisionnements (supérieur) ou un autre cadre supérieur ayant une fonction de supervision des approvisionnements qui définit les objectifs et fournit des orientations générales. Il/elle se référera également aux manuels du HCR et aux documents politiques pertinents. Le titulaire supervise normalement certains membres du personnel et/ou la FAE.
Dans les bureaux et les opérations dans les pays, il/elle entretient des contacts réguliers au niveau opérationnel avec d’autres agences des Nations Unies, les partenaires du HCR, les ONG, les partenaires gouvernementaux et les entrepreneurs commerciaux dans la zone d’opération.
Il / elle soutiendra une chaîne d’approvisionnement efficace qui permet au bureau de répondre aux besoins des personnes relevant de sa compétence ainsi que la livraison en temps opportun de biens et de services de qualité aux personnes relevant de sa compétence. En outre, le titulaire contribuera au maintien d’une infrastructure de chaîne d’approvisionnement suffisamment robuste et flexible pour répondre aux besoins de l’opération et qui permet des interventions d’urgence en temps opportun, ainsi que des partenaires efficaces pour soutenir les activités d’approvisionnement.
Le responsable adjoint de l’approvisionnement entretient des relations impartiales, éthiques et axées sur le client avec les fournisseurs et les organisations partenaires ; échange des informations avec ses homologues d’autres agences des Nations Unies et d’organisations internationales dans les limites établies par les règles de passation des marchés de l’ONU et du HCR et participe aux actions d’achat conjointes si, si et chaque fois que cela est nécessaire.
Le titulaire du poste appuiera la coordination de la livraison de l’aide à partir de l’entrepôt régional, le cas échéant. Il/elle assurera la liaison avec le personnel SMS qui gère les stocks mondiaux et qui gère la gestion globale des actifs et de la flotte, si et selon les besoins et le cas échéant.
Tous les membres du personnel du HCR sont responsables de s’acquitter de leurs fonctions comme indiqué dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilisation pertinents. En outre, les membres du personnel sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière conforme aux compétences de base, fonctionnelles, interfonctionnelles et de gestion et aux valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité.
Fonctions
– Soutenir toutes les activités relatives à la fonction de chaîne d’approvisionnement, y compris la planification, l’approvisionnement, le transport, l’expédition, le dédouanement, l’entreposage, la gestion des actifs et de la flotte, le cas échéant.
– Soutenir le processus d’approvisionnement pour garantir une livraison rapide, rentable et adéquate des produits et services pour répondre aux besoins opérationnels.
– Identifier les partenaires pour les projets de chaîne d’approvisionnement en fonction des objectifs, des priorités, des atouts et des ressources du partenaire et/ou du sous-traitant du HCR, selon des critères conformes aux règles et réglementations du HCR.
– Développer des contacts pertinents et établir des relations constructives avec les agences des Nations Unies, les partenaires du HCR, les autorités gouvernementales et d’autres partenaires, le cas échéant.
– Assurer des enregistrements précis et complets sur les activités d’approvisionnement et fournir des rapports et des mises à jour en temps opportun, périodiquement et sur demande.
– Gérer les processus liés aux fournisseurs, y compris l’identification, l’évaluation et la sélection des fournisseurs en fonction de leur capacité à fournir des produits et des services. Assurez-vous que les bases de données des fournisseurs et des articles sont à jour.
– Superviser les processus d’appel d’offres et gérer la préparation des propositions d’attribution de contrats aux CoC concernés.
– Veiller à ce que les normes de qualité des produits et services soient respectées par les fournisseurs en fonction des besoins du site et des spécifications d’appel d’offres/achat.
– Préparer des plans de livraison de secours et d’autres articles non alimentaires en fonction des besoins opérationnels et mettre régulièrement à jour les informations dans les systèmes informatiques du HCR.
– Appliquer la stratégie d’approvisionnement et d’approvisionnement du HCR lors de la planification de l’achat de produits et services importants.
– Assurer le dédouanement en temps opportun des envois ainsi que l’établissement et l’entretien d’un entrepôt conformément aux « meilleures pratiques » et aux règles et réglementations du HCR.
– Gérer un système efficace de libération et de redéploiement des marchandises.
– Superviser et coordonner, selon les besoins, la libération et le transport des secours et autres articles non alimentaires.
– Surveiller la qualité et l’exactitude des données liées à la chaîne d’approvisionnement dans les systèmes commerciaux pertinents. Compiler et analyser des informations statistiques, identifier les tendances et les développements dans les questions liées à la chaîne d’approvisionnement qui aideront à la prise de décision
– Mettre en œuvre des opérations d’approvisionnement basées sur des interprétations de la situation et des conclusions sur la meilleure façon de mettre en œuvre l’opération.
– Résoudre les difficultés de la chaîne d’approvisionnement locale en trouvant des solutions aux problèmes et aux goulots d’étranglement, et fournir des rapports réguliers sur les activités de la chaîne d’approvisionnement, l’état des demandes et la disponibilité des articles dans la chaîne d’approvisionnement.
– Diffuser, promouvoir l’engagement et contrôler le respect des politiques, normes et orientations mondiales du HCR sur la gestion de la chaîne d’approvisionnement.
– Soutenir un flux d’informations efficace dans la chaîne d’approvisionnement et adapter les processus et les documents à l’environnement dominant.
Dans les bureaux régionaux :
– Soutenir les opérations pays dans la mise en œuvre des opérations d’approvisionnement sur la base des interprétations de la situation et des conclusions sur la meilleure manière de mettre en œuvre l’opération, en particulier dans un contexte d’urgence.
– Aider les opérations nationales à se conformer pleinement aux règles et réglementations dans toutes les activités d’approvisionnement.
– Suivre l’avancement d’opérations périodiques spécifiques et fournir des conseils garantissant une mise en œuvre en temps opportun.
– Faciliter la formation du personnel d’approvisionnement et aider à encadrer et à conseiller les individus ou les équipes d’approvisionnement, selon les besoins.
– Suivre les KPI d’approvisionnement globaux pour la région et concevoir des KPI régionaux si nécessaire.
– Surveiller tous les exercices périodiques d’approvisionnement tels que les rapprochements mensuels, les exercices d’inventaire physique trimestriels et les procédures de clôture des comptes de fin d’année et s’assurer qu’ils sont mis en œuvre dans toute la région et fournir des rapports pertinents aux cadres supérieurs.
– Soutenir l’analyse des rapports financiers des pays et travailler avec les chefs de l’équipe d’approvisionnement des opérations pays pour traiter les zones rouges liées aux aspects d’approvisionnement des opérations.
– Soutenir les plans d’évaluation des besoins du pays et aider à les combiner dans les plans de passation de marchés régionaux et surveiller leur mise en œuvre en temps opportun et leurs changements en fonction des besoins opérationnels.
Dans les opérations pays :
– Adapter les structures standard de la chaîne d’approvisionnement à l’environnement local qui sont cohérentes avec les besoins opérationnels.
– Aider le bureau s’il a besoin d’espace de bureau supplémentaire ou de prolongations de ses baux de bureau, d’améliorations de bail ou d’autres constructions. Réaliser le volet passation des marchés lors de la mise en place de baux ou d’extensions de bureaux.
– Aider à la coordination avec les parties prenantes de la CBI pour la conception et la mise en œuvre de l’évaluation et de la surveillance du marché afin de déterminer si la CBI est une option. Réaliser l’action de passation de marchés pour contracter les prestataires de services financiers (FSP).
– Soutenir la création et le maintien d’une main-d’œuvre efficace et qualifiée, capable de soutenir les opérations en cours.
– Soutenir l’identification de partenaires pour les projets de chaîne d’approvisionnement en fonction des objectifs, des priorités, des atouts et des ressources du partenaire et/ou du sous-traitant, selon des critères conformes aux règles et réglementations du HCR.
– Mettre en œuvre une gestion efficace des actifs et de la flotte qui surveille régulièrement le pool d’actifs/de flotte, augmente l’efficacité et protège l’investissement de l’organisation.
– Soutenir les activités de coordination des partenaires et/ou des sous-traitants effectuant des activités liées à l’approvisionnement, et s’assurer qu’ils comprennent et respectent les règles et procédures pertinentes du HCR.
– Maintenir une vue d’ensemble à jour de la capacité et de la préparation de la chaîne d’approvisionnement du site, ainsi que de celle de ses partenaires, afin de garantir qu’une capacité adéquate existe également pour couvrir les urgences.
– En fonction de la taille de l’opération, agir d’office dans l’examen du LCC et clarifier les dossiers de passation de marchés pour l’autorité compétente en matière de passation des marchés.
– Soutenir l’identification et la gestion des risques et chercher à saisir les opportunités ayant un impact sur les objectifs dans le domaine de responsabilité. Assurer la prise de décision en matière de risques basée sur le domaine fonctionnel de travail. Faire part des risques, des problèmes et des préoccupations à un superviseur ou à un ou plusieurs collègues fonctionnels concernés.
– Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins.
Qualifications minimales
Éducation et expérience professionnelle
Années d’expérience/niveau de diplôme
Pour P2/NOB – 3 ans d’expérience pertinente avec un diplôme de premier cycle ; ou 2 ans d’expérience pertinente avec un diplôme d’études supérieures ; ou 1 an d’expérience pertinente avec un doctorat Domaine(s) de formation en gestion de la chaîne d’approvisionnement ; Administration des affaires; Commerce international; Ingénierie;
ou tout autre domaine pertinent.
Certificats et/ou licences
Certificat du Chartered Institute of Purchasing & Supplies, par exemple CFIPS, CMIPS, MCIPS ;
(Les certificats et licences marqués d’un astérisque* sont essentiels)
Expérience professionnelle pertinente
Essentielle
Connaissance approfondie des systèmes de logistique/approvisionnement avec une expérience avérée à des postes de travail antérieurs, de préférence à l’ONU. Bonnes connaissances pratiques et expérience dans la gestion des questions contractuelles dans le contexte des politiques et normes des Nations Unies. Expérience en négociations contractuelles; capacité à fournir des conseils techniques au personnel subalterne ; capacité à planifier et à organiser des tâches de travail, souvent dans des délais serrés. Capacité avérée à gérer plusieurs tâches avec rapidité, de manière courtoise et axée sur le service. Des compétences et une expérience
souhaitables
en matière de gestion de bases de données et une connaissance pratique des systèmes ERP, idéalement du module de chaîne d’approvisionnement MSRP du HCR, seraient un avantage. Solides compétences interpersonnelles et de négociation pour traiter avec des personnes issues de milieux culturels et éducatifs différents. Une connaissance technique des types de services, fournitures et biens achetés par le HCR pour le siège, les bureaux régionaux et extérieurs serait un avantage. Formation pertinente, telle que CIPS, ou autres formations sur les marchés publics. Connaissance du Règlement financier et des règles financières de l’ONU et du HCR relatifs aux achats et du chapitre 8 du HCR. Connaissance des services aéronautiques pour les mouvements de marchandises/passagers. Capacité avérée à gérer une équipe.
Compétences fonctionnelles
SC-PeopleSoft Gestion de la chaîne d’approvisionnement
SC-Planification des approvisionnements
SC-Gestion des entrepôts SC-Gestion
des actifs
SC-Gestion de la flotte
ONU-ONU/HCR Règles, réglementations et procédures administratives
SC-ONU/HCR Règles et procédures d’approvisionnement
IT-Connaissance informatique
SC- Dédouanement
SC-Logistique
(Les compétences fonctionnelles marquées d’un astérisque* sont essentielles)
Exigences linguistiques
Pour les emplois professionnels internationaux et de service sur le terrain : connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, si ce n’est l’anglais.
Pour les emplois d’administrateur national : connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, sinon de l’anglais et de la langue locale.
Pour les emplois des services généraux : connaissance de l’anglais et/ou de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation si ce n’est pas l’anglais.
Tous les membres du personnel du HCR doivent, individuellement et collectivement, contribuer à un environnement de travail où chacun se sent en sécurité et habilité à accomplir ses tâches. Cela inclut le fait de ne faire preuve d’aucune tolérance à l’égard de l’exploitation et des abus sexuels, du harcèlement, y compris du harcèlement sexuel, du sexisme, de l’inégalité entre les sexes, de la discrimination et de l’abus de pouvoir.
En tant qu’individus et en tant que gestionnaires, tous doivent être proactifs pour prévenir et répondre aux comportements inappropriés, soutenir un dialogue continu sur ces questions et s’exprimer et rechercher des conseils et un soutien auprès des ressources compétentes du HCR lorsque ces problèmes surviennent.
Il s’agit d’une description de poste standard pour tous les emplois du HCR avec ce titre de poste et ce niveau de grade. Le contexte opérationnel peut contenir des qualifications essentielles et/ou souhaitables supplémentaires liées à l’opération et/ou au poste spécifique. Toutes ces exigences sont incorporées par référence dans la présente description de poste et seront prises en compte pour la présélection, la présélection et la sélection des candidats.
Langues requises
Français