Gestion du système de passation des marchés
- Mettre en œuvre une stratégie départementale qui identifie, hiérarchise, évalue et gère les besoins et les opportunités d’approvisionnement;
- Fournir un encadrement et un mentorat aux membres de l’équipe ayant le pouvoir délégué d’exécuter les fonctions d’approvisionnement;
- Maintenir la connaissance des réglementations fédérales d’importation / exportation, des réglementations fédérales sur les acquisitions, des politiques de Jhpiego et des autres réglementations des donateurs;
- Gérer et superviser les tâches effectuées par le personnel d’approvisionnement pour une exécution rapide;
- Maintenir la responsabilité principale de l’approvisionnement en produits soumis à restriction.
Conformité
- Diriger des réunions intra-départementales pour examiner la conformité aux systèmes et procédures approuvés;
- Développer des indicateurs de conformité pour l’unité d’approvisionnement. Suivre et rendre compte des performances;
- Veiller au respect de toutes les législations locales et internationales en matière d’approvisionnement;
- En collaboration avec le directeur des finances et des opérations, continuer d’examiner les systèmes et d’identifier les points faibles et de s’assurer que les contrôles d’approvisionnement sont en place et efficaces en tout temps;
- Veiller à ce que les plans d’approvisionnement soient actifs pour toutes les attributions contractuelles de l’agence et contiennent des informations pertinentes conformes aux exigences politiques telles que les périodes limites, la disponibilité du budget, les conditions de source et de nationalité, etc.
Approvisionnement stratégique
- Garantir des systèmes actifs d’information sur le marché pour tous les thèmes d’approvisionnement clés;
- Assurez-vous que la base de données des fournisseurs contient la liste des fournisseurs avec des enregistrements d’entreprise et des pratiques commerciales solides;
- Assurer les meilleures pratiques d’approvisionnement qui répondent ou dépassent les attentes en ce qui concerne la qualité des produits et des services, les remises, le caractère raisonnable et l’efficacité des coûts, et d’excellents protocoles de chaîne d’approvisionnement.
Politiques, SOP, systèmes d’entreprise
- Agir en tant que responsable de la gestion de la chaîne d’approvisionnement, mettre en œuvre les politiques et procédures approuvées relatives à la gestion de la chaîne d’approvisionnement;
- Fournir une orientation stratégique sur les actions d’approvisionnement, les flux de travail d’approbation et les seuils. Suivi des demandes d’achat aux bons de commande, contrats et autres formes d’engagements;
- Collaborer avec le directeur des finances et des opérations pour s’assurer que les informations relatives à l’approvisionnement dans le logiciel de comptabilité sont conformes aux normes de l’entreprise.
Rapports et conservation des documents
- Veiller à ce qu’une feuille de suivi des achats précise soit préparée, active, prête pour examen et référence;
- Fournir périodiquement un rapport sur l’état des opérations au directeur des finances et des opérations;
- Veiller à ce que tous les documents historiques des achats soient correctement classés, archivés, sauvegardés et conservés pour tous les examens par des tiers;
- En collaboration avec les responsables financiers, s’assurer que tous les engagements inactifs dans le logiciel comptable de l’agence (QBE) sont rapidement fermés;
- Autres tâches assignées.