Avis de recrutement : iMMAP recrute une Assistante Technique Administrative, Abuja, Nigéria

Étendue des travaux

Ce poste est responsable de l’administration, de la logistique et de l’approvisionnement du programme ainsi que de créer une culture de conformité parmi le personnel du programme. L’Assistant Technique Administratif travaille en étroite collaboration avec l’Unité des Programmes et est géré par le chargé de programme.

Description des devoirs

Administration et logistique

• Adhère et soutient la mise en œuvre des politiques, procédures et lignes directrices de l’organisation hôte.
• Soutenir le Forum dans les communications, la gestion de l’information et la coordination, selon les besoins.
• Gérer la logistique des réunions, rédiger des procès-verbaux et diffuser en temps opportun.
• Responsable des arrangements de voyage et d’hébergement pour les invités et le personnel du NIF en assurant la liaison avec l’équipe de sécurité et d’exploitation de 3I.
• Soutien à l’organisation de toutes les formations, réunions, ateliers, événements et autres activités du Forum des OING.
• Tenir un inventaire précis des fournitures de bureau, de la papeterie et des consommables et être responsable du réapprovisionnement lorsque les fournitures de bureau et les produits de communication du NIF sont faibles.
• Gère tous les aspects logistiques des événements et des ateliers du NIF, y compris l’augmentation des relations publiques, la liaison avec les personnes focales concernées sur le lieu de l’événement, le suivi du nombre de participants, l’inscription des participants, le soutien à l’élaboration de l’agenda et toute autre responsabilité assignée.

Approvisionnement

• Soutenir le chargé de programme dans les processus d’approvisionnement pour les réunions, événements et achats/services internes et externes du NIF.
• Responsable du classement et de la mise à jour des suivis des achats et des contrats.
• Maintenir un système de classement électronique pour tous les documents d’approvisionnement et contractuels.
• Responsable du traitement des paiements pour la facturation et les paiements des consultants, des fournisseurs et des prestataires de services.

Exigences

Éducation:

• Diplôme universitaire en administration des affaires, en sciences sociales, en gestion ou dans un domaine pertinent

Expérience

• Un minimum de 3 ans d’expérience dans le domaine des systèmes financiers, administratifs et de passation des marchés.

Compétences générales

• Flexibilité et multitâche
• Capacité de travailler indépendamment
• Excellentes compétences en communication, y compris en rédaction de documents ;
• Expérience de travail dans l’administration, les achats et la logistique.
• Capacité à travailler sous pression, de manière indépendante et avec une supervision limitée.
• Capable d’apprendre et de travailler sous pression.
• Flexible et adaptable aux situations changeantes.
• Excellent joueur d’équipe.

Responsabilité envers les bénéficiaires

Le personnel d’iMMAP France/3iSolution doit respecter les principes de responsabilité envers les bénéficiaires des programmes iMMAP France/3iSolution, conformément aux normes internationales, tout en engageant activement les communautés bénéficiaires en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation des projets de terrain.

Des principes directeurs

Le personnel doit respecter la culture locale et les politiques, procédures et valeurs d’iMMAP France/3iSolution à tout moment. iMMAP France/3iSolution applique une tolérance zéro en matière de harcèlement, d’exploitation et d’abus sexuels, de traite des êtres humains, de maltraitance et d’exploitation des enfants. Toute violation de ces principes et politiques sera traitée comme une faute grave. iMMAP France/3iSolution est un employeur garantissant l’égalité des chances quelle que soit l’origine.