Avis de recrutement : Baobab+ recrute un Officier des archives (h/f), Lagos, Nigéria

Aperçu

• L’agent des archives sera responsable de la gestion efficace, de l’organisation et de la préservation des archives de l’entreprise.
• Votre objectif principal sera d’assurer l’accessibilité, l’exactitude et l’intégrité des documents d’archives, en contribuant à la documentation et à la préservation des documents précieux de l’entreprise.

Responsabilités

Élaborer des protocoles de sécurité :

• Créez et mettez en œuvre des protocoles de sécurité pour protéger les données d’archives, les enregistrements et la documentation.
• Présenter ces protocoles au comité exécutif (EXCO) pour examen et obtenir l’approbation du directeur général/PDG.

Numérisation et archives numériques :

• Diriger les efforts de numérisation des dossiers et documents physiques, établir et gérer des archives numériques et assurer la bonne organisation et le stockage des fichiers numériques pour améliorer l’accessibilité et la préservation.

Coordonner le transfert de fichiers/documents :

• Faciliter le transfert ordonné des fichiers/documents des succursales/départements vers les archives centrales.
• Assurer une documentation et un suivi appropriés des matériaux transférés.

Fournir un environnement de stockage sécurisé :

• Établir et maintenir un environnement de stockage sécurisé pour tous les fichiers/documents dans les archives centrales.
• Mettre en œuvre des mesures pour protéger les éléments sensibles et garantir le respect des exigences de confidentialité.

Services de référence et de récupération :

• Fournir des services de référence et de récupération aux succursales/départements pour les documents stockés dans les archives centrales.
• Aider à localiser et à accéder à des documents spécifiques à la demande du personnel autorisé.

Disposition appropriée des documents :

• Coordonner la disposition finale des documents selon les protocoles approuvés.
• Obtenir un minimum de deux (2) approbations, y compris celle du Chief Risk Officer (CRO), pour les décisions d’élimination des documents.
• Assurer le respect des exigences légales, réglementaires et organisationnelles.

Rapports :

• Préparer et soumettre des rapports mensuels sur le nombre total de dossiers/documents dans les archives, classés par branche/département, au chef de l’administration.
• Tenir des registres de tous les dossiers/documents collectés et retournés, en fournissant des mises à jour mensuelles au chef de l’administration.
• Générer un rapport semestriel sur l’inventaire des archives centrales.
• Préparer tous les rapports supplémentaires requis par l’EXCO ou le chef de l’administration.

Compétences et qualifications

• Baccalauréat en archivistique, en bibliothéconomie, en gestion de l’information ou dans un domaine connexe.
• Expérience avérée dans la gestion des archives, la gestion des dossiers ou dans un rôle similaire.
• Connaissance des protocoles de sécurité et des meilleures pratiques en matière de protection des données d’archives et des dossiers.
• Familiarité avec les systèmes et technologies d’archivage électronique.
• Solides compétences en organisation et en coordination pour faciliter le transfert et le stockage des documents.
• Capacité à maintenir la confidentialité et à traiter les informations sensibles de manière appropriée.
• Excellente attention aux détails et à la précision dans la gestion des dossiers et de la documentation.
• Maîtrise de la génération de rapports et de l’utilisation de logiciels ou d’outils pertinents.
• Connaissance des exigences légales et réglementaires liées à l’élimination des documents.