Avis d’appel à candidature : FHI recrute un(e) Réceptionniste à Abuja, Nigeria.

 

 

 

 

Devoirs et responsabilités:

  • Faire fonctionner le standard, diriger les appels entrants et sortants selon les besoins de l’appelant, déterminer la nature de l’appel et décider d’un routage approprié.
  • Filtrez tous les visiteurs et fournisseurs entrants et dirigez-les vers l’emplacement approprié.
  • Assurez-vous que tout le personnel et les visiteurs remplissent le registre de présence requis.
  • Fournir un excellent service client.
  • Responsable du maintien de la sécurité du bureau et de la communication avec les agents de sécurité si nécessaire.
  • Tenir des registres détaillés et précis des demandes des visiteurs et des appels reçus
  • Ouvrir et fermer le bureau quotidiennement, en respectant la sécurité et les autres procédures de bureau établies.
  • Recevoir, consigner et distribuer tous les colis de messagerie entrants et sortants ; livraisons de bureau; et les télécopies entrantes en temps opportun.
  • Effectuer des tâches d’équipement de bureau telles que prendre les dispositions nécessaires pour les services de téléphone et de courrier électronique, obtenir des devis pour les services requis, organiser les réparations de l’équipement de bureau.
  • Maintenir l’apparence et le fonctionnement ordonnés de la zone de réception.
  • Aider à la dactylographie, au traitement de texte et aux activités générales de soutien administratif pour l’équipe administrative et les autres groupes assignés.
  • Mettre à jour, tenir à jour et distribuer les annuaires téléphoniques appropriés du personnel.
  • Mettre à jour et maintenir les horaires des salles de conférence en ligne et une variété de documents intranet.
  • Assurer la liaison avec les technologies de l’information pour les problèmes téléphoniques et informatiques appropriés (par exemple, capacité pour les visiteurs ayant des affectations de bureau, etc.).
  • Recevoir et traiter les journaux, AEPB, AEDC et autres factures pertinentes pour paiement.
  • Effectue toute autre tâche assignée.

Connaissances, compétences et aptitudes :

  • Capacité de travailler indépendamment.
  • Connaissance des pratiques générales de bureau et des procédures administratives.
  • Connaissance pratique de l’équipement de standard téléphonique/de messagerie vocale et des processus de courrier tels que la machine à affranchir, DHL, etc.
  • Maintenir une apparence personnelle soignée et un comportement poli conformément aux normes professionnelles et locales.
  • Capacité à effectuer plusieurs tâches.
  • Avoir la capacité d’être ingénieux et proactif lorsque des problèmes surviennent.
  • Excellentes compétences écrites, orales, interpersonnelles et organisationnelles.
  • Capacité à bien travailler avec les autres et à développer et maintenir la compatibilité entre le personnel du projet, les sous-traitants et les bénéficiaires de l’assistance.
  • Compétences informatiques pertinentes, y compris la connaissance des produits Microsoft Office.

Qualifications et exigences :

  • Diplôme universitaire ou équivalent reconnu avec 1 à 3 ans d’expérience dans un rôle similaire;
  • Connaissance des ONG internationales un atout;
  • Expérience avec une grande organisation complexe préférée.

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Date limite : 27 juin 2023