Avis de recrutement : Evidence Action recrute un Associé, Administration de bureau à Kampala en Ouganda.

Objectif du poste

Fournir un soutien administratif et la gestion du bureau régional de Kampala en assurant une coordination, une planification, un suivi efficaces de l’administration et de la logistique du bureau, des rapports et de la communication.

Devoirs et responsabilités:

Gestion du bureau et sécurité :

• Assurez-vous que tous les services publics sont payés à temps
• S’assurer que les équipements de bureau sont réparés à temps, élaborer un calendrier d’entretien et faire les demandes appropriées
• Aider à gérer les budgets et les dépenses du bureau, y compris le suivi et le rapprochement des factures et des notes de frais.
• S’assurer que les fournitures de bureau sont planifiées et livrées à tous les bureaux.
• S’assurer que l’aménagement du bureau est conforme aux diverses procédures internes et externes
• S’assurer qu’il existe une politique claire sur la possession des clés du bureau et l’accès général au bureau
• Veiller à ce que Kampala et les autres bureaux se conforment aux protocoles et politiques de sécurité et d’hygiène internes et externes existants ;
• Coordonner avec les RH le maintien d’une liste de volontaires de sécurité (et leur formation interne et externe),

Planifier et organiser:

• Soutien à la planification de l’exécution d’événements, d’ateliers et de séminaires au bureau de Kampala et dans d’autres bureaux en cas de besoin.
• Gérer l’attribution des postes de travail au personnel à Kampala et dans d’autres bureaux.

Gestion de flotte:

• Travailler avec les assistants de bureau et les bureaux extérieurs du programme ainsi que les achats pour s’assurer qu’un inventaire à jour de la flotte est maintenu ; Effectuer des examens trimestriels sur le rapport d’inventaire de la flotte pour le nettoyer.
• Remboursement mensuel du carburant pour toute la flotte.
• Assurez-vous toujours que les véhicules de bureau (en collaborant avec les bureaux de terrain) sont en bon état de fonctionnement et que tous les détails du journal de bord sont mis à jour pour tous les voyages
• Travailler avec les opérations de l’associé principal pour s’assurer que la flotte en Ouganda est conforme aux exigences internes et nationales en matière de sécurité routière
• Responsable général du système de suivi de flotte en ligne et agira en tant que personne-ressource des opérations auprès du fournisseur de services de suivi de véhicules. Collaborer avec la société de suivi et les bureaux du programme pour s’assurer que les détails du suivi de l’appareil correspondent à la liste en ligne
• Effectuez des vérifications ponctuelles toutes les deux semaines sur la flotte et fournissez une mise à jour rapide sur l’état
• Superviser les assistants de bureau pour s’assurer que les données de la flotte sont soumises à temps conformément au protocole existant
• Effectuez les suivis appropriés pour vous assurer que toute la flotte ougandaise reçoit des journaux de bord lors de l’acquisition et que les copies numérisées sont sauvegardées dans le dossier Admin Shared Box
• Assurez-vous qu’il existe une politique de sécurité à moto et planifiez la manière dont les différentes équipes seront formées.
• Soutenir l’associé principal des opérations dans l’analyse et la production de rapports trimestriels sur les données de la flotte

Gestion des baux/propriétés :

• Soutenir l’associé principal des opérations lors de la négociation des bureaux et des baux
• Travailler avec d’autres représentants des bureaux extérieurs pour maintenir une liste à jour (dans le dossier de la boîte partagée de l’administrateur) de tous les contrats de location de bureaux et s’assurer qu’elle est toujours à jour
• Soutenir les opérations d’associé principal pour préparer et maintenir un suivi mis à jour pour tous les contrats de location en Ouganda en se concentrant sur les conditions de renouvellement, la conformité aux conditions, la durée et la responsabilité.
• En cas de vacances au bureau ou en maison d’hôtes à Kampala et dans d’autres bureaux, suivi avec le ou les agents pour assurer un transfert en douceur et le dépôt est remboursé conformément au contrat de location

Gestion de l’inventaire:

• Gère l’approvisionnement, le contrôle et la délivrance de l’inventaire et de la papeterie au personnel de bureau au besoin.
• Veiller à ce que toutes les immobilisations d’une valeur de 50 $ et plus soient étiquetées et, en cas de cession, s’assurer que l’étiquette d’actif est remise au service informatique
• En partenariat avec l’informatique, effectuer des vérifications de routine sur l’inventaire des immobilisations pour s’assurer que le système de gestion de l’inventaire en ligne pour les immobilisations est précis et efficace
• Assurez-vous de garder en lieu sûr tout le matériel non utilisé.

Gestion de l’information:

• Développer et maintenir des bases de données pertinentes pour les fournitures de cuisine et d’hygiène de bureau.
• Maintenir un système de classement efficace pour une gestion optimale des informations et des contacts.
• Soutien au développement de la convention de gestion des dossiers et des fichiers d’exploitation.
• Gérer le dossier partagé de la boîte d’administration, y compris le développement du protocole d’utilisation du dossier partagé et s’assurer que l’équipe d’administration respecte la convention de gestion des fichiers.

Assurance:

• Assurez-vous que toutes les propriétés sont assurées de manière appropriée et que l’assurance est à jour.
• Gérer le processus de réclamation en consultation avec les finances, les achats et les ressources humaines.

Liaisons :

• Assurer la liaison avec les contacts externes et internes en coordination avec le directeur principal des opérations associé pour assurer le suivi et l’exécution des activités planifiées. Cela inclut, mais sans s’y limiter, les collaborateurs d’Evidence Action, les donateurs, les partenaires, les responsables et le personnel, selon le cas.

Soutien aux communications et à la correspondance :

• Examiner la correspondance au bureau et fournir l’historique des cas pertinents ;
• Assurer le traitement approprié des réponses à la correspondance, la réception et l’envoi de la correspondance et des communications officielles (y compris les lettres, les télécopies, les courriels, les téléphones, etc.).

Rapport :

• En charge du traitement et de la distribution d’une variété de rapports mensuels et trimestriels, notamment : Rapports logistiques ; Rapports d’hôtel, rapports d’utilisation des fournitures de bureau.

• Appuiera à l’élaboration du rapport de gestion de la flotte – mises à jour bihebdomadaires des vérifications ponctuelles et du rapport trimestriel.

Contrôle budgétaire:

• Surveiller le budget du bureau de Kampala et soutenir sa préparation si nécessaire.

Indicateurs clés de performance

• Assurez-vous que tous les actifs de bureau au-delà de 50 $ sont correctement étiquetés.
• Précision de l’inventaire : maintenir une précision d’au moins 97,5 % dans les données d’inventaire dans le service frais.
• Assurer un approvisionnement adéquat en fournitures de bureau pour tous les bureaux à tout moment afin d’éviter les situations de rupture de stock – Inventaire moyen.
• Tous les actifs de bureaux à usage commun sont bien entretenus et les actifs restitués par le(s) programme(s) et les utilisateurs sont sous bonne garde.
• Paiement en temps opportun des services publics de bureau.
• Brèches de sécurité minimales.
• Le SOP administratif du bureau général est entièrement mis en œuvre à Kampala et dans d’autres bureaux.
• Suivre les procédures d’ouverture et de fermeture.
• Le véhicule de bureau est entièrement conforme et toujours en bon état de fonctionnement.
• L’inventaire de la flotte ougandaise est entièrement à jour et tous les incidents et cas liés à la flotte sont classés de manière appropriée et font l’objet d’un suivi pour action.
• Le soutien logistique des invités (internationaux et nationaux) et la réservation de l’hébergement ainsi que leurs redditions sont effectués à temps.