Avis de recrutement : Seed Global Health (SEED) un Responsable Financier et Administratif (h/f), Kampala, Ouganda
Description du poste
Le responsable financier et administratif (F&A Manager) apporte son énergie, sa passion et ses compétences principalement au soutien du programme national de Seed en Ouganda dans un bureau au rythme rapide, à une époque de croissance rapide. Le poste est un poste à temps plein basé à Kampala. Le responsable F&A prend en charge diverses fonctions F&A (y compris l’élaboration, le maintien et la mise en œuvre de politiques, de procédures et de systèmes) et gère des projets spéciaux liés aux besoins et priorités de l’organisation, à la demande du directeur pays et de l’équipe mondiale F&A.
Ce poste à temps plein relève du directeur pays et travaille en étroite collaboration avec le responsable mondial des finances et des opérations, les responsables et responsables de programme respectifs, l’équipe mondiale F&A et travaille en étroite collaboration avec tous les pays et les membres de l’équipe.
Le Responsable Finances & Administration dirige le département Finances/Administration et travaille avec une équipe composée d’un Associé Financier et d’un Assistant Administratif/Logistique qui relèvent directement de lui.
Devoirs et responsabilités
Finances et comptabilité
- Préparation et soumission des rapports financiers périodiques sur les activités du programme de pays à Boston dans les délais convenus.
- Gérer le système comptable et veiller à ce qu’il réponde aux exigences clés relatives aux rapports aux principales parties prenantes, y compris la séparation des fonds des donateurs et les rapports aux organes statutaires.
- Personne focale pour toutes les problématiques Sparkrock 365 ERP, y compris la formation et le support à l’équipe pays.
- Soutenir le directeur pays et l’équipe mondiale F&A pour garantir que toutes les équipes nationales et mondiales sont informées des problèmes et développements importants concernant la gestion financière du programme ougandais et le suivi budgétaire des activités, y compris le suivi et la génération du budget pour les rapports réels.
- Servir d’agent de liaison avec les partenaires externes, notamment les responsables de la banque, les auditeurs, les agences gouvernementales, les fournisseurs et les avocats délégués par le directeur pays.
- Assurer la liaison avec l’équipe mondiale F&A, principalement par l’intermédiaire du responsable mondial des finances et des opérations, pour assurer une coordination fluide des activités financières et administratives, y compris les achats, la conformité interne et externe et la gestion des ressources humaines.
- Lancer des demandes d’avances de fonds mensuelles auprès du siège sur la base des projections de dépenses mensuelles des activités du bureau de pays.
- Assurez-vous que toutes les demandes d’espèces sont autorisées avant le paiement et que chaque paiement doit être effectué immédiatement sur un bon de paiement.
- Assurez-vous que tous les documents justificatifs sont correctement classés de manière appropriée, tant sur support électronique que sur papier, conformément aux procédures documentées et stipulés par la loi pour la conformité et le contrôle fiscal si/quand nécessaire.
- Superviser le maintien du niveau de la petite caisse dans le coffre-fort selon les montants approuvés à tout moment. Assurez-vous que le coffre-fort est toujours sous clé.
- Avec le soutien de l’équipe mondiale F&A et du directeur pays, diriger les exercices d’audit de fin d’année des livres de comptes du bureau pays.
- Soutenir l’équipe mondiale F&A dans la préparation des exercices d’audit mondiaux de fin d’année.
- Maintenir les mesures de contrôle interne établies et conseiller sur les mesures de renforcement et/ou d’optimisation des contrôles internes de temps à autre.
- Travailler aux côtés du directeur pays et des autres membres de l’équipe pour surveiller de manière proactive le budget, identifier le potentiel de sous-utilisation ou de dépassement de budget et prendre les mesures nécessaires pour y remédier.
- Produisez vos déclarations de revenus et vos déclarations de sociétés en conséquence, comme l’exige la loi ou la politique relative aux semences.
Soutien administratif/opérationnel
- Assurer le respect des obligations statutaires conformément à notre statut d’ONG internationale dans le pays auprès de différents organismes tels que l’Ouganda Revenue Authority, la NSSF, le bureau national des ONG, le bureau de l’immigration, etc.
- Gérer l’inventaire du bureau de pays, y compris l’inventaire périodique trimestriel/annuel de tous les équipements et fournitures.
- Gérer les processus d’approvisionnement du bureau de pays, y compris la mise à jour de la base de données des fournisseurs de biens et de services couramment requis par le bureau de pays, l’achat régulier de fournitures de bureau, l’assistance aux partenaires Seed dans les achats de programmes liés au programme et la coordination des livraisons et des ramassages de fournitures de bureau ou autres.
- Fournir des mises à jour aux partenaires Seed selon les instructions ou délégués du directeur pays.
- Gérer les actifs et le matériel de bureau.
- Superviser la fonction administrative et logistique pour fournir un soutien administratif, y compris la gestion générale du bureau, en veillant à ce que toutes les installations fonctionnent bien pour un environnement de travail propice.
Soutien au programme.
- Superviser le soutien logistique et administratif à l’équipe de pays lors des activités du programme de pays et des réunions d’équipe.
- Rechercher et synthétiser des informations financières pour éclairer la planification, les activités de prise de décision stratégique et les propositions de subventions.
- Répondre rapidement aux requêtes et demandes d’informations internes.
- Aider le directeur pays et l’équipe pays à élaborer et à surveiller les budgets et à prendre les mesures appropriées conformément aux processus budgétaires stipulés.
Accompagnement des ressources humaines
- Préparer la paie mensuelle, déclarer les taxes connexes et traiter les paiements par rapport à ces déclarations (PAYE, WHT, LST).
- Maintenir et mettre à jour les dossiers du personnel sur la plateforme de gestion RH.
- Soutenir le processus de recrutement pour les nouveaux postes, y compris les annonces locales.
- Assister le directeur pays et le directeur des ressources humaines dans les exercices de recrutement ainsi que dans la gestion de la séparation du personnel de l’organisation.
- Administrer et mettre en œuvre les avantages sociaux et les programmes sociaux du personnel, comme stipulé dans la politique sur les avantages sociaux et les programmes sociaux.
- Aider le directeur pays et l’équipe mondiale des ressources humaines à administrer les protocoles de sûreté et de sécurité et à répondre aux besoins à mesure qu’ils surviennent.
- Effectuer toute autre tâche qui sera assignée de temps à autre par le directeur national ou tout autre responsable désigné.
Diplôme, compétences et expérience
- Au minimum un baccalauréat en comptabilité et finance ou dans une discipline connexe.
- Une qualification professionnelle complète en comptabilité est souhaitable et un minimum de niveau 3 est indispensable.
- Au moins cinq ans d’expérience de travail dans le cadre d’une ONG internationale très active – un minimum de 3 ans devraient avoir été au sein de la haute direction.
- Maîtrise des ERP tels que Microsoft Dynamics, Business Central ou des logiciels similaires.
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft notamment Excel et Word.
- La maîtrise de PowerBi ou d’un autre logiciel de visualisation de données et de reporting est un plus.
- Excellentes compétences interpersonnelles.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite.
- Organisé, soucieux du détail et des résultats.
- Flexibilité et capacité avérée à gérer plusieurs tâches et à gérer les délais des projets.
Les conditions de travail
- Sera basé au bureau de Kampala.
- Déplacements prévus lors des engagements des partenaires et des réunions d’équipe.
- Il devra rester assis/debout jusqu’à huit heures par jour.
- Travailler au maximum 40 heures par semaine hors jours fériés et week-end.
Compensation
- Salaire de base compétitif en fonction de l’expérience, ainsi qu’une assurance maladie/dentaire/oculaire, des forfaits de congés attractifs et des avantages de développement professionnel.
Seed Global Health est un employeur garantissant l’égalité des chances qui interdit la discrimination et le harcèlement de tout type, y compris, sans limitation, fondés sur la race, la couleur, la religion, l’âge, le sexe, l’origine nationale, le statut de handicap, la génétique, le statut d’ancien combattant protégé, l’orientation sexuelle, l’identité de genre ou expression, ou toute autre caractéristique protégée par la loi fédérale, étatique et locale.
Cette politique s’applique à toutes les conditions d’emploi, y compris le recrutement, l’embauche, le placement, la promotion, le licenciement, la mise à pied, le transfert, les congés, la rémunération et la formation.
Veuillez trouver ici l’offre d’emploi sur notre site Internet
Comment s’inscrire
Les candidats intéressés doivent envoyer par courrier électronique une lettre de motivation et un CV à jour ne dépassant pas 5 pages indiquant 3 références et leurs contacts adressés à :
Ressources humaines, Seed Global Health
Courriel : [email protected]
Veuillez indiquer “Responsable des finances et de l’administration, Ouganda”. dans la ligne d’objet de votre e-mail. La date limite de candidature est le 27 février 2024.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour des entretiens.