Catholic Relief Services recrute un Agent administratif principal en Ouganda.

Catholic Relief Services recrute un Agent administratif principal en Ouganda.

 

 

 

 

Résumé du poste :

Le fonctionnaire administratif principal sera le chef de facto des opérations sur le terrain, coordonnant la fourniture de services administratifs réactifs, efficaces et efficients à l’appui de la mission de CRS de servir les pauvres et les vulnérables. Il / elle contribuera à garantir que la gestion des ressources et une approche de service de haute qualité soient intégrées dans les systèmes administratifs et de gestion de l’information (TIC). Il / elle fournira un soutien administratif, opérationnel et informatique au personnel du programme afin de garantir une prestation de services de haute qualité et efficace aux personnes que nous servons.

Responsabilités du poste :
Soutien administratif
• Gérer les opérations au niveau du bureau sur le terrain, en assurant un soutien efficace aux programmes et en gérant la dynamique d’équipe et le bien-être du personnel.
• Servir de point focal en matière de sécurité, en gérant la sécurité de manière proactive et en atténuant les risques de sécurité pour garantir un environnement de travail sûr.
• Coordonner et rendre compte des activités et des ressources requises pour garantir un service rentable et de qualité aux personnes que nous servons.
• Être le gardien de la petite caisse du bureau de Kasese.
• Aider à garantir que les systèmes, processus et politiques administratifs sont conformes aux normes de l’agence et aux réglementations des donateurs et des lois locales.
• Soutien pour garantir une utilisation efficace des actifs du programme et des installations louées.
• Aider à identifier les problèmes de sécurité et à garantir un environnement de travail sûr et sain.
• Coordonner la fourniture de services et de soutien en matière de voyage et de logistique au personnel et aux visiteurs. Coordonner les activités de planification d’événements, y compris les visites de délégations, les formations et les ateliers.

Soutien au programme
• Soutenir le programme lors des réunions et/ou formations en envoyant des invitations, en effectuant des réservations de lieux, en préparant et en commandant le matériel requis pour les réunions/formations. Cela pourrait inclure l’impression, la reliure, le tri, la commande des fournitures requises, etc.
• Soutenir le programme pendant les formations/réunions en prenant les présences, en étant l’interlocuteur des prestataires de services, en effectuant des paiements aux participants le cas échéant.
• Prendre des notes lors des déroulements des réunions/formations et assurer de manière générale le bon déroulement des événements en garantissant le respect des SOP en vigueur.

Systèmes de gestion de l’information (TIC)
• Entretenir et résoudre tous les problèmes liés au réseau et à l’ordinateur et fournir une assistance aux utilisateurs frontaux.
• En collaboration avec l’équipe TIC de Kampala,

1. Intégrez des solutions de sécurité et de contrôle physique pour toutes les données et systèmes confidentiels.
2. Surveiller les performances et gérer les paramètres.
3. Identifier les failles de sécurité et proposer des solutions pertinentes.
4. Effectuer des contrôles de sécurité électrique sur les équipements informatiques.
5. Assurez-vous que les mises à niveau et les modifications système appropriées sont installées sur tous les appareils.
6. Configurez de nouveaux appareils pour le déploiement au bureau.

• Tenir à jour l’inventaire de tous les actifs et équipements du bureau extérieur.

Contexte, expérience et exigences typiques :

Éducation et expérience
• Baccalauréat en administration. Une qualification en informatique sera un atout supplémentaire.
• Une expérience antérieure dans des fonctions de support administratif et informatique sera un plus.
• Les candidats doivent maîtriser le package MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) et les systèmes de gestion de l’information.

Compétences personnelles
• Bonnes compétences en matière de planification, d’organisation et de gestion du temps.
• Excellentes compétences en matière de stratégie, d’analyse, de réflexion systémique et de résolution de problèmes, avec une capacité à avoir une vue d’ensemble et à prendre des décisions et un jugement éclairés.
• Forte orientation vers le service à la clientèle avec de très bonnes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
• Conduite éthique et capacité à maintenir la confidentialité.
• Proactif, débrouillard, orienté solutions et résultats.