Avis à candidature : Oxfam recherche un Assistant événementiel aux Philippines basé à Manille.

Tâches et responsabilités principales

un. Communiquer avec les invités et les participants concernant leur participation à l’événement de lancement et organiser leur voyage, leur hébergement et les questions connexes.

Préparer/envoyer des lettres d’invitation et des informations supplémentaires au besoin
Préparer et suivre les invitations, y compris communiquer/envoyer des mises à jour logistiques à tous les participants
Rédiger et mettre à jour les participants, la matrice de confirmation organisationnelle

b. Organiser et gérer les besoins administratifs, y compris le lieu, la restauration, le transport, la logistique, l’hébergement, etc. ;

Suivre l’arrivée et le départ des invités et des participants et leur participation à l’événement
Réserver les chambres d’hôtel des participants en fonction de leurs dates d’arrivée et de départ
Coordonner avec le fournisseur de transport pour fournir un transfert local au besoin
Assurer la liaison et coordonner les prestataires de services, par exemple lieu, traiteur, transport, hôtel
Assurer la liaison et coordonner les besoins logistiques pour le programme et la gestion des stands

c. Soutenir la préparation des sites et le matériel nécessaire au programme et à la préparation et à la gestion des stands

d. Aider à la documentation et au paiement des dépenses conformément aux formulaires et procédures d’Oxfam Pilipinas, y compris l’émission des remboursements, la liquidation, etc. ;

e. S’occuper d’autres besoins de bureau, de secrétariat et de logistique pour l’événement ;

F. Travailler en étroite collaboration avec le comité de travail de lancement de SPO et fournir des mises à jour proactives sur la préparation.

g. Effectuer d’autres tâches connexes désignées par le comité de lancement.

Remarque : L’assistant d’événement relèvera du SM PSOU et de l’agent de développement des partenariats et des affaire.

Qualifications

Compétent en informatique et peut travailler sur des outils et des logiciels en ligne
Compréhension et expérience de la gestion des achats d’installations et de services
Haut niveau d’initiative et capable de travailler de manière autonome
Bonne communication et compétences interpersonnelles
Responsable, flexible et adaptable. Capacité à s’adapter à un environnement en évolution rapide et à de nombreuses exigences de travail parfois concurrentes.
Solides compétences organisationnelles, souci du détail et capacité à produire un travail précis dans des délais serrés.
Devrait gérer et hiérarchiser plusieurs tâches à la fois.

Procédure de demande

La candidature doit inclure une manifestation d’intérêt / une lettre de motivation démontrant l’adéquation du candidat pour le poste et son CV. La candidature doit être envoyée par voie électronique à [email protected] au plus tard à midi le 10 août 2023 .

Avis à candidature : Oxfam recherche un Assistant événementiel aux Philippines basé à Manille.