UN Environnement recrute un Assistant administratif à Kinshasa, RDC.
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES :
• Initier, examiner, traiter et suivre les actions liées à l’administration des activités de ressources humaines de l’unité, par exemple, le recrutement du personnel et des consultants, le placement, la promotion, la réinstallation, l’évaluation du rendement, les révisions de classification des emplois, la séparation des postes. membres du personnel, formation, etc., garantissant la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU.
• Répond aux demandes de renseignements et fournit des informations et des conseils au personnel concernant leurs droits, procédures administratives, processus et pratiques, conditions de service, devoirs et responsabilités, et droits en vertu du Statut et Règlement du personnel.
• Supervise la tenue à jour des dossiers d’annonces de postes vacants et assure le suivi de l’état des annonces de postes vacants. Examine et traite les actions du personnel via UMOJA.
• Surveille le tableau des effectifs et prépare les données/graphiques statistiques pertinents.
BUDGET ET FINANCES :
• Aider à la préparation et à l’examen des propositions/exigences en matière de finances et de ressources humaines. Consolide le budget/programme de travail en ce qui concerne le budget du siège, les fonds fiduciaires, les subventions et les achats.
• Surveille les dépenses et les compare avec le budget approuvé ; prépare les ajustements nécessaires.
• Assiste les gestionnaires dans l’élaboration des besoins en ressources pour les soumissions budgétaires.
• Aide à la préparation des soumissions sur l’exécution du budget et à la finalisation des rapports sur l’exécution du budget, en analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.
• Prépare ou personnalise les rapports financiers à partir des rapports générés par le système UMOJA.
• Coordonne avec les autres membres du personnel des finances et du budget sur des questions connexes lors de la préparation des rapports budgétaires.
• Soutien administratif aux réunions et traitement des réclamations de voyage des participants aux réunions.
ADMINISTRATION GÉNÉRALE :
• Rédige la correspondance courante pour répondre aux demandes de renseignements concernant les questions administratives, d’audit financier et de personnel pertinentes.
• Coordonne étroitement avec les unités de service et assure fréquemment la liaison avec les membres de l’équipe interne, tant au siège que sur le terrain.
• Effectuer d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins (par exemple, programme de voyages opérationnels ; surveiller les comptes et le paiement aux fournisseurs et aux entrepreneurs individuels pour les services ; planification de l’espace physique ; identification des besoins en technologie de bureau et maintenance des équipements, logiciels et systèmes ; organiser et coordonner des séminaires. , conférences et traductions).
• Peut être chargé d’orienter, de former et de superviser le travail du personnel des services généraux plus subalterne.
ADMINISTRATION DES CONTRATS :
• Aide à l’administration quotidienne des contrats entre l’ONU et les sous-traitants externes pour les services externalisés.
• Vérifie les factures des entrepreneurs par rapport aux biens et services fournis par l’entrepreneur et approuvés par l’ONU.
• Traite le paiement des factures des entrepreneurs et surveille les paiements.
• Prépare et traite tous les formulaires et autorisations de l’ONU pour le personnel contractuel et de l’unité de travail, de la section ou du service de l’ONU, y compris : les laissez-passer de terrain de l’ONU, les laissez-passer de propriété, les permis de stationnement de l’ONU, l’accès par carte magnétique et les clés de porte.
• Aide à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation de présentations de données et de rapports pour le partage d’informations, la réponse aux requêtes, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision.
• Aide aux visualisations et à la mise à jour du matériel d’information tel que des pages Web ou des brochures.
• Effectuer toute autre tâche connexe qui pourrait lui être assignée.
Professionnalisme :
capacité à effectuer des analyses, des modélisations et des interprétations de données à l’appui de la prise de décision. Capacité à exécuter un large éventail de fonctions administratives, par exemple budget/programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données. Capacité à appliquer ses connaissances de diverses règles et réglementations administratives, financières et en matière de ressources humaines des Nations Unies dans des situations de travail. Se montre fier de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes ; engagement à mettre en œuvre l’objectif de l’égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail. Capacité à effectuer des analyses, des modélisations et des interprétations de données à l’appui de la prise de décision.
PLANIFICATION ET ORGANISATION :
Élabore des objectifs clairs et cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin ; alloue le temps et les ressources appropriés pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise son temps de manière efficace.
ORIENTATION CLIENT :
considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et entretient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées ; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés des progrès ou des revers des projets ; respecte les délais de livraison des produits ou des services au client.
Un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études secondaires est requis.
Une formation technique supplémentaire et/ou des cours supplémentaires en administration des affaires, en gestion de programmes/projets ou dans d’autres domaines connexes sont souhaitables.
Un minimum de sept (7) années d’expérience dans les services administratifs, les finances, la comptabilité, l’audit, les ressources humaines ou dans un domaine connexe sont requis. Le nombre minimum d’années d’expérience pertinente est réduit de deux (2) ans pour les candidats possédant un diplôme universitaire de premier cycle.
Un (1) an ou plus d’expérience en analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable.
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais et du français est requise. La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies est souhaitable.
Date limite : 13 novembre 2023