International Medical Corps recrute un(e) Responsable Logistique, RDC

RÉSUMÉ DU POSTE  

Le/la responsable de la logistique fournit des services et un soutien logistiques, conformément aux politiques et procédures d’International Medical Corps ainsi qu’aux réglementations des donateurs et du pays hôte. Le/la responsable de la logistique soutient les activités logistiques au niveau du bureau, y compris l’entretien des bâtiments et les achats associés, la gestion des stocks du bureau, la gestion de la flotte et, si nécessaire, les actifs et le support informatique.
Pour mener à bien ce travail, une personne doit être capable de remplir chaque fonction essentielle avec ou sans aménagements raisonnables.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Gestion du bureau 

• Point focal pour toutes les activités logistiques quotidiennes du bureau et leur suivi .
• Soutenir le lancement des demandes d’achat et la collecte des offres pour les achats liés au fonctionnement du bureau (entretien, approvisionnement en carburant, nettoyage, fournitures de bureau, etc.). S’assurer que tous les contrats/commandes sont correctement suivis et renouvelés en temps opportun, si nécessaire, auprès du service des achats.
• Responsable des stocks de fournitures de bureau et des rapports y afférents.
• Assurer la liaison avec le propriétaire de l’installation pour tout entretien et amélioration de l’espace.
• Veiller à ce que le bureau soit correctement entretenu.
• S’assurer que le bureau dispose des équipements de sécurité requis, en étroite collaboration avec le-la responsable de la sûreté et de la sécurité.

Gestion de la flotte

• Aide à compiler les emplois du temps fournis par tous les services sur une base hebdomadaire
• Planifier les déplacements hebdomadaires en conséquence et assigner les plannings aux conducteur(trice)s en conséquence.
• Gère de près les déplacements quotidiens et assure le ravitaillement en carburant en temps opportun des véhicules et des générateurs.
• Prendre en charge l’orientation des conducteur(trice)s , les briefings sur la sûreté et la sécurité.

Informations et technologies 

• Fournit un soutien au service informatique, selon les besoins, dans :
• La création de compte pour les nouveaux utilisateurs
• Le dépannage de base
  Connecter des appareils
• Rapports logistiques
• Aider à préparer les rapports logistiques comme demandé par le/la directeur(trice)

Gestion des actifs 
Le/la responsable de la logistique pourrait être amené(e) à servir de point focal des actifs avec les responsabilités ci-dessous.

• Mettre en œuvre les politiques et procédures de gestion des actifs d’IMC.
• Responsable de la gestion des actifs sur le site de terrain respectif sur la base des procédures de gestion des actifs d’IMC.
• Veiller à ce que chaque actif et article attrayant soit enregistré, émis avec un identifiant d’actif unique d’IMC, attribué au dépositaire et suivi conformément aux procédures de gestion des actifs.
• Documente l’ensemble des transactions ou changements de statut liés aux actifs.
• Fournir un soutien à la direction dans les tâches liées aux actifs.
• Soutenir la direction dans le rapprochement mensuel, sur la base des informations générées par les rapports Cognos automatisés indiquant que tous les actifs achetés ont été enregistrés dans la liste des actifs et que les informations financières sont consignées avec précision par les documents de sauvegarde des bons correspondants.
• S’assurer que tous les actifs/éléments attrayants sous sa responsabilité sont confiés au dépositaire qui est un(e) employé(e) actif(ve).
• Responsable du transfert documenté vers/depuis le dépositaire, en coordination avec les services concernés (par exemple, les RH pour le personnel nouvellement embauché/les licenciements).
• Contrôler régulièrement l’exactitude des informations de la liste des actifs, de leur statut et du dépositaire.
• Signaler à l’équipe de direction tout élément identifié comme manquant/perdu à des fins d’enquête (lorsque les raisons ne sont pas connues).
• Initier les demandes de maintenance des actifs, le cas échéant.
• Introduire une demande d’évaluation et d’élimination des articles inutilisables dès leur signalement.
• Commencer l’évaluation de l’article nécessitant une réparation et en assurer le suivi jusqu’à la réparation.
• S’assurer que l’élimination des articles est approuvée et documentée et que la documentation est partagée avec la direction pour communication ultérieure au bureau logistique.
• Soutenir la direction pour organiser des contrôles ponctuels et un inventaire complet.
• Avant de soumettre la demande d’assurance, examiner la liste des articles y afférents et s’assurer que les demandes sont accompagnées de toutes les pièces justificatives requises.
• Agir au nom du service des actifs lorsque cela est demandé.
• Effectue d’autres activités liées à la gestion des actifs comme indiqué. Prévention de la fraude
• S’engage à prévenir, détecter, signaler et réduire les risques de fraude, conformément aux politiques et procédures d’IMC, aux règles des donateurs et aux lois et réglementations locales.
• Maintient des systèmes de classement précis, avec des enregistrements documentés et vérifiables des transactions d’approvisionnement et des rapports/suivi.

Effectuer les autres tâches qui lui sont confiées. Les fonctions et responsabilités énumérées dans le présent document sont représentatives de la nature et du volume du travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.

QUALIFICATIONS MINIMALES

• Généralement, un diplôme de baccalauréat en logistique, chaîne logistique, gestion des transports. Une combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinentes peut être acceptée le cas échéant.
• Généralement, plus de 3 ans d’expérience dans la logistique.
• Bonnes compétences relationnelles et esprit d’équipe.
• Engagement et compréhension des objectifs, valeurs et principes d’IMC.
• Connaissance de MS Office, y compris MS Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
• Capacité à bien s’intégrer et travailler au sein d’équipes multiethniques et multiculturelles.
• Capacité à travailler dans des conditions difficiles, souvent dans des zones reculées, souhaitable.
• Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral
• Diplômes ou cours de formation pertinents.