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POSTE : Adjoint(e) de services communs
Lieu: Ambassade du Canada en République démocratique du Congo
Nombre de postes disponibles: 1
Date de clôture: 21 Janvier, 2024 à 23:59 UTC/GMT +1:00
Résumé des fonctions :
Sous la supervision directe de l’Agent des Services Communs, l’Adjoint(e) des Services Communs fournit des services de soutien administratif dans les domaines suivants : finances et ressources humaines.
Les tâches incluent, mais ne sont pas limitées à :
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- Accomplir diverses fonctions de soutien administratif ayant trait à la comptabilité et aux finances ;
- Saisir et tenir à jour les données dans le Système de gestion financière (SGI/SAP) et faire la saisie des données de paie ;
- Assurer la collecte et la vérification des congés et absences dans le document de gestion des temps pour l’intégration dans le document de paie ;
- Vérifier au préalable et payer les factures de tous les biens et services fournis à la mission ;
- Examiner les transactions financières pour s’assurer qu’elles sont conformes aux politiques et réglementations pertinentes ;
- Exercer les fonctions liées à la gestion de la trésorerie et préparer les documents quotidiens relatifs aux recettes ;
- Aider à la préparation des rapports financiers et stratégiques de la mission (FINSTAT et STRATEGIA) ;
- Intervenir comme personne contact de la mission auprès des équipes finances à la Centrale (SMFF), au bureau régional à Bruxelles (PPSC) et avec Citi banque ;
- Préparer le recouvrement des coûts pour le personnel de la mission – câble, téléphone portable, éducation, soins médicaux, etc. ;
- Assurer des services financiers et conseils auprès des autres gestionnaires et du personnel de la mission ;
- Tenir à jour les pouvoirs de signature ;
- Assumer d’autres tâches, par exemple remplacer les adjoints de la mission durant leurs congés ou autres absences.
Zone de sélection :
Ce poste est ouvert aux candidats internes et externes éligibles à résider et travailler en République Démocratique du Congo, et aux employés occupant un poste indéterminé ou à durée déterminée et aux employés embauchés dans des situations d’urgence à l’ambassade du Canada en République Démocratique du Congo qui remplissent toutes les conditions d’emploi ci-dessous.
Veuillez noter que l’ambassade du Canada en République Démocratique du Congo ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.
Le gouvernement du Canada est un employeur d’égalité des chances et accueille les candidatures des diverses sections de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite, quel que soit leur origine ethnique, religion, sexe, âge, orientation sexuelle, handicap ou n’importe quel autre facteur non pertinent. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d’équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil linguistique* et à l’expérience. Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.
* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.
Études :
Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’éducation et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études.
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- Diplôme d’une université reconnue internationalement ou par le Ministère congolais de l’Enseignement supérieur et universitaire (ESU) dans une discipline pertinente avec une maitrise des finances et de la comptabilité, gestion de la paie ;
- OU une combinaison acceptable* d’éducation, de formation et d’expérience de travail dans un domaine relié au poste.
*Un total de 3 ans ou plus constitue une combinaison acceptable d’éducation et d’expérience pertinente.
Profil linguistique :
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- Maîtrise du français (lecture, écriture, compréhension et expression orale).
- Connaissance fonctionnelle de l’anglais (lecture, écriture, écoute et expression orale).
Expérience :
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- Au moins deux (2) années d’expérience récente* dans la prestation de services de soutien financier et comptable pour de organisations complexes telles que des gouvernements, des organisations multilatérales ou des entreprises privées à grande échelle ;
- Vaste expérience** dans au moins un des domaines suivants : a) planification et gestion budgétaire b) préparation de la paie, c) gestion comptable, d) utilisation système SAP/SGI pour les opérations financières ;
- Expérience dans l’analyse d’informations financières, dans la rédaction de rapports financiers détaillés et dans la formulation de recommandations aux gestionnaires ;
- Expérience dans la préparation de documents financiers pour le paiement et le suivi des budgets ;
- Expérience dans la prestation de conseils et d’orientation aux clients dans un rôle de service à la clientèle de première ligne ;
- Expérience dans l’utilisation de Microsoft Office, y compris Word, Excel et Outlook.
* Le terme « récent » signifie au cours des 5 dernières années.
** Le terme « vaste expérience » signifie qu’une majorité (plus de 75%) de votre temps / effort dans votre position actuelle / précédente est concentrée sur ces domaines. Des tests et des vérifications de références seront effectués pour en confirmer.
EXIGENCES COTÉES
Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.
Connaissances :
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- Connaissance du système de gestion comptable SAP/SGI ;
- Connaissance des procédures de gestion budgétaire ;
- Connaissance des procédures de traitement de la paie ;
- Connaissance et usage des outils de Microsoft Office (Word, Excel et Outlook) avec une très bonne maitrise des tableurs Excel.
Compétences :
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- Communication interactive efficace orale et écrite, incluant la capacité à rédiger des rapports financiers en français ;
- Valeurs et éthique ;
- Accent mis sur le service à la clientèle ;
- Souci du détail et de la qualité.
Capacités :
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- Capacité à travailler dans des délais courts et à gérer le temps/charge de travail efficacement ;
- Capacité à établir et à développer des relations avec des fournisseurs de services financiers;
- Capacité d`analyser de l’information comptable, de planifier et de contribuer à la gestion des finances;
- Habileté à travailler en équipe dans un environnement multiculturel.
Qualifications constituant un atout :
La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.
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- Expérience de travail correspondante dans une représentation diplomatique ou une organisation internationale ;
- Expérience en gestion de caisse.
Exigences opérationnelles :
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- Heures supplémentaires occasionnelles, selon les besoins opérationnels ;
- Heures régulières de travail : 37.5 heures par semaine de 7h30 à 16h00 (sauf les vendredis de 7h30 à 13h00).
Conditions d’emploi :
Les conditions d’emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste.
– Autorisation de travail valide : Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi.
– Vérification de sécurité : Obtenir et conserver une Cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d’emploi.
– Autres conditions d’emploi : Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidats doivent fournir une adresse locale comme preuve de résidence, au pays, ville ou région donnée pour que s’il est sélectionné, celle-ci apparaisse sur la lettre d’offre.
Comment postuler
- Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction « Postuler en ligne ». Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu’une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture.
- Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que; l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV ou votre lettre de présentation, le cas échéant. Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi.
- Vous devez démontrer clairement dans vos réponses aux questions de présélection comment vous satisfaites aux critères d’études et d’expérience essentiels et constituant un atout. Vous devez montrer clairement, à l’aide d’exemples concrets, que vous répondez aux qualifications. Affaires mondiales Canada ne peut formuler aucune hypothèse au sujet de vos études ni de votre expérience. Par conséquent, il ne suffit pas de dire que vous possédez les qualifications requises ni d’énumérer vos responsabilités actuelles. Vous devez plutôt fournir des exemples concrets et détaillés pour expliquer clairement où, quand et comment vous avez acquis cette expérience. Aucune information additionnelle ne sera recherchée au-delà de ce que vous avez soumis dans votre candidature en ligne.
- Les candidats pourraient être demandés de télécharger leur CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents pourraient être utilisés en second lieu afin de valider les réponses fournies aux questions de présélection.
- Les dossiers de candidature qui n’incluent pas tous les documents ou informations demandés ou ne sont pas reçus avant la date de clôture seront rejetés.
- Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à [email protected] avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.
Date limite : 21 janvier 2024