Avis de recrutement : Cordaid recrute un(e) Assistant(e) Logisticien(ne), RDC

Description

Cordaid est une organisation de développement international néerlandaise. Sa mission est de créer des communautés florissantes et autonomes dans les zones touchées par le conflit et les plus fragiles du monde.

POSTE : Assistant(e) Logisticien(ne)

Description du poste

Dans le cadre de la mise en œuvre de ses projets, Cordaid RDC veut recruter deux Assistants (e) Logisticiens(ne) dont un qui sera basé (e) à Goma et l’autre basé (e) à Kinshasa.

L’Assistant (e) Logisticien (ne) aura comme tâche principale l’appui à la gestion quotidienne des opérations du Bureau de son lieu d’affectation.

Les activités opérationnelles englobent une partie de la gestion logistique, de l’administration, la communication et suivi des recommandations des audits dans le but de garantir la conformité aux principes, gérer les risques de manière proactive et diriger les améliorations opérationnelles.

Est aussi responsable de la réalisation des objectifs opérationnels au niveau du Bureau. Encoder les données du log book des véhicules dans le logiciel (sur demande de sa hiérarchie), Assurer le rapportage mensuel des opérations selon le format en vigueur et le rapportage mensuel régulier des inventaires.
Il/Elle sera sous la supervision hiérarchique (technique) du Log Officer Ouest et la supervision fonctionnelle sera assurée par le National Operations Manager.
II/Elle supervise le personnel local engagé dans le domaine de ses responsabilités ainsi que les techniciens de surface.

Responsabilités

1. Gestion des mouvements du personnel national et International :
-Effectue l’achat des billets d’avions pour tout le personnel de Cordaid en RDC avec l’appui circonstanciel des collègues en province;
-Prépare le rapport des mouvements du personnel à soumettre chaque fin de semaine à son superviseur ;
-Est le point focal avec les agences de voyage nationales et internationales qui ont des relations d’affaires avec Cordaid;
-Prépare le dossier de paiement des billets d’avion et les soumets à la comptabilité dans un délai d’une semaine après réception des factures des agences de voyage;
-Faire le suivi de la consommation des avances payées aux compagnies Congo Air Ways et CAA et assure que les renflouement se fait dans un bref délai pour éviter les retard ou les blocages dans les systèmes;
-S’assure de ne pas acheter des billets sans TDRs.

2. Protocole

-Aviser les agences partenaires de l’arrivée ou du départ des agents de Cordaid afin de leur prise en charge et s’assure de l’effectivité de ladite prise en charge;
-Prépare le paiement des factures des agences en charge des protocoles, partenaires de Cordaid, dans un délai raisonnable et s’assure que les factures sont transmises à la comptabilité dans les 7 jours après leurs réception par ses soins;
-Assiste son superviseur dans les démarches d’obtention des visas de toute catégorie ou encore dans l’obtention des passeports;
-Participe, en compagnie du département de passation des marchés de l’organisation des événements divers dans la ville de Kinshasa ou là où sa hiérarchie lui indiquera;
-Pour le compte du département, participe activement à la planification des grands événements organisés par Cordaid ou un de ses projets à Kinshasa.

3. Logistique Base

-Assure la gestion du jour au jour des bureaux de Cordaid à Kinshasa ainsi que les appartements payés directement par Cordaid à Kinshasa;
-Assure la tenue des contrats des beaux signés entre Cordaid et ses bailleurs qu’il s’agisse des bureaux, appartements résidentiels ou encore les entrepôts;
-Coordonner et superviser les travaux d’entretien bureau et enclos;
-Faire le suivi de travaux de jardinier ménager et femme de ménage.
-Faire le contrôle spontané dans les différents bureaux.

4. Communication

Est responsable d’achat des crédits pour le personnel de Cordaid en RDC qu’il s’agisse des forfaits des données ou des crédits d’appels.
Est responsable des paiements des factures des compagnies de communication aussitôt que les factures sont reçues. S’assure que les demandes de paiement sont déposées aux finances dans un intervalle de 7 jours après réception des factures par ses soins;
S’assure qu’il n’y a pas des doublons dans la liste de staff avant l’achat des crédits et vérifie que le staff ayant quitté Cordaid ne figurent pas sur ladite liste.

5. Administration et Ressources Humaines

– S’assure que les membres de son équipe font leurs plans de performance au début de chaque année;
-Effectue des évaluation formelles (deux fois l’an) et informelle (à chaque instant qu’il le faut) de membres de son équipe;
-Propose des formations pour le renforcement des capacités des membres de son équipe selon le besoin de Cordaid;
S’assure de l’archivage électronique sur sharepoint et sur l’ordinateur de tout le travail qu’il effectue.

Engagement général

L’Assistant (e) Logisticien (ne):
S’engage à respecter le R.E., le code de conduite et les politiques de Cordaid:
a) Politique sur la Sécurité et la Sureté ;
b) Cadre d’Intégrité;
c) Code de Conduite pour le staff et les partenaires ;
d) Politique de sauvegarde ;
e) Conflit d’intérêt ;
f) Politique sur la fraude (corruption/Anti-corruption, détournement des biens et argents,
g) Politique de lutte contre le terrorisme et blanchissement d’argent ;
h) Whistler blower Policy:
S’engage à assurer la mise en œuvre optimale des politiques de Cordaid dans le cadre de son travail ;
Est disponible/flexible pour effectuer toute autre tâche ponctuelle jugée utile par son supérieur direct ou par Cordaid.

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