Organisation mondiale de la santé (OMS) recrute un Assistant WR aux Seychelles.
OBJECTIFS DU PROGRAMME
L’équipe de pays est chargée de promouvoir la coopération technique, de stimuler l’intérêt et de coordonner l’aide au développement sanitaire sur la base des stratégies mondiales et régionales et des directives de l’OMS. Il est également chargé de contribuer à la collecte, à l’analyse et à la diffusion de l’information sur la santé.
DESCRIPTION DES DEVOIRS
1.Fournir un soutien administratif à tous les agents du cluster du Bureau de gestion supérieure (SMO). 2. Soutenir diverses correspondances basées sur l’orientation du WR et de l’OA dans le cluster SMO ; finaliser les documents nécessaires conformément aux styles de l’OMS et du département et vérifier la langue, la grammaire et l’exactitude avant de les soumettre pour approbation et signature ; 3. Organiser la préparation administrative des réunions internes et externes, y compris la préparation des plans d’affaires dans GSM/Oracle, des lettres d’invitation. , estimations de coûts et demandes de déplacement ; aider à la préparation des documents; envoyer du matériel et assurer la liaison avec les participants et les autres personnes impliquées ; 4. Analyser la correspondance et les demandes reçues, mettre en évidence les documents entrants et joindre des informations générales et identifier les domaines nécessitant une action de la part d’OA, en attirant l’attention sur les questions importantes. Planifier les réunions des administrateurs du programme, selon les horaires et les besoins ; rédiger les procès-verbaux des réunions et assurer le suivi des questions nécessitant une action afin de garantir une réponse rapide aux demandes de l’OMS ;5. Obtenir les documents d’information pour les réunions, séminaires, ateliers, etc. auxquels participent les Administrateurs du Programme, vérifier leur disponibilité et s’assurer qu’ils disposent des dossiers et documents d’information appropriés ;6. Veiller à ce que les rapports et documents techniques soient conformes aux normes, règles, pratiques, procédures et styles d’édition de l’OMS et les corriger si nécessaire avant de les soumettre à la signature du Représentant.7. Utiliser les outils de suivi appropriés, surveiller et garantir le respect des délais et des délais, ainsi que la correspondance et les demandes sont analysées et traitées dans les meilleurs délais ;8. Utilisez GSM pour préparer les demandes de voyages officiels des administrateurs du programme. Effectuer les réservations de vols et d’hôtels, préparer les dossiers de voyage et gérer d’autres questions connexes sur demande ; 9. Collaborer et interagir avec les assistants de programme des autres clusters pour le soutien administratif lié aux fonctions transversales des agents techniques du SMO dont le travail est de nature transversale. dix. Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins ou les directives, y compris le soutien à l’administration et au bureau du représentant.
QUALIFICATIONS REQUISES
Éducation
Essentiel : Diplôme d’études secondaires suivi d’une formation administrative et/ou gestion.
Souhaitable :
Expérience
Essentiel : 8 années d’expérience dans un poste de soutien administratif dans une institution publique ou privée reconnue.
Souhaitable : Une expérience dans des postes de soutien administratif au sein de l’OMS ou d’une autre agence des Nations Unies est un atout. Une expérience des systèmes basés sur Oracle ou sur un autre système de type ERP est un atout.
Compétences
Le titulaire du poste fera preuve de maîtrise ; actualiser ses connaissances dans l’utilisation de la bureautique moderne par le biais de cours internes, sur le tas ou d’autoformation. Il / elle se tient au courant des changements dans les procédures et pratiques, les règles et réglementations, la structure organisationnelle, au sein du bureau de pays, du groupe organique et de l’OMS, pour être en mesure de briefer et d’expliquer les procédures aux autres membres du personnel.
Date limite : 20 octobre 2023