Association des Volontaires pour le Service International recherche un(e) Responsable des opérations au Sierra Leone basé à Freetown.

Objectif du poste :

L’OM assure l’efficience et l’efficacité de toutes les opérations dans le pays. Elle/il supervise et coordonne les opérations et l’administration quotidiennes de l’organisation et est chargé de planifier, d’exécuter, de superviser et de réglementer toutes les activités liées aux finances, à la logistique et à la sécurité. Elle/il a pour rôle de renforcer les capacités opérationnelles de l’organisation et de formuler des politiques qui assurent le respect (responsabilité) des procédures internes d’AVSI, et selon celles fournies par les bailleurs de fonds. Ce rôle comprend la supervision directe de la planification financière, des prévisions, de la répartition du budget et de la gestion de l’équipe des opérations. Le responsable des opérations exécute chaque activité conformément au code d’éthique conformément à la mission, aux valeurs et à la méthode d’AVSI et partage la culture organisationnelle avec ses collègues, les bénéficiaires,

Principales responsabilités :

Conformité : garantir la conformité des opérations avec les politiques d’AVSI et les lois locales, y compris la loi sur les ONG, les taxes et toute autre loi locale applicable, en fournissant un cadre pour une mise en œuvre efficace des politiques.
Gestion opérationnelle : maintenir l’efficacité et l’efficience opérationnelles de l’organisation, en soutenant et en favorisant la croissance du personnel, en fournissant à l’équipe des conseils techniques, en améliorant la qualité interne, la coordination et les flux de travail. Coordonner les activités des bureaux de pays sur le terrain d’opération et assurer une mise à jour et un alignement constants avec les bureaux régionaux/sièges.
Développement du programme : Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre de l’orientation et de la stratégie du programme du pays dans tous les aspects liés aux opérations.

Tâches principales:

Conformité:

Se conformer et soutenir la mise en œuvre de toutes les procédures et directives et assurer le respect en fournissant un cadre pour une mise en œuvre efficace des politiques.
S’assurer que tous les projets adhèrent aux systèmes et procédures d’AVSI (administratifs, financiers et logistiques) afin que les fonctions de support efficaces et efficientes contribuent à l’amélioration de la qualité du programme.
Veiller à ce que la mise en œuvre du projet réponde aux exigences de conformité des donateurs.
Soutenir les équipes AVSI dans la mise en œuvre de programmes de qualité grâce à la coordination, aux conseils, au partage d’informations et à l’analyse.
En collaboration avec le personnel de l’administration, des finances et de la logistique, fournir aux coordonnateurs de projet le soutien nécessaire pour garantir que les systèmes/procédures administratives, financières et logistiques AVSI appropriées sont en place, entretenus et respectés afin que toutes les fonctions de soutien soient exercées de manière efficace et efficiente.
Garantir la conformité d’AVSI à toutes les exigences légales et bureaucratiques du pays.
Assurer le respect des politiques d’AVSI et des lois locales, y compris le droit des ONG, les taxes et toute autre loi locale applicable, en fournissant un cadre pour une mise en œuvre efficace des politiques concernant les opérations.
Exercer un contrôle budgétaire précis et garantir que la gestion financière sur les sites de projet est conforme aux propositions de projet pertinentes.
Superviser la révision/les réalignements des budgets à soumettre aux donateurs et fournir des conseils et une assistance si nécessaire.

Gestion opérationnelle

Assurer l’élaboration et la mise en œuvre de plans départementaux annuels (finances et administration, logistique) conformément au plan annuel du pays et mesurer les performances par rapport aux indicateurs clés.
Travailler en étroite collaboration avec le directeur pays, la logistique, les responsables administratifs ainsi que les responsables de programme pour garantir une mise en œuvre de qualité du programme.
garantir que des systèmes appropriés de gestion, d’administration, de logistique, de finance et de communication sont en place et suivis.
Coordonner les activités et maintenir un flux de communication continu entre les bureaux extérieurs et le bureau de pays.
Soutenir les sites de terrain dans la préparation en temps opportun des dépenses projetées chaque mois (gestion du livre de caisse) et discuter/analyser la planification financière et les rapports mensuels.
S’assurer que des systèmes de suivi sont en place et que des examens/audits du projet sont effectués périodiquement en collaboration avec l’équipe, le directeur pays, les parties prenantes locales et les partenaires du projet.
Grâce à des visites régulières sur le terrain et à une bonne communication avec les sites de terrain, fournir des conseils techniques judicieux sur les aspects opérationnels de la gestion du projet, c’est-à-dire la logistique, les finances et l’administration.
Fournir des conseils sur les processus internes pour les contrôles internes, les approbations, le suivi des dépenses et les ajustements budgétaires conformément aux besoins opérationnels et programmatiques et aux exigences des donateurs.
Améliorer l’efficience et l’efficacité du service opérationnel, en améliorant la séparation des tâches, du travail et des flux de communication.
Renforcer les capacités du personnel administratif/logistique grâce à des formations ad hoc et sur le tas
Soutenir la coordination entre les opérations et les autres départements pour assurer l’alignement.
S’engager activement dans la résolution de problèmes grâce à des solutions éclairées et innovantes
Veiller à ce qu’un aperçu des dépenses du projet et des rapports financiers soit maintenu.
Toute autre tâche identifiée par le superviseur

Développement de programmes

Sous la direction du directeur pays, jouer un rôle clé dans la définition/le développement ainsi que dans la mise en œuvre de la politique et de l’orientation stratégique du programme pays.
Contribuer de manière proactive au développement et à la stratégie du programme
Veiller à ce que toutes les autorités compétentes soient incluses dans la planification et la mise en œuvre des projets, le cas échéant.
Élaborer des plans, des propositions et des budgets pour de nouveaux projets/extensions de projets en collaboration avec l’équipe concernée et le personnel financier.

Exigence essentielle :

Éducation:

Diplôme universitaire en administration des affaires, en économie ou équivalent.

L’expérience professionnelle:

au moins 3 ans d’expérience dans un contexte de développement/humanitaire, de préférence dans un poste opérationnel.

Compétences et expériences requises :

Au moins 5 ans d’expérience dans le secteur finance/comptabilité/administration;
Maîtrise des logiciels informatiques standards (logiciel comptable);
Fortes capacités de gestion et de planification financière;
Compétences en leadership et en formation;
Compétences en gestion d’entreprise et en organisation;
Capacités de gestion des audits externes.

Association des Volontaires pour le Service International recherche un(e) Responsable des opérations au Sierra Leone basé à Freetown.