Avis d’appel à candidature : PAM recrute un Agent d’administration à Freetown, Sierra Leone.

Ces emplois se trouvent dans les bureaux de pays (CO), les bureaux régionaux (RB) et le siège (HQ). Les titulaires de postes dans ce domaine relèvent généralement du directeur national/adjoint ou de la personne désignée. Les titulaires de poste dans les bureaux régionaux ou au siège relèvent généralement du directeur régional/division adjoint ou de la personne désignée. Les titulaires du poste opèrent avec un degré élevé d’indépendance et gèrent du personnel plus jeune pour garantir que les objectifs administratifs sont pleinement atteints. Ils sont fortement impliqués dans les activités quotidiennes et le travail d’analyse.

OBJECTIF DU TRAVAIL

Contribuer à la planification quotidienne et à la fourniture de services administratifs de qualité, axés sur le client et offrant un bon rapport qualité-prix, qui permettent au personnel des opérations dans les pays/emplacements de fournir une aide alimentaire aux bénéficiaires, conformément à la stratégie du PAM.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS (non exhaustives)

1. Contribuer et mettre en œuvre les plans nationaux/régionaux du PAM, y compris les processus administratifs, alignés sur les stratégies et politiques régionales et plus larges du PAM pour faciliter un service administratif efficient et efficace.
2. Élaborer des plans annuels, contribuer aux stratégies à long terme et aux améliorations des politiques, des systèmes et des procédures pour garantir que les services fournis soutiennent les objectifs stratégiques du PAM et sont conformes aux politiques, normes, réglementations et processus de l’entreprise.
3. Effectuer une analyse de données complexe pour fournir à la direction et aux clients des informations et des rapports précis pour une planification et une prise de décision efficaces.
4. Gérer les ressources existantes dans le domaine de responsabilité (par exemple, installations gérées par le PAM, gestion des actifs et des voyages, etc.) et estimer les nouveaux besoins visant l’efficacité, la rentabilité et la rapidité des opérations et des services.
5. Faciliter la conformité des services fournis (par exemple, installations gérées par le PAM, gestion des actifs et des voyages, etc.) avec la politique de l’entreprise en matière de sécurité et de santé au travail et contribuer à la fourniture de recommandations à la direction sur les améliorations/changements.
6. Soutenir une culture de durabilité environnementale dans l’ensemble du PAM en donnant l’exemple d’actions qui favorisent la durabilité dans toutes les activités administratives.
7. Guider et superviser le personnel plus junior, en agissant comme point de référence et en les soutenant avec des analyses et des requêtes plus complexes.
8. Construire et maintenir le partenariat avec les parties prenantes du PAM, d’autres agences des Nations Unies et les bureaux des gouvernements locaux.
9. Soutenir le renforcement des capacités du personnel et des partenaires du PAM à travers l’organisation ou la conception de formations, d’ateliers, d’interactions quotidiennes, etc. pour une fourniture efficace et efficiente de l’assistance alimentaire aux bénéficiaires.
10. Suivre les pratiques standard de préparation aux situations d’urgence pour garantir que le PAM est en mesure de réagir rapidement et de déployer la nourriture et les ressources nécessaires dans les zones touchées dès le début de la crise.
11. Autre au besoin.

CAPACITÉS ORGANISATIONNELLES DE BASE DES 4P

But

• Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Comprend les objectifs stratégiques du PAM et le lien avec ses propres objectifs de travail.
• Être une force de changement positif : Adapte avec flexibilité les contributions individuelles pour s’adapter aux changements d’orientation des superviseurs et aux changements internes/externes (tels que l’évolution des besoins des bénéficiaires, les nouvelles exigences des partenaires).
•  Rendre la mission inspirante pour notre équipe : reconnaît et partage avec les membres de l’équipe la manière dont les contributions individuelles sont liées à la mission du PAM.
•  Rendre notre mission visible dans les actions quotidiennes : fixe ses propres objectifs en adéquation avec les opérations globales du PAM et est capable de communiquer ce lien aux autres.

Personnes

• Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens : évaluer ses propres forces et faiblesses pour accroître la conscience de soi, et les inclure dans les conversations sur ses propres besoins de développement.
•  Créer une culture inclusive : participe à un dialogue ouvert et valorise les opinions diverses des autres, quels que soient leur origine, leur culture, leur expérience ou leur affectation au pays.
•  Soyez un coach et fournissez des commentaires constructifs : recherche de manière proactive des commentaires et du coaching pour renforcer la confiance, développer et améliorer les compétences individuelles.
•  Créer un esprit « Je le ferai »/« Nous le ferons » : Participe à la réalisation des activités et des objectifs de l’équipe face à des circonstances difficiles.

Performance

• Encourager l’innovation et les solutions créatives : montre la volonté d’explorer et d’expérimenter de nouvelles idées et approches dans son propre travail.
•  Se concentrer sur l’obtention de résultats : fournit systématiquement des résultats dans le cadre de son travail individuel, dans les délais, dans les limites du budget et sans erreurs.
•  Prendre des engagements et respecter ses engagements : s’engage à respecter les responsabilités individuelles face aux priorités nationales ou fonctionnelles en constante évolution.
•  Être décisif : prend des décisions rationnelles concernant des activités individuelles face à des circonstances incertaines, y compris en période d’ambiguïté concernant les informations ou les directives du gestionnaire.

Partenariat

• Connectez-vous et partagez entre les unités du PAM : cherche à comprendre et à s’adapter aux priorités et aux styles de travail préférés des équipes internes ou inter-unités.
•  Établir des partenariats externes solides : démontrer une capacité à comprendre et à répondre de manière appropriée aux besoins des partenaires externes et/ou à les faire remonter.
•  Être politiquement agile et adaptable : Démontrer une attitude informée et professionnelle envers les partenaires et parties prenantes internes et externes.
•  Soyez clair sur la valeur que le PAM apporte aux partenariats : fournit un soutien opérationnel aux analyses et évaluations qui quantifient et démontrent la valeur unique du PAM en tant que partenaire.