Avis de recrutement : FAO recrute un Assistant opérations/programmes à Mogadishu en Somalie.
Orientation technique
Le travail du titulaire a une incidence sur l’exécution rapide et efficace du programme de l’unité de travail immédiate.
Tâches et responsabilités
Le titulaire devra :
• Fournir un soutien dans le travail quotidien lié aux activités du projet conformément aux plans de travail approuvés.
• Sur instruction du superviseur, préparer une grande variété d’actions administratives nécessaires à la mise en œuvre en temps opportun des projets, y compris les actions de recrutement, les calendriers d’information et l’achat d’équipements, de travaux et de services ainsi que l’accord de partenariat (LoA et LoU) et les autorisations de voyage.
• Maintenir à jour les dossiers de base requis pour la mise en œuvre du projet et les dossiers de référence sur les directives et les procédures relatives au travail des opérations sur le terrain ; concilier les registres opérationnels avec les autres registres d’entreprise de l’organisation.
• Assurer la liaison avec le personnel de terrain sur toutes les questions administratives et opérationnelles, comme demandé.
• Aider le responsable des opérations à assurer l’exhaustivité et la qualité des données et de la documentation dans le système d’information sur la gestion du programme de terrain (FPMIS) pour tous les projets de terrain dans le pays, y compris les propositions en cours tout au long du cycle de projet.
• Soutenir le suivi de la situation financière (budget, prévisions de trésorerie et répartition des dépenses) des projets, assurer une bonne gestion du budget du projet et aider à la préparation des révisions de projet/budget au besoin.
• Soutenir tout ce qui concerne l’ouverture/l’achèvement/la clôture des projets sur le terrain, y compris la levée des PR/PO dans le GRMS et l’identification et le suivi des arriérés et les exigences de suivi du projet en ce qui concerne la clôture du PO et le transfert d’équipement vers et depuis le partenaire/homologue institution.
• Assister le responsable des opérations dans les systèmes financiers/opérationnels de la FAO, y compris FPMIS/GRMS.
• Préparer des rapports analytiques et financiers sur la performance financière du projet à la demande du responsable des opérations.
• Suivi de l’apurement des engagements en attente et nettoyage général du suivi des engagements pour faciliter la clôture du projet.
• Soutenir l’examen du rapport et des états financiers finaux, des factures, de la liste de tous les documents justificatifs soumis par le partenaire d’exécution et compiler les rapports d’évaluation des prestataires de services en vue de la compensation du paiement final de la LOA.
• Analyser et examiner de manière critique les paiements pour s’assurer qu’ils sont conformes aux bons de commande et aux contrats.
• Traiter tous les paiements provisoires et finaux de la LOA après l’approbation et la réception des rapports dans le GRMS.
• Soutien à la planification des formations/ateliers et de toutes les activités liées aux voyages.
• Préparer des rapports de livraison opérationnels mensuels à partir du FPMIS.
• Effectuer d’autres tâches connexes assignées.
LES CANDIDATS SERONT ÉVALUÉS PAR RAPPORT À CE QUI SUIT
Exigences minimales
• Diplôme universitaire en administration, finance ou toute discipline pertinente d’une institution réputée.
• Au moins 2 ans d’expérience pertinente en administration et/ou finances, programme, travail de soutien de projet.
• Une connaissance pratique (niveau C) de la langue officielle de la FAO utilisée pour la communication dans le pays (anglais) et une connaissance pratique de la ou des langues locales sont requises.
• Ressortissant somalien.