Organisation Internationale de la Migration recrute un assistant administratif en Somalie.

 

 

 

 

 

Sous la supervision générale du coordonnateur principal du programme (stabilisation communautaire) et sous la supervision directe du responsable national (administration CSU), l’unité cherche à recruter un assistant administratif. Le candidat retenu sera chargé de fournir un soutien administratif à l’administration du CSU, notamment en soulevant les demandes de voyage, les formulaires de demande d’achat, les demandes de remboursement des frais de déplacement, les paiements des fournisseurs, en aidant les autres collègues de l’administration à suivre toutes les tâches en cours, parmi de nombreuses autres tâches, et basé à Mogadiscio. .

Fonctions/responsabilités principales :

  1. Effectuer les tâches administratives au sein du bureau, y compris toutes les tâches requises en matière d’approvisionnement et de finances.
  2. Surveiller les stocks de fournitures de bureau et signaler le niveau des stocks pour les réapprovisionnements au responsable du programme national (administration du CSU) et aux assistants administratifs principaux (tels que les imprimantes, l’encre d’imprimante, le papier d’impression, les ordinateurs portables, les tables et les bureaux, etc.)
  3. Préparer une feuille de calcul de mise à jour mensuelle pour toutes les tâches administratives et la soumettre au responsable du programme national (administration du CSU) et aux assistants administratifs principaux.
  4. Scanner et traiter les paiements des fournisseurs via le système OIPA pour tous les paiements de l’unité de stabilisation communautaire générés par les sous-bureaux et à Mogadiscio.
  5. Vérifier les factures conformément aux processus et approbations établis de l’organisation, y compris tous les paiements des partenaires de mise en œuvre.
  6. Soutenir et suivre les demandes d’autorisation de voyage et de demandes de remboursement de frais de voyage de chaque membre du personnel pour qu’elles soient déposées et complétées dans les délais.
  7. Mettre en place et maintenir une base de données interne, un système de classement, stocker et gérer les données et informations pertinentes pour la portée des activités du programme/projet.
  8. Aider à la mise en œuvre des tâches administratives du projet/programme, y compris l’organisation de réunions, d’ateliers, de formations, de conférences, etc.
  9. Effectuer le suivi du processus d’approvisionnement et des documentations ; Étape par étape depuis la phase d’acquisition, les entrées du système PRF, jusqu’à la livraison des biens/services.
  10. Fournir une formation sur les tâches administratives au nouveau personnel sur demande.
  11. Effectuer toutes les tâches qui peuvent lui être confiées.

Qualifications et expérience requises

Éducation

  • Diplôme universitaire, de préférence en sciences sociales, en administration des affaires ou dans un domaine connexe, délivré par un établissement universitaire accrédité avec au moins deux ans d’expérience professionnelle pertinente ; ou,
  • Diplôme d’études secondaires complété dans les domaines ci-dessus avec trois ou quatre années d’expérience professionnelle pertinente.

Expérience

  • Compréhension approfondie des processus, règles et réglementations administratives et financières de l’OIM.
  • Excellentes compétences en communication et en négociation.
  • Capacité démontrée à maintenir l’intégrité dans l’exercice des responsabilités assignées.
  • Capacité à porter une attention particulière aux détails, à prendre des initiatives et à travailler avec un minimum de supervision.
  • Connaissance de l’utilisation du matériel de bureau et excellente connaissance de Microsoft Windows. Une expérience préalable dans l’utilisation de SAP est un avantage supplémentaire.

Compétences

  • Connaissance de l’utilisation du matériel de bureau et excellente connaissance de Microsoft Windows. Une expérience préalable dans l’utilisation de SAP est un avantage supplémentaire.
  • Excellentes compétences en communication et en négociation.

Langues

  • La maîtrise de l’anglais et de la Somalie est requise. Une connaissance pratique de l’arabe est souhaitable.

Les candidats intéressés doivent soumettre un CV et une lettre de motivation indiquant le numéro d’avis spécial de vacance (numéro SVN), le titre du poste et le lieu d’affectation avec trois références professionnelles et leurs contacts (e-mail et téléphone) à : [email protected].

Période de publication : Du 20 septembre 2023 au 3 octobre 2023.