ACTED recrute un responsable logistique, Soudan – Khartoum

Depuis 1993, en tant qu’organisation non gouvernementale internationale, ACTED s’est engagée dans l’aide humanitaire immédiate pour soutenir les personnes en situation d’urgence et protéger la dignité des personnes, tout en co-créant des opportunités à plus long terme pour une croissance durable et la réalisation du potentiel des personnes.
ACTED s’efforce de répondre aux crises humanitaires et de renforcer la résilience, de promouvoir une croissance inclusive et durable, de co-construire une gouvernance efficace et de soutenir la construction de la société civile dans le monde entier en investissant dans les personnes et leur potentiel.
Nous faisons le dernier kilomètre : La mission d’ACTED est de sauver des vies et d’aider les populations à répondre à leurs besoins dans les zones difficiles d’accès. Avec une équipe de 4 600 employés nationaux et 400 employés internationaux, ACTED est active dans 37 pays et met en œuvre plus de 500 projets par an, touchant plus de 14 millions de bénéficiaires.

ACTED Soudan

En réponse à la situation d’urgence au Soudan, ACTED recrute.
Vous serez en charge de
1. de la gestion de la chaîne d’approvisionnement

  • Approvisionnement : Assurer que tout besoin soit livré selon le chronogramme défini, les standards de qualité demandés, et le scénario d’approvisionnement approprié;
  • Pour tout achat, vous garantissez la conformité de la sélection des fournisseurs et de la documentation associée selon les directives d’ACTED et des donateurs;
  • Développer la capacité d’approvisionnement dans le pays et dans la région, et maintenir une base de données de fournisseurs en conséquence;
  • Coordonner le cycle d’approvisionnement dans le pays avec toutes les parties prenantes (programme, finance, coordination, fournisseurs, etc.) depuis la planification, la signature du contrat; jusqu’à l’achèvement de la livraison ; le CLM senior organise notamment les sessions du comité d’approvisionnement ;
  • Assurer la disponibilité constante des fournitures/services/travaux courants tels que le carburant, la papeterie, les moyens de transport, etc. par le biais notamment de contrats cadres ;
  • Gérer la traçabilité et la réconciliation entre les commandes, les contrats et les livraisons, et assurer la liaison avec les services financiers pour la résolution des problèmes ;
  • Stocks & livraisons : Assurer un réseau de stockage approprié & des normes de gestion des stocks à travers le pays ;
    Identifier et régler les entrepôts/espaces de stockage en fonction des besoins ;
  • S’assurer que les moyens de transport des marchandises sont sécurisés en fonction des besoins ;
  • Coordonner et suivre les livraisons et assurer une liaison efficace avec les fournisseurs pour la résolution des problèmes ;
  • Maintenir une information régulière à travers les équipes sur les niveaux de stock et les délais prévus ;
  • Gérer les inventaires périodiques, la liquidation des stocks et les enquêtes sur les écarts.
  1. gestion logistique transversale
  • Flotte et transport : Déployer des moyens de transport efficaces à travers le pays ;
  • Anticiper les besoins en véhicules et assurer la liaison avec le Directeur national (adjoint) et le Directeur financier national pour prévoir les budgets en conséquence ;
  • Maintenir des outils efficaces de planification mensuelle, hebdomadaire et quotidienne et de suivi des mouvements ;
  • Identifier des sociétés de transport externes fiables ;
  • Contrôler et optimiser les coûts de la flotte ;
  • Coordonner un cadre de maintenance efficace dans tout le pays (en termes d’opérations comme en termes de coûts) ;
  • S’assurer que les exigences administratives sont respectées vis-à-vis des douanes et de toute autre autorité locale lors du transport de marchandises/personnel ;
  • Organiser régulièrement des formations et des remises à niveau pour les conducteurs ;
  • Carburant : gérer l’approvisionnement en carburant à travers le pays ; anticiper et atténuer les risques liés à l’approvisionnement en carburant, y compris les exigences de qualité ;
  • Actifs : déployer un plan efficace d’allocation et de maintenance des actifs dans tout le pays ;
  • Anticiper les besoins en actifs et assurer la liaison avec le Directeur national (adjoint) et le Directeur financier national pour prévoir les budgets en conséquence ;
  • Maintenir un inventaire à jour des actifs, y compris l’étiquetage approprié des actifs ; enquêter et documenter toute perte ou dommage ;
  • Gérer des inventaires aléatoires des actifs pour vérifier la fiabilité du suivi mensuel des actifs, et prendre les mesures correctives nécessaires ;
  • Gérer les plans de maintenance des actifs, contrôler et optimiser les coûts associés ;
  • Organiser régulièrement des formations et des remises à niveau pour le personnel (utilisation correcte des ordinateurs et des radios, installation et utilisation des générateurs, etc 😉 ;
  • Gérer les dons, l’obsolescence et les remplacements des actifs au fil du temps, conformément aux réglementations internes et externes ;
  • Locaux : Assurer des conditions de travail et de vie correctes pour tout le personnel dans chaque local, à tout moment, en maintenant une approche efficace des services généraux ;
  • Identifier et choisir les locaux (bureaux, pensions et entrepôts) en fonction de critères géographiques, opérationnels, sécuritaires et financiers, en étroite collaboration avec le Directeur et le Responsable financier du pays ;
  • Coordonner les inventaires mensuels des autres biens ;
  • S’assurer que les directives de sécurité et de sûreté sont appliquées dans les locaux ;
  • Communication et gestion informatique : ** Déployer un plan informatique efficace à travers le pays basé sur les standards mondiaux d’ACTED ;
  • Anticiper les besoins en communication et en informatique et assurer la liaison avec le Directeur (adjoint) du pays et le Directeur financier du pays pour prévoir les budgets en conséquence ;
  • Contrôler et optimiser les coûts de communication et d’informatique ;
  • S’assurer que les exigences administratives sont respectées vis-à-vis des autorités locales pour les moyens de communication utilisés ;
  • Assurer la sauvegarde mensuelle des données (serveur, ordinateur,etc) ;
  • Garantir l’application des normes de sécurité informatique et gérer les crises dans le pays en étroite collaboration avec le siège si nécessaire ;
  • Organiser des formations et des remises à niveau régulières du personnel informatique.

3.conformité et transparence

  • S’assurer que le manuel logistique d’ACTED est appliqué dans le pays et que les exigences spécifiques des donateurs en matière de logistique et d’approvisionnement sont respectées ;
  • Appliquer une politique de tolérance zéro en matière de corruption et assurer l’adhésion au Code de Conduite d’ACTED et à la politique anti-fraude ;
  • Coordonner le reporting logistique TITANIC sur une base mensuelle, et s’assurer de la fiabilité et de la pertinence des données rapportées ;
  • Organiser un planning de 6 mois pour les visites sur le terrain avec des ToRs clairs, incluant des vérifications ad hoc et un rapport écrit après chaque visite ;
  • Organiser des formations régulières pour le personnel logistique et des mises à jour en interne sur les procédures d’ACTED, les leçons apprises, les FAQ, etc. à travers des ateliers ou des visites sur le terrain ;
  • Capitaliser les leçons apprises à travers des mémos, des modules de formation, etc. pour une amélioration continue de la conformité logistique dans le pays ;
  • Suivre et mettre à jour le rapport d’audit interne et externe pour la logistique ;
  • Assurer un flux de documents logistiques précis et opportuns en liaison avec les autres départements du FLAT .

4.Leadership

  • Mettre à jour l’organigramme du département logistique en fonction du développement de la mission ;
  • Planifier et conduire les recrutements et évaluations du personnel logistique ; former et renforcer les capacités du personnel logistique dans le pays ; identifier le personnel à potentiel et contribuer à la stratégie de mobilité interne ;
  • Toujours promouvoir activement des articulations fortes et structurées avec toutes les équipes pour toutes les opérations logistiques (programme et finances en particulier) ;
  • Gérer les relations avec les partenaires de mise en œuvre sur les aspects logistiques tels que les achats, la gestion des stocks et des actifs, les rapports logistiques. En particulier, s’assurer de la révision exhaustive et en temps voulu de la documentation logistique des partenaires d’exécution ;
  • Représenter ACTED auprès des réseaux logistiques et de communication pertinents, en établissant activement des relations pertinentes (cluster logistique, etc.) ;
  • Participer activement aux réunions de coordination au niveau national en rendant compte des progrès et des risques ;
  • Contribuer aux propositions, budgets et rapports des donateurs ;
  • Contribuer à la planification de la réponse d’urgence et aux efforts de planification d’urgence pour les besoins et l’exécution de la logistique et de l’approvisionnement ;

Expériences / Formation

  • Au moins 2 à 3 ans d’expérience professionnelle dans des environnements peu sûrs ;
  • Expérience approfondie de la gestion et des procédures de logistique et/ou de sécurité ;
  • Compétences démontrées en matière de communication et d’organisation ;
  • Capacité à former, mobiliser et gérer du personnel international et national ;
  • Flexibilité et capacité à effectuer plusieurs tâches sous pression ;
  • Capacité à bien travailler dans des environnements sécuritaires instables et changeant fréquemment ;
  • Capacité avérée à travailler de manière créative et indépendante, tant sur le terrain qu’au bureau ;
  • Maîtrise avancée de l’anglais écrit et parlé ;

Salaire

  • Salaire défini par la grille salariale d’ACTED en fonction du niveau d’éducation, de l’expertise, du niveau de sécurité et de l’expérience ;
  • Allocation de subsistance de 300 USD
  • Logement et nourriture fournis dans la maison d’hôtes d’ACTED / ou allocation de logement (selon la durée du contrat et le pays d’affectation) ;
  • Billets d’avion aller et retour + Visa pris en charge par ACTED
  • Fourniture d’une assurance médicale et d’une assurance rapatriement

Envoyez votre candidature (CV et lettre de motivation) ici .