Institut international de gestion de l’eau (IWMI) recrute un Agent de soutien aux programmes au Sri Lanka.

DEVOIRS ET RESPONSABILITÉS:

• Assurer la coordination efficace des horaires du SPD en tenant des agendas et en organisant les rendez-vous, les réunions et les conférences téléphoniques.
• Assurer la liaison avec le service administratif et organiser tous les voyages conformément aux politiques de l’IWMI, y compris les visas, l’hébergement et la préparation des itinéraires, ainsi que la réclamation des dépenses en temps opportun. Aider à gérer et superviser la charge de travail des SPD, ce qui comprend la liaison avec les gestionnaires de portefeuille respectifs, les RGL, les chercheurs et les représentants nationaux.
• Exécuter des fonctions budgétaires de base, y compris le rapprochement des données et du budget, la création de demandes d’achat et de bons de commande sur le système ERP, la validation des frais de déplacement si nécessaire et le suivi de l’utilisation du budget pour les projets spécifiques au SPD.
• Gérer le traitement des contrats de conseil, y compris l’organisation de la facturation et des paiements, pour garantir le bon déroulement du processus pour les projets spécifiques au SPD.
• Fournir un soutien au recrutement de consultants, à la préparation de la documentation pour la présélection et au traitement des modifications de contrat, ainsi qu’à l’organisation et à la liquidation d’ateliers et d’événements de renforcement des capacités pour les projets spécifiques au SPD.
• Assurer une bonne communication et coordination avec les autres chercheurs et les cadres supérieurs de l’IWMI.
• Aider à organiser des ateliers, à préparer les invitations, les certificats et les documents, et à organiser la logistique pour les participants aux projets spécifiques au SPD.
• Aider à la préparation et à l’édition des documents internes à soumettre au Conseil des gouverneurs/comités de l’IWMI pour le Directeur général/Directeur général adjoint – Recherche pour le développement, selon les besoins.
• Aider à la préparation et à la soumission des formulaires de demande d’achat/bon de commande, des formulaires Microsoft Flow et d’autres documents au nom du SPD, selon les besoins, conformément aux politiques de l’IWMI.
• Assurer la liaison avec d’autres départements et programmes au sein de l’IWMI, collecter, compiler et analyser les informations et données pertinentes pour la production de statistiques/rapports de routine et/ou ad hoc, selon les instructions, sur les performances et les profils des programmes stratégiques respectifs.
• Editer et formater les documents à soumettre à l’unité des publications de l’IWMI et aux partenaires externes.
• Gérer la correspondance et les demandes internes/externes, y compris la rédaction des réponses pour examen, la transmission pour action au sein de l’équipe et l’interface avec d’autres SP pour garantir que des mesures de suivi sont prises en temps opportun.
• Organiser des initiatives de formation et de sensibilisation pour le personnel et les clients du programme stratégique.
• Effectuer toute autre tâche administrative et/ou de support requise par les SPD dans le cadre de cette fonction.