Opportunité de carrière : L’ONG Plan International recrute un Assistant Achats (H/F), N’Djamena, Tchad

 

 

Plan International est présent au Tchad depuis 2024 avec un bureau de coordination à N’Djamena et un bureau terrain à Adré. L’organisation travaille en étroite collaboration avec des ONG locales et des organisations communautaires afin de garantir une réponse efficace et adaptée aux besoins des populations vulnérables. Grâce à son expérience et à son engagement auprès des communautés, notamment à travers des programmes d’éducation et protection de l’enfant en situation d’urgence, Plan International Tchad met en œuvre des interventions combinant l’humanitaire et le développement selon une approche nexus.

Face à la crise des réfugiés soudanais, Plan International Tchad est particulièrement bien positionné pour apporter une réponse adaptée aux besoins des enfants, des adolescents et des femmes, en renforçant les actions de protection, d’éducation et de résilience. S’appuyant sur les stratégies régionales pour l’Afrique de l’Ouest et Centrale, l’organisation met en œuvre des programmes pour accompagner les populations affectées, en coordination avec les acteurs humanitaires et les autorités locales.

Dans l’objectif de renforcer nos effectifs et mieux soutenir nos activités, nous recherchons des candidats.es engagés.es et motivés.es pour pourvoir le poste d’un.e Assistant.e Achat

Intitulé du poste : Assistant.e Achat

Nombre de poste : 01

Durée et nature du contrat:  CDD 1 an Renouvelable selon la performance et la disponibilité financière

Lieu de travail : N’Djamena

Date de clôture  :  25/07/2025

Les candidatures féminines sont fortement encouragées

RAISON D’ETRE DU POSTE

Cette fonction est requise pour doter Plan International Tchad d’un Assistant Achat qui appuiera le Supply Chain Coordinator dans la gestion des demandes de biens et services aussi bien au titre du Flex Fund que sur les subventions conformément aux plans d’achats et dans le respect des procédures internes et/ou des donateurs. En particulier, le(la) titulaire de cette fonction s’occupera des achats.

DIMENSIONS DU POSTE

Cette position n’a pas de rôle de supervision

  • Appuyer à la planification des achats et à la gestion du répertoire des prestataires agréés
  • Appuyer le Supply Chain Coordinator dans les processus de sélection des fournisseurs et prestataires de services
  • Elaborer les bons de commande et contrats, suivre l’exécution des marchés de fourniture de biens et services et introduire les demandes de paiement des fournisseurs ou prestataires
  • Faciliter les échanges avec les prestataires
  • Archiver de manière appropriée les dossiers d’achat
  • Exécuter toute autre tâche que lui confiera son superviseur

RESPONSABILITÉS

  1. Appuyer à la planification des achats et à la gestion du répertoire des prestataires agréés
    • Assurer la collecte des besoins annuels d’achats en vue de leur consolidation ;
    • Participer, sous la supervision du Supply Chain Coordinator, au regroupement par nature des acquisitions envisagées, à l’identification des stratégies et modes d’achat et à l’échelonnement dans le temps des étapes du cycle d’achat ;
    • Participer, selon la même démarche, à l’actualisation du plan consolidé d’achat ;
    • Réceptionner les demandes d’agrément et procéder à leur classement dans l’ordre de réception ;
    • Participer au processus d’agrément de fournisseurs ;
    • Appuyer à l’évaluation des fournisseurs et à la gestion de la performance des fournisseurs
  2. Appuyer le Supply Chain Coordinator dans les processus de sélection des fournisseurs et prestataires de services
    • Réceptionner les demandes d’achat de biens et services, contrôler leur recevabilité et faire des observations aux demandeurs en vue d’avoir les détails nécessaires au traitement de ces demandes d’achats
    • Elaborer les dossiers de consultation (demande de cotations, dossier d’appel d’offres, demandes de propositions, etc.) ;
    • S’assurer de la transmission, par les moyens appropriés (transmission par courriel, courrier ou retrait contre décharge, avec ou sans publication d’avis selon le cas) des documents de sollicitation d’offres ;
    • Vérifier les registres de dépôt des cotations, offres, propositions ou manifestations d’intérêt ;
    • Participer à l’évaluation des offres, propositions ou manifestations d’intérêt ;
    • Assurer la vérification de la disponibilité budgétaire avant la soumission à approbation des rapports d’évaluation signés par les membres du Comité de Sélection.
  1. Elaborer les bons de commande et contrats, faire le suivi de l’exécution des marchés de fourniture de biens et introduire les demandes de paiement des fournisseurs
    • Elaborer les lettres de notification, les bons de commande et contrats ;
    • Assurer le rôle de point focal de l’exécution des marchés pour les achats non spéciaux (marchés de fourniture et de service pour lesquels un spécialiste de Plan n’est pas désigné) ;
    • Rassembler la documentation requise pour le paiement des prestations suivies (réquisition, bon de commande/contrat, facture, bordereau de livraison, etc.) pour la préparation d’un dossier de paiement et assurer la vérification de leur présence au moyen de la checklist existante ;
    • Préparer les demandes de paiement et les transmettre à la Comptabilité contre décharge ;
    • Archiver les copies des dossiers de paiement : joindre une copie de la facture et du BL à la copie du bon de commande pour archivage).
  1. Faciliter les échanges avec les prestataires
    • S’assurer que les fournisseurs et prestataires à qui les documents de sollicitation des offres sont envoyées les ont effectivement reçus
    • Consulter quotidiennement la boîte électronique dédiée aux achats et s’assurer que les messages en provenance des prestataires sont lus, affectés à qui de droit et que les réponses idoines y sont apportées chaque fois que nécessaire ;
    • Assurer, de manière professionnelle, les échanges avec les fournisseurs et prestataires dans le cadre des demandes d’éclaircissement et/ou de l’exécution des marchés.
  2. Archiver les dossiers d’achat
    • Assurer un archivage professionnel, physique et numérique des dossiers d’achat (demandes d’achats, avis ou lettres d’invitation, registres de retrait et de dépôts, offres, procès-verbal d’ouverture, rapport d’évaluation, contrat ou bon de commande, procès-verbaux de réception, bordereaux de livraison ou rapports d’exécution)
    • Tenir une base de données informatisée des dossiers archivés précisant les numéros de référence et localisations des dossiers ;
    • Faciliter les missions d’audit en mettant à disposition les dossiers d’achats à auditer.
  • Responsabilités par rapport à la protection des enfants
  • Réaliser à intervalles réguliers des séances de rappel, avec le support du/de la Child Protection Advisor, pour son staff afin que ces derniers puissent être plus sensibles aux questions relatives à la protection des enfants ;
  • Assurer une participation sécurisée des enfants, des adolescents et des jeunes dans les activités les impliquant au nom de Plan International y compris avec les medias ou les donateurs en procédant a une analyse de risques ;
  • Agir d’une façon responsable pour protéger les enfants avec qui Plan International entre en contact y compris dans les interactions que ces derniers peuvent avoir avec les medias, célébrités, consultants ou partenaires de Plan International ;
  • Contribuer à l’évaluation des progrès de Plan International en matière de Protection de l’enfant au regard des normes minimales fixées dans la Politique et fournir des données à jour.
  • Responsabilités en situation d’urgence
  • Être disponible pour l’organisation en situation d’urgence ;
  • Prendre Connaissance de son rôle et ses responsabilités dans le plan Ready to Respond à chaque niveau d’alerte et s’y adhérer.
  • Autres Responsabilités :
  • S’assurer que les activités entreprises au nom de Plan International au niveau externe ou interne sont exécutées en conformité avec les buts de l’organisation et avec les politiques et procédures de Plan International ;
  • Exécuter toutes autres tâches assignées par le/la Chef/ffe de Mission, superviseur direct ou leur délégué ;
  • Considérer les approches d’égalité de genre.

RELATIONS DE TRAVAIL CLÉS

  • Communication Interne :
  1. Contact élevé avec le Supply Chain Coordinator et l’Assistante Logistique ;
  2. Relations de travail avec le personnel de Plan International Tchad
  • Communication Externe :
  1. Relations fréquentes avec les Fournisseurs de biens et services.

EXPERTISE TECHNIQUE, COMPETENCES ET CONNAISSANCE

  • Avoir un diplôme universitaire (BAC+3) dans le domaine des achats ou de la logistique
  • Avoir une expérience d’au moins deux (2) ans dans la tenue de responsabilités similaires dans des organisations internationales ou dans des organisations de taille similaire à Plan International Tchad
  • Connaissance des procédures, réglementations et règles en matière de gestion des achats des donateurs internationaux (Banque mondiale ; Fonds mondial, USAID, Union Européenne) ;
  • Haut degré d’intégrité, de transparence, d’équité ;
  • Capacité d’organisation et de priorisation des tâches ;
  • Bonnes aptitudes rédactionnelles
  • Maîtrise de l’outil informatique (Traitement de texte – Word – et tableur – Excel, notamment)
  • Disponibilité et contact facile
  • Excellente capacité de communication orale et écrite en français ; maîtrise de l’arable local (la connaissance de l’anglais serait un atout).

LES VALEURS DE PLAN INTERNATIONAL EN PRATIQUE

Nous sommes ouverts et responsables

  • Promouvoir une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les parrains et les donateurs.
  • Être soi-même redevable et tenir les autres redevables pour atteindre les standards les plus élevés d’intégrité.
  • Être cohérent et juste dans la manière de traiter les gens.
  • Être honnête sur les erreurs et désireux d’apprendre de nos erreurs.
  • Assurer notre redevabilité que nous sommes une organisation sûre pour tous les enfants, les filles et les jeunes.

Nous œuvrons pour un impact durable

  • Articuler un objectif clair pour le personnel et définir des attentes élevées.
  • Créer un climat d’amélioration continue, ouvert au défi et aux nouvelles idées.
  • Concentrer les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact sur le long terme, en réponse aux changements de priorités ou de crises.
  • Se baser sur les évidences et évaluer notre efficacité.

Nous travaillons bien ensemble

  • Chercher des résultats constructifs, être à l’écoute les autres et accepter de faire des compromis quand c’est approprié.
  • Établir des relations constructives à travers Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
  • Développer des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
  • S’engager et bien travailler avec les autres hors de l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.

Nous sommes inclusifs et habilitants

  • Favoriser une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les parties prenantes.
  • Respecter tout le monde, apprécier les différences et remettre en question les inégalités dans nos programmes et notre milieu de travail.
  • Aider les enfants, les filles et les jeunes à accroître leur confiance et à changer leur vie.
  • Permettre à notre personnel de donner le meilleur de lui-même et de développer son potentiel

Durant tout le processus de recrutement Plan International n’exige aucun frais auprès de nos candidiats.es

 

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