FHI 360 recrute une Assistante administrative et logistique à Ndola en Zambie.

 

 

 

 

Devoirs et responsabilités

  • Assurer le soutien de secrétariat (traitement de texte, production de rapports et de documents, classement, etc.) pour le personnel du projet, tel que assigné.
  • Préparer les procès-verbaux des réunions et assurer le suivi auprès des membres du personnel pour les mesures à prendre.
  • Planifier des réunions et organiser des réunions pour le projet selon les besoins (par exemple, planification des salles de conférence, logistique).
  • Préparer des documents, des rapports et des documents d’information pour les consultants, le personnel et les clients.
  • Veiller à ce que la documentation et les rapports soient suivis régulièrement.
  • Établit et maintient des dossiers, prépare des rapports, des présentations et des graphiques pour le personnel du projet.
  • Aider le superviseur et le personnel concerné à prendre des rendez-vous et à organiser la logistique des réunions.
  • Aider le superviseur et le personnel concerné à organiser la logistique de voyage du personnel de FHI 360, des consultants et du personnel en visite, y compris les arrangements d’hôtel, les transferts depuis l’aéroport et l’hôtel, etc.
  • Maintenir l’inventaire du projet et effectuer des inspections d’inventaire
  • Soutenir les processus d’approvisionnement – ​​pour les voyages, les matériaux et les services
  • Collecte et livraison du courrier
  • Assurer le bon déroulement des opérations de transport, y compris la gestion des demandes de déplacement, des affectations de véhicules, du calendrier et des demandes de transport, des journaux d’entretien des véhicules, de l’immatriculation des véhicules et des permis requis.
  • Effectuer d’autres tâches assignées.

Qualifications et exigences

  • Le candidat retenu sera titulaire d’un diplôme en administration des affaires ou dans tout autre domaine pertinent. Un diplôme universitaire sera un atout supplémentaire.
  • 2 à 3 ans d’expérience dans un domaine connexe sont préférables.
  • Une réussite démontrée dans des environnements multiculturels est requise.
  • Une capacité démontrée en tant qu’esprit d’équipe, d’excellentes compétences en communication et de solides aptitudes informatiques dans les applications Microsoft Office, telles que Word, Excel et PowerPoint, sont requises.
  • Une expérience préalable de travail au sein d’une ONG est un plus.

Date limite : 05 novembre 2023

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