Malaria Consortium recrute un(e) Adjoint(e) administratif(ve) à N’Djamena, au Tchad
Présentation de Malaria Consortium
Fondé en 2003, Malaria Consortium est l’une des principales organisations à but non lucratif spécialisées dans la prévention, le contrôle et le traitement du paludisme et d’autres maladies transmissibles auprès des populations vulnérables et défavorisées.
L’organisation intervient également dans les domaines de la santé infantile et des maladies tropicales négligées. Elle travaille en Afrique et en Asie avec les communautés, les gouvernements, les institutions universitaires ainsi que les organisations locales et internationales afin d’améliorer la prestation des services de santé grâce à des interventions fondées sur des données probantes.
Ses principaux domaines d’expertise comprennent :
- la prévention, le diagnostic et le traitement des maladies ;
- le contrôle et l’élimination des maladies ;
- le renforcement des systèmes de santé ;
- la recherche, le suivi et l’évaluation ;
- la communication pour le changement de comportement ;
- le plaidoyer et l’élaboration de politiques aux niveaux national et international.
Contexte du poste au Tchad
Le bureau de Malaria Consortium au Tchad, basé à N’Djamena, constitue le centre névralgique des programmes de l’organisation dans le pays. Il soutient notamment la mise en œuvre de la chimioprévention saisonnière du paludisme (CSP) dans plusieurs districts sanitaires.
Les interventions de l’organisation comprennent notamment le soutien aux politiques nationales ainsi que la mise en œuvre de programmes dans les domaines de la lutte contre le paludisme, de la nutrition et de certaines maladies tropicales négligées.
Mission de l’Adjoint(e) administratif(ve)
L’Adjoint(e) administratif(ve) contribue au bon fonctionnement administratif du bureau national et apporte un soutien essentiel aux équipes des ressources humaines (RH) et du programme.
La personne recrutée participera notamment à la gestion administrative, à la coordination logistique, à la gestion des dossiers du personnel et à la mise en œuvre des processus RH, dans le respect des politiques et procédures de Malaria Consortium.
Le poste exige rigueur, autonomie, sens de l’organisation, discrétion et respect strict de la confidentialité des informations traitées.
Principales responsabilités
Soutien administratif – 40 %
- Gérer la réception, le classement et la distribution du courrier ainsi que les communications internes et externes.
- Gérer les appels, les visiteurs et les rendez-vous officiels.
- Assurer la planification logistique des réunions et ateliers internes.
- Faciliter l’accès des visiteurs aux bureaux en collaboration avec le service de sécurité.
- Veiller à la propreté, à la fonctionnalité et au bon entretien des locaux.
Gestion des fournitures et soutien logistique – 30 %
- Gérer les fournitures et le matériel de bureau et veiller à leur bonne utilisation.
- Suivre les paiements des factures d’eau, d’électricité, d’Internet et autres services.
- Organiser la logistique des missions et déplacements : réservations, visas, accueil, etc.
- Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs.
Soutien aux ressources humaines – 30 %
- Appuyer la mise à jour et la constitution des dossiers individuels du personnel, sous formats physique et numérique.
- Participer à la planification et à la logistique des recrutements : publication des offres, invitations, tests, entretiens, etc.
- Contribuer à l’organisation et au suivi de l’intégration et de la formation du personnel.
- Appuyer le suivi des présences, congés et absences.
- Préparer les correspondances RH, certificats et documents administratifs destinés au personnel.
- Contribuer au suivi du bien-être du personnel et à l’organisation des événements internes.
- Appuyer la mise en œuvre des initiatives RH, notamment les évaluations de performance, les formations et la mobilisation du personnel.
- Garantir la confidentialité des données et informations relatives aux employés.
Profil recherché
Qualifications et expérience requises
- Diplôme en administration, gestion des ressources humaines, secrétariat ou dans une discipline connexe.
- Au moins deux ans d’expérience en administration de bureau ou en ressources humaines.
- Expérience dans l’utilisation d’un système d’information.
- Expérience significative dans un poste de soutien administratif.
Expériences souhaitables
- Expérience au sein d’une organisation non gouvernementale internationale (ONG).
- Expérience en réseautage et en établissement de relations de travail solides.
- Connaissance des problématiques de gestion des ressources humaines au sein des ONG internationales.
- Expérience en amélioration des processus.
Compétences professionnelles recherchées
La personne candidate doit notamment :
- être capable de garantir la confidentialité des informations relatives aux ressources humaines ;
- être autonome, organisée et capable de prendre des initiatives avec un minimum de supervision ;
- avoir un excellent sens du détail et de solides compétences administratives ;
- maîtriser les logiciels Microsoft Office, Outlook et SharePoint ;
- avoir une excellente maîtrise du français, à l’écrit comme à l’oral ;
- disposer de bonnes connaissances en anglais, qui constituent un atout ;
- faire preuve de flexibilité dans l’exécution des tâches ;
- adopter un comportement professionnel et mature.