Union Africaine recrute un Secrétaire général adjoint chargé des finances, de l’administration et des ressources humaines (PAP) en Afrique du Sud.

Objectif du poste

Assurer le leadership stratégique de la supervision et de la gestion globales du département Finances, administration et ressources humaines.

Principales fonctions

•    Superviser la gestion des finances, de l’administration, de la gestion et du développement des ressources humaines du PAP ;
•    Diriger le développement et la mise en œuvre des stratégies, politiques et plans internes de gestion de l’institution, des finances, de l’administration et des ressources humaines ;
•    Examiner régulièrement les processus et les procédures et recommander les changements appropriés pour améliorer la performance du personnel et de l’organisation, conformément aux meilleures pratiques et aux règles et procédures pertinentes de l’UA ;
•    S’assurer que les besoins en ressources humaines, la budgétisation, la gestion de la performance, l’assurance qualité, la discipline, les formations et le développement sont conformes aux règles et procédures pertinentes de l’UA ;
•    Superviser la préparation du plan de travail annuel du Département et procéder à l’évaluation de la performance du personnel sous sa supervision ;
•    Établir et maintenir de bonnes relations de travail avec toutes les divisions et unités du Département, ainsi qu’avec les autres bureaux et départements du PAP ;
•    Assumer une responsabilité directe du développement et la mise en œuvre de stratégies de mobilisation des ressources, de génération de revenus et de gestion des investissements du PAP ;
•    Collaborer directement avec les auditeurs, les fonctionnaires chargés des services juridiques et les partenaires financiers.

Responsabilités spécifiques

Services administratifs
•    Coordonner les activités du Département Finances, Administration et Gestion des ressources humaines, en fournissant des conseils appropriés en matière de gestion, de logistique et d’administration, nécessaires à la réalisation du mandat du PAP ;
•    Assurer l’élaboration et la mise en œuvre de cadres, de systèmes et de politiques pour la gestion des services administratifs du PAP, conformément aux règles et règlements de l’UA, aux manuels et aux politiques de l’UA ;
•    Analyser et passer en revue les processus et les méthodes de travail et recommander des changements de procédures et de politiques au Greffier du Parlement, afin d’améliorer le déroulement des activités ;
•    Diriger la préparation et la mise en œuvre du budget administratif en veillant à son utilisation efficace et efficiente ;
•    Donner des conseils sur le cadre, les systèmes, les politiques et les lignes directrices efficaces en matière de passation de marchés et veiller à leur mise en œuvre ;
•    Conseiller sur le protocole, s’assurer de son respect et fournir des services protocolaires et logistiques aux parties prenantes et au personnel du PAP ;
•    Conseiller et mettre en œuvre l’accord relatif aux privilèges et immunités conclu avec le pays hôte en ce qui concerne le PAP et son personnel ;
•    Assurer la fourniture de services de gestion des installations et de services de sécurité de qualité ;
•    Assurer l’élaboration et la mise en œuvre d’un cadre, d’un système et de politiques efficaces en matière de TI ;
•    Mettre en œuvre les accords contractuels signés par le PAP.

Gestion financière
•    Diriger toutes les activités financières, y compris la comptabilité des ressources, la budgétisation, la paie, la production de rapports financiers et la gestion du contrôle interne, la gestion des flux de trésorerie, les prévisions, la planification financière à court et à long terme, et la production de rapports conformément aux cadres de l’UA ;
•    Assurer la préparation des budgets du PAP, des rapports d’exécution budgétaire, des rapports financiers, y compris les états financiers trimestriels et annuels en temps voulu, et en conformité avec les principes comptables généralement admis et les lignes directrices de l’UA ;
•    S’assurer de la préparation des rapports d’exécution budgétaire et de leur soumission en temps voulu à l’UA et aux partenaires au développement ;
•    Assurer la mise en place d’un système efficace de gestion et d’établissement de rapports sur la performance financière, qui fournit des informations actualisées pour les supérieurs hiérarchiques et des rapports réguliers pour le Président et le Bureau, et qui garantisse le respect des exigences statutaires en matière de rapports ;
•    Développer et mettre en œuvre un système et des politiques efficaces et efficients de gestion des subventions, y compris le financement des projets, et s’assurer du versement en temps voulu des fonds engagés et du respect des lignes directrices du PAP en matière de gestion financière ;
•    Diriger le développement et la gestion d’un cadre institutionnel pour la mise en œuvre des politiques, systèmes, processus et procédures budgétaires et financières du PAP, conformément aux politiques, règlementations et contrôles financiers de l’UA.

Gestion des ressources humaines
•    Développer et mettre en œuvre une stratégie globale en matière de ressources humaines (RH) et un système administratif, en veillant à l’alignement sur la vision et les objectifs stratégiques du PAP et sur les règles et règlements de l’UA ;
•    Conseiller la direction générale et entreprendre la mise en œuvre des politiques et procédures en matière de RH ;
•    Conseiller le Greffier du Parlement et le personnel de manière claire et sincère sur les questions de RH, assurer un travail d’équipe et promouvoir un environnement interne positif au sein du PAP ;
•    Veiller à ce que le PAP soit une institution qui respecte la parité homme-femme et qui attire et fidélise un personnel hautement compétent, multiculturel, multilingue possédant les qualifications, les aptitudes, les compétences et les dispositions nécessaires à la mise en œuvre complète et réussie de ses activités ;
•    Conseiller le Greffier du Parlement sur la mise en place d’une structure organisationnelle efficace qui soutient les activités générales du PAP ;
•    Travailler en étroite collaboration avec le Chef des RH pour gérer les relations avec le personnel et fournir des conseils pour le traitement des griefs du personnel ;
•    Développer et mettre en œuvre un système efficace de gestion de la performance qui associe la performance institutionnelle à la performance individuelle ;
•    S’acquitter de tout autre tâche qui pourrait lui être confiée par le Greffier du PAP.

Formations universitaires et expériences requises

•    Le candidat doit être titulaire d’un Master en finance, gestion des ressources humaines, administration publique ou gestion d’entreprise, avec une expérience professionnelle pertinente de quatorze (14) ans dans le domaine de la finance, de l’administration ou de la gestion/développement des ressources humaines dans des organisations internationales ou des parlements nationaux et/ou supranationaux, dont sept (7) ans à des postes de direction et quatre (4) ans à des postes de cadre supérieur.

Les candidatures doivent être déposées au plus tard le 7 Septembre 2023 à 23h59 GMT+3.

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