Humanité et Inclusion recrute un(e) chargé(e) services support basé à bol province du lac, Tchad

Titre du poste Chargé(e)  Services Support
Durée du contrat 06 mois  
Salaire En fonction de la grille salariale HI
Lieu Bol

Présentation de l’ONG :

« Indignés face à l’injustice que vivent les personnes handicapées et les populations vulnérables, nous aspirons à un monde solidaire et inclusif, où toutes les différences nous enrichissent et où chacun peut vivre debout.

 Le réseau Handicap International change de nom et devient « Humanité & Inclusion ».

HI, Humanité & Inclusion est une organisation de solidarité internationale indépendante et impartiale, qui intervient dans les situations de pauvreté, d’exclusion, de conflits et de catastrophes. Œuvrant aux côtés des personnes handicapées et des populations vulnérables, elle agit et témoigne, pour répondre à leurs besoins essentiels, pour améliorer leurs conditions de vie et promouvoir le respect de leur dignité et de leurs droits fondamentaux.

Présente dans 63 pays, HI met en œuvre des activités au service des populations vulnérables, des populations réfugiées, déplacées et sinistrées, des personnes victimes de blessures et des populations exposées au danger des armes, munitions et engins explosifs. »

Humanité & Inclusion est composée de différentes directions :

  • 5 Directions Géographiques ;
  • 4 Directions Techniques ;
  • 1 Direction d’urgence.

Pour plus d’information sur l’association : http://www.hi.org

Présentation du programme :

Humanité & Inclusion (HI) est présent au Tchad de façon discontinue depuis les années 1990. HI intervient à N’Djamena et dans le Borkou (Nord), l’Ennedi (Nord Est), à Moundou (Sud) et au Lac Tchad (Ouest).

Les principaux secteurs d’intervention actuels sont les suivants :

  • L’action contre les mines incluant les enquêtes techniques et non techniques, l’éducation aux risques, le déminage, et la dépollution ;
  • La réadaptation fonctionnelle (kinésithérapie, orthopédie, appareillage) ;
  • L’éducation inclusive ;
  • L’insertion socio-économique des ménages les plus vulnérables notamment à travers le développement d’AGR, et la formation professionnelle ;
  • Le développement local inclusif et l’appui à la solidarité communautaire ;
  • Les projets HI mis en œuvre au Tchad sont actuellement financés par l’Union Européenne, ECHO, la DDC (Coopération Suisse) et l’AFD (Agence Française de Développement).

La stratégie de HI dans le pays pour 2020 est de poursuivre le développement du Programme à la fois en termes de réponses d’urgence et de projets de développement, ceci en s’appuyant sur ses « cœurs de métier » (l’assistance aux personnes vulnérables dont les personnes handicapées, l’éducation inclusive, l’action contre les mines, la réadaptation physique…) tout en étendant son panel de secteurs pour répondre aux besoins réels et en cherchant des solutions innovantes et pérennes pour le développement socio-économique des plus vulnérables au Tchad.

HI Tchad souhaite en particulier renforcer sa position au sein des bailleurs et du groupe des partenaires techniques et financiers de l’éducation afin de continuer le plaidoyer en faveur de plus d’inclusion et de développer des outils et des nouveaux projets permettant d’améliorer l’accès à une éducation inclusive de qualité pour les enfants du Tchad.

Protection des bénéficiaires :

Niveau 2 : le titulaire du poste aura des contacts avec des enfants ou/et des adultes vulnérables soit fréquemment (par exemple une fois par semaine ou plus), soit régulièrement (par exemple quatre jours dans un mois ou plus ou pendant la nuit) parce qu’il travaille dans le cadre de programmes nationaux, ou parce qu’il visite des programmes nationaux, ou parce qu’il est responsable d’application du processus de recrutement ; par conséquent, la vérification du casier judiciaire sera nécessaire (au niveau “standard” en France ou à un niveau équivalent dans d’autres pays).

Enjeux du poste :

Basé (e) à Bol, le/la Chargé Services Support devra être capable d’assurer la bonne gestion administrative, financière et sera garant de la gestion logistique de la base de Bol, dans le respect des obligations légales de HI.

Il consacrera 60% de son temps à l’Administration et 40% à la logistique.

Hiérarchie : Sous la responsabilité hiérarchique du Manager Finances Ndjamena et en lien fonctionnel avec l’Area Manager de la base de Bol.

Taches et responsabilités :

COMPTABILITE ET FINANCE

Responsabilité 1 : Trésorerie

  • Sous la supervision du Manager Finances Ndjamena et en collaboration avec l’Area Manager Bol, mettre en place les outils HI de gestion de la trésorerie pour la base de Bol ;
  • Participer à la sensibilisation/formation et à assurer l’application des procédures liées à la gestion de la trésorerie au sein de l’équipe Terrain ;
  • Compiler les demandes de trésorerie des responsables budgétaires et des sites ;
  • Préparer le prévisionnel mensuel de trésorerie des besoins de structure et projets ;
  • Vérifier quotidiennement la gestion de la trésorerie  (livres de bord,  avances,  banques et caisses) dans le respect des procédures internes et du cadre légal ;
  • Assurer l’archivage des documents de trésorerie ;
  • Valider les inventaires de caisse hebdomadaires et mensuels ; vérifier la concordance avec la comptabilité et les livres de bord ;
  • Appliquer et contrôler la mise en œuvre de la procédure d’engagement des dépenses. Former/sensibiliser le personnel sur la procédure selon les besoins ;
  • Mettre en place et valider la gestion des livres de bord et caisses dans le respect des procédures internes et du cadre légal.

Responsabilité 2 : Comptabilité

  • Sous la supervision du Manager Finances Ndjamena, mettre en place les outils de comptabilité HI sur la nouvelle base de Bol ;
  • Veiller à l’application des procédures comptables ;
  • Garantir l’archivage des copies des pièces (courant, dossiers permanents…) ;
  • Assurer l’envoi des pièces comptables à la coordination ;
  • Assurer la bonne tenue de la comptabilité sur la base, dans les délais et des procédures s’appliquant à HI ;
  • Contrôler l’établissement des comptes nationaux (si nécessaire) ;
  • Contrôler  la comptabilité (validité, qualité et éligibilité des pièces) en fonction des normes HI ;
  • Contrôler les affectations comptables ;
  • vérifier la saisie comptable de manière quotidienne (FS) et Navision fait par le Chargé fin.

Responsabilité 3 : Gestion Financière

  • Mettre à jour le suivi budgétaire en collaboration avec l’Area Manager, les Chefs de Projet et le Responsable Logistique ;
  • Faire des Comptes Rendus mensuels budgétaires et remonter l’information à Manager Financier Ndjamena ;
  • Faire un suivi attentionné sur les affectations ;
  • Alerter le Manager Finances Ndjamena et l’Area manager Bol en cas de possible dépassements / sous-consommations identifiés ;
  • Former/sensibiliser en continue et selon les besoins les responsables de budget à une bonne gestion financière de leur projet ;
  • Effectue le premier draft de budget pour tout nouveau projet et y participe activement ;
  • Effectue le premier draft des reportings bailleurs pour validation du Manager Financier Ndjamena ;
  • Contribue à tout déroulement des audits externes ou internes. 

ADMINISTRATION :

  • Participer au respect des dispositions légales ;
  • Participer à la veille juridique et suivre l’évolution des obligations légales de l’ONG vis-à-vis des administrations tchadiennes ;
  • Assurer le suivi des correspondances entre HI, les autorités Tchadiennes ou tout autre partenaire/collaborateur/fournisseur ;
  • Assurer la gestion des contrats ;
  • Suivre les contrats avec des tiers, en collaboration avec les services projet et logistique ;
  • Suivre les échéances de paiement ;
  • Suivre les échéances de renouvellement des contrats ;
  • Archiver les documents administratifs (numériques et papiers).

Sur les aspects logistiques, le titulaire du poste aura pour responsabilités directes en coordination avec le Manager Logistique :

Responsabilité 4 : Assainir la chaîne d’approvisionnement pour la base de Bol

  • Elabore et ou réceptionne toutes les demandes d’achat afin d’enclencher le processus d’achat conformément aux procédures internes ;
  • S’assure que tous les achats respectent les différents paliers d’achat validés par la coordination ;
  • Assure le classement et l’archivage des dossiers logistiques ;
  • Assure une mise à jour quotidienne ou hebdomadaire du TSA ;
  • Limite les risque de fraude et ou de corruption en maintenant une transparence dans le choix des fournisseurs ;
  • Renseigne de manière hebdomadaire le catalogue des fournisseurs ;
  • S’assure de bien réceptionner les items commandés conformément au bon de commande fournisseur et à la demande faite.

Responsabilité 5 : Sécurise et maintient en bon état les équipements de la base

  • S’assure du suivi régulier du Tableau de suivi des équipements (TSE) et de sa mise à jour ;
  • S’assure que les équipements de la base sont bien utilisés et sécurisés ;
  • S’assure de bien inventorier les nouveaux équipements acquis (codifications, destination, etc.) et d’assurer leur stockage au besoin ;
  • Remonte tout incident en lien avec l’utilisation, la dégradation ou la disparition des équipements.

Responsabilité 6 : Gérer le stock logistique support et les stocks projets

  • Réceptionner les articles et vérifier les quantités et qualité ainsi que la conformité en lien avec les bons de livraison avant de les stocker ;
  • Etablir et tenir à jour la fiche de stock ;
  • Assurer le suivi du stock support et par bailleur de fond et apporter un soin particulier aux dates de péremption des vivres, produits et des intrants susceptibles si il y en a ;
  • Réaliser un inventaire mensuel et effectuer un rapport d’inventaire ;
  • Classer de manière chronologiquement les bons d’entrées et de sorties des articles en stock ;
  • Alerter les commandes en matériel et d’autres intrants selon l’état du stock et les stocks minima définis ;
  • Vérifier, classer et archiver toutes pièces liées à la gestion de stock ;
  • Limiter au maximum les risques de perte.

Responsabilité 7 : Veiller à l’hygiène et à la propreté des stocks supports :

  • Vérifier quotidiennement la propreté du magasin et veiller à ce qu’il soit régulièrement propre et ventilé ;
  • Assurer un suivi de la température et du taux d’humidité ;
  • Vérifier l’état sanitaire des nouveaux produits (absence de parasites) ;
  • Ecarter les produits infectés et reporter au Log Manager ;
  • Mettre en place une protection contre les animaux et insectes nuisibles et appliquer un traitement dès les premiers signes d’infection ;
  • Gérer les cargaisons et les expéditions logistiques à Ndjamena et sur terrain si nécessaire ;
  • Reporter tout problème de qualité et de conformité.

 

Profil :

Formations et expériences :

  • Etre titulaire d’un niveau bac + 2  au moins dans le domaine en Comptabilité, Finances, RH, Logistique ou tout autre diplôme équivalent ;
  • Avoir au moins 1 an d’expérience à un poste similaire (ou expérience équivalente en ONG nécessaire).

Connaissances et compétences requises :

  • Capacité à travailler en équipe ;
  • Bonne capacité rédactionnelle ;
  • Respect des échéances ;
  • Bonne connaissance de l’outil informatique (logiciels Word, Excel, NAVISION-Feuille de saisie uniquement, Outlook, Internet) est indispensable.

Langue :

  • Bonne maîtrise de la langue française (écrit, lu, parlé) et anglais est un atout ;
  • Maîtrise d’au moins d’une langue locale : Arabe local, Kanembu ou Bou douma (indispensable).

Personnalité / Qualités :

  • Honnêteté ;
  • Intégrité ;
  • Rigueur ;
  • Autonomie et flexibilité ;
  • Bonne capacité d’écoute, de communication et de respect de l’autre ;
  • Bonne résistance à la pression et au volume de travail ;
  • Bonne capacité à gérer et à prioriser le travail demandé ;
  • Sens aigu de l’organisation.

 

 

Comment postuler :

Le dossier de candidature doit impérativement comprendre :

  • CV récent, détaillé et signé ;
  • Lettre de motivation ;
  • Certificats de travail ;
  • Copie des diplômes et de la carte d’identité,
  • Coordonnées de 3 personnes de référence (pour les 3 derniers postes occupés).

Les dossiers de candidature font partie intégrante du processus de recrutement de Humanité & Inclusion, et ne seront pas restitués.

Merci d’adresser votre dossier complet au Responsable Log / RH uniquement sur le lien suivant : [email protected]  en mentionnant en objet : « Chargé (e) Services Support -Bol ».

  • Date limite de dépôt des candidatures le 10 Février 2021 à 16H 00.
  • Sachez que tout dossier incomplet ne sera pas considéré.
  • Seuls les candidats présélectionnés seront convoqués pour les tests écrits puis pour les entretiens.

NB : Aucun recrutement chez HI n’est payant durant tout le processus de recrutement.

  • Les candidats en situation de Handicap sont priés de compléter le formulaire sur les besoins spécifiques d’adaptation ci-joint ;
  • Les candidatures féminines et celles des personnes en situation de handicap sont fortement encouragées.

 

Ethique et politique  institutionnelle :

Humanity & Inclusion (HI) promeut et défend les principes de l’égalité des chances et ses politiques. HI a une approche de tolérance zéro à l’égard de tout préjudice ou de toute exploitation d’un adulte ou d’un enfant vulnérable par un membre de notre personnel, nos représentants ou partenaires. Le recrutement pour tous les emplois de HI comprend, en particulier, la vérification du casier judiciaire, en fonction du niveau de risques et la collecte des références pertinentes. La protection de nos bénéficiaires est notre priorité absolue dans tout ce que nous faisons. Toute personne susceptible de représenter HI devra s’engager à adhérer et à respecter les politiques institutionnelles de l’organisation à savoir :

  • Sa Politique de protection des bénéficiaires contre l’exploitation, les abus et le harcèlement sexuel ;
  • Sa Politique de protection de l’enfance ;
  • Sa Politique et son mécanisme de prévention et de lutte contre la fraude et la corruption ;
  • Son Code de conduite.

N’Djamena, le 28 Janvier 2021

Pour Humanité & Inclusion

 

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