Befen recherche un superviseur administration projet, Abala, Niger

 

L’ONG BEFEN (Bien Etre de la Femme et de l’Enfant) au Niger recherche : Un (1) Superviseur Administration Projet Abala (H/F) 

Lieu d’affectation : Abala

Raison d’être du poste :

L’ONG médicale BEFEN (Bien Etre de la Femme et de l’Enfant au Niger) a été créée en 2002 avec pour objectif de «promouvoir le bien être de la femme et de l’enfant au Niger dans les domaines de la santé et de l’éducation». Née de la volonté d’un groupe de médecins de rendre accessibles les soins de santé à la population nigérienne, BEFEN a d’abord intervenu au sein d’une clinique à Niamey puis a choisi à partir de 2009 d’étendre ses activités dans d’autres localités du Niger en partenariat avec l’ONG médicale internationale ALIMA (The Alliance for International Médical Action).

Ainsi, en quelques années BEFEN/ALIMA est devenu la plus importante ONG du Niger et dans la sous-région concernant la prise en charge de la malnutrition aigüe et un acteur incontournable dans la prise en charge des pathologies prioritaires de la mère et de l’enfant (paludisme, diarrhée, IRA …).  L’innovation médicale, la prise en charge hospitalière de qualité pour les cas les plus graves et la prise en charge / diagnostique au sein même des ménages sont pour BEFEN et ALIMA des axes opérationnels essentiels afin d’améliorer sans cesse la pratique de la médecine humanitaire et renforcer le système de santé national. C’est pourquoi BEFEN/ALIMA met en œuvre des programmes médicaux en étroite collaboration avec les équipes cadres de district où elle intervient, à travers la formation médicale du personnel et le renforcement de capacité des districts (fourniture et gestion des intrants, appui aux structures de santé…).

Travailler aujourd’hui avec BEFEN/ALIMA, relevant les défis de santé publique auxquels les populations les plus vulnérables sont confrontées, ouvre de nombreuses perspectives au Niger mais également dans la sous-région et permettra à terme l’intégration des programmes médico – nutritionnels dans le système de santé nigérien.

Présentation du poste  :

Mission principale :

Le financement d’ALIMA dépend principalement de la confiance de ses donateurs institutionnels ainsi que de la transparence de ses procédures et de sa comptabilité.

L e Superviseur Administration est en charge de la gestion administrative et comptable du projet.

Il est le garant du respect des procédures financières.

Responsabilités et tâches :

Gestion administrative et comptable :

  • Suit mensuellement l’échéancier des paiements des impôts et taxes sur les salaires, sur les loyers et les ISB ;
  • S’assure de l’archivage de dossiers des impôts/taxes dans un classeur prévu à cet effet ;
  • Organise l’archivage des documents légaux ou provenant des différentes administrations et le tient à jour ;
  • Est en charge de la gestion comptable sous la supervision de l’Administrateur, dans le respect strict des procédures internes BEFEN/ALIMA ;
  • Signale les incohérences à l’Administrateur ;
  • Suit l’échéancier des contrats cadres (structures, véhicules…) et prestations afférentes (assurances, intendance) et signale les fins de ces contrat à son responsable afin de prendre des dispositions de renouvellement ;
  • Prépare tous les paiements fiscaux obligatoires dans les délais, les soumet à son superviseur pour validation.

Sécurité et disponibilité des fonds :

  • Est responsable de l’argent liquide conservé dans les caisses qui est sous sa responsabilité, veille à ce que ce dernier soit manipulé de manière sûre et correcte, qu’il soit stocké sous clé pendant la journée et remis à l’Administrateur chaque fin de journée ;
  • Planifie l’approvisionnement de sa caisse afin de ne pas être en rupture de fonds ;
  • Surveille les soldes banque disponible sur SAGA, anticipe les besoins.

Gestion quotidienne de la trésorerie

  • Maintient un livre de caisse à jour pour chaque caisse, inscrit immédiatement chaque transaction IN/OUT sans exception dans le livre de caisse, s’assure que le solde des livres de caisse reflète à tout moment le montant réel de l’argent conservé dans les caisses ;
  • Assure un suivi minutieux et correct de toutes les avances (extracomptables), s’assure que l’émission et la clôture des avances sont strictement conformes aux procédures, qu’elles sont rendues dans les délais, justifiées par des factures et ne s’accumulent pas ;
  • Traite les paiements aux fournisseurs de façon stricte mais dans les délais, conformément aux procédures d’achats et de paiements BEFEN/ALIMA pour la mission ;
  • Assure la stricte conformité avec les procédures de contrôle de caisse : livre de caisse mis à jour immédiatement à chaque transaction IN/OUT sans exception, contrôle de caisse quotidien, inventaire de caisse hebdomadaire en présence de son superviseur, y compris réconciliation avec SAGA, en collaboration avec l’Administrateur, réalise et signe un inventaire de caisse complet le dernier jour du mois ;
  • Recherche tout écart de caisse et le signale à l’Administrateur s’il ne peut l’identifier ;
  • Avant tout paiement, s’assure que la pièce est éligible ;
  • S’assure que chaque sortie d’argent est égale à une pièce comptable ;
  • Vérifie et s’assure de la cohérence entre les transferts du coffre vers la petite caisse chaque vendredi ;
  • Planifie ses demandes de liquidités en fonction des besoins quotidiens durant le mois (avances sur salaires, paie de fin de mois, besoins quotidiens – avances opérationnelles et paiement direct –  paiements de contrats de location, achats hebdomadaires…) pour ne pas être en rupture de fonds ;
  • Contribue à la demande de trésorerie mensuelle avec son superviseur ;
  • Signale à son superviseur tout changement opérationnel qui pourrait nécessiter des fonds supplémentaires ;
  • Réceptionne les factures et reçus, s’assure qu’ils sont cohérents et conformes, qu’ils sont validés par le responsable des achats et en accord avec la procédure d’achats en vigueur (TVE) ;
  • Assure le paiement des salaires, primes et perdiems ;
  • Effectue le paiement par les moyens les plus adéquats (espèces, chèques, virements) et s’assure qu’ils sont réceptionnés par le destinataire (tampon, signature…) ;
  • Assure le suivi minutieux des remboursements devant être réclamés et remboursés.

Comptabilité

Comptabilité papier :

  • Est responsable de la qualité des justificatifs : s’assure qu’ils sont strictement conformes aux standards de qualité et aux directives financières BEFEN/ALIMA ;
  • Examine minutieusement chaque justificatif sans exception avant acceptation ;
  • Prépare les bons de transferts, les factures et reçus en pièces comptables : encodage, libellé, date, montant divisé selon les répartitions budgétaires (activités) ;
  • Classe régulièrement les pièces comptables dans les chronos ;
  • Envoie l’extraction SAGA à l’Administrateur tous les vendredis et le dernier jour du mois après les inventaires de caisse, et prend en compte le retour des commentaires de ce dernier sur l’extraction SAGA ;
  • S’assure que toutes les pièces existent  avant la clôture mensuelle ;
  • Traite et valide correctement le journal Vsalaire ;
  • Clôture en collaboration avec son superviseur la comptabilité mensuelle dans les délais ;
  • Photocopie les pièces comptables pour la base et envoie les classeurs originaux en capitale.
  • Effectue le scannage de l’ensemble des pièces comptables
  • Veille à ce que des documents administratifs et financiers soient correctement archivés et classés

Saisie des données électroniques :

Est personnellement responsable de la qualité et de l’exactitude de la saisie des données SAGA pour toutes les caisses et banques dont il/elle a la gestion : s’assure que l’encodage est effectué chaque jour, s’assure de la cohérence avec les reçus, emploie correctement le plan comptable et respecte les directives standards d’encodage pour les descriptions.

Clôture comptable :

  • Réalise, en collaboration avec l’Administrateur, la clôture consolidée mensuelle pour les caisses et banques qu’il/elle gère directement ;
  • Vérifie et prépare tous les documents originaux de la comptabilité mensuelle papier.

Recrutement et induction du personnel :

  • Publie les offres d’emploi (visa ANPE, publication auprès des ONGs, sur internet…) ;
  • Appuie la partie administrative du processus du recrutement (appel à candidature, collecte de CV et PV à remettre au superviseur recruteur, organisation pratique des tests, participation aux entretiens à l’absence du Coordinateur Finances et Ressources Humaines), l’élaboration du rapport final de recrutement sur la base de l’outil de recrutement mis en place ;
  • Prend part au briefing du personnel sur le règlement intérieur et le statut de personnel BEFEN ;
  • Procède à l’inscription des employés à la caisse nationale de sécurité sociale.

Contrat de Travail et suivi :

  • Rédige des nouveaux contrats de travail et les font valider par le Coordinateur Finances et Ressources Humaines ;
  • Fait la compilation et la mise à jour des dossiers des employés ;
  • Crée et/ou actualise le dossier de l’employé et de son salaire dans Homère, avec information nécessaire et/ou saisie des données (identité, contrat de travail, personnes à charge) ;
  • Assure le suivi des congés dans Homère et le planning des réajustements requis ;
  • Alerte le Coordinateur Finances et Ressources Humaines des anomalies constatées dans le dossier du personnel.

 Paiement des salaires, impôts et cotisations sociales :

  • Il saisit les éléments variables du bulletin de paie dans Homère.
  1. Il valide les demandes d’acompte et les enregistre sur Homère ;
  2. Il recueille auprès des responsables l’information sur les présences et note les diverses absences (congés payés, arrêt maladie, congés sans solde,…) ;
  3. Il collecte les fiches d’heures supplémentaires et en vérifie la validité ;
  4. Il saisit ces divers éléments dans le logiciel de paie Homère.
  • Il établit les bulletins de paie mensuels :
  1. Il édite les bulletins et il vérifie que chaque bulletin est correctement établi ;
  2. Il fait contrôler et viser les listings de salaires par le référent technique ;
  3. Il imprime les bulletins et clôture la paie du mois.
  • Il établit les déclarations auprès des organismes collecteurs :
  1. Il prépare les déclarations des sommes versées aux tiers en respectant les échéances prévues ;
  2. Il organise l’archivage des documents légaux ou provenant des différentes administrations et le tient à jour.
  • En fin de contrat, il établit les soldes de tout compte :
  • Il vérifie les droits à congés payés et saisit les éléments variables du salaire dans le logiciel de paie Homère ;
  • Il édite le bulletin de paie, le certificat de travail ;
  • Il fait viser ces éléments et les transmet au salarié.

Gestion RH :

  • S’assure de la présence des descriptions des fonctions mises à jour dans chaque dossier et chaque employé ait lu et signé son profil de poste ;
  • Vérifie que tout le personnel nouvellement embauché bénéficie d’un programme d’induction et intégration dans leur service respectif (orientation au poste) ;
  • Vérifie que les superviseurs et responsables d’activités font les bilans du personnel, donne l’appui nécessaire et produit un rapport des bilans faits au Coordinateur Finances et Ressources Humaines ;
  • Elabore un rapport d’évaluation incluant les besoins de formation exprimés ;
  • Appuie l’organisation pratique des formations ;
  • Est en charge de l’organisation des réunions du personnel mensuel ;
  • Produit le rapport RH mensuel et les documents y afférents : tracking CDD, CDD-TI, CDI, tracking bilan, tracking recrutement.

Participe à la résolution des conflits de travail en collaboration avec les superviseurs, et/ou les coordinateurs

Règles  a respecter :

  • La confidentialité est une règle absolue pour ce poste, il est strictement interdit de divulguer des informations et tout manquement à cette règle sera considéré comme une faute grave et sanctionné conformément aux dispositions du Règlement Intérieur ;
  • Il se doit de faire remonter à son supérieur hiérarchique toute difficulté importante que pourrait rencontrer un employé ;
  • Il doit traiter tous les employés de façon égale, sans favoritisme ou passe-droit accordé pour quelque raison que ce soit.

Dans tous les domaines de son activité, il/elle doit être proactif c’est-à-dire être force de propositions d’amélioration ou d’adaptation. Son superviseur pourra lui demander des tâches complémentaires en cas de nécessité.

Cette description de poste reprend les responsabilités principales inhérentes à ce poste. Il pourra cependant être demandé d’effectuer d’autres tâches que celles listées ci-dessus ainsi qu’une grande flexibilité dans la gestion de sa fonction sans que cela soit considéré comme une modification de contrat.

Profil recherche :

Formation :  BAC + 2 en Finances, Comptabilité ou équivalent

Expériences : Expérience des 2 ans sur un poste de superviseur Administion, RH.en termes d’organisation de travail.

Informatique :

  • Maîtrise du package MS Office (Word, Excel,…) ;
  • Maîtrise exigée de SAGA (logiciel de comptabilité) ;
  • Maîtrise exigée Homère( logiciel de gestion RH).

Langues :

  • Bonne maîtrise du français (lu, écrit, parlé) indispensable ;
  • La langue locale serait  un atout (houssa).

Composition du dossier :

  • Lettre de motivation ;
  • Curriculum vitae avec au moins deux contacts téléphoniques des personnes de référence ;
  • Copies légalisées des diplômes ;
  • Certificat de nationalité ;
  • Extrait de naissance ;
  • Carte ANPE ;
  • Tout autre document susceptible de compléter le dossier (attestation de travail ; lettre de recommandation ; etc…).

Dépôt des dossiers :

Toute personne intéressée par cette annonce devra déposer son dossier de candidature aux bureaux de l’ONG BEFEN, en précisant sur l’enveloppe la mention « Poste Superviseur Administration Projet Abala » à :

  • Dakoro, ancien bureau MSF Belgique, 100 m de la banque BAGR/Dakoro ;
  • Niamey, au quartier Foulani Koira, Rue Fk127, en allant vers CES Kokaranta ;
  • Zinder, au quartier Charé Zamna, ex Bureau de l’ONG GOAL ;
  • Maradi, au quartier Bourja  derrière la  nouvelle tribune ;
  • Abala, derrière école medersa non loin de l’INHCR ;
  • Tchinbaraden.

Vous pouvez aussi postuler en envoyant vos dossiers   de candidature à l’adresse suivante : [email protected].

La clôture de dépôt de dossier  est prévue pour le Dimanche 03 Janvier 2021 à 16h00mn.

Remarques importantes :

  • Les dossiers incomplets ne seront pas traités ;
  • Aucun document original ne doit être mis dans le dossier ;
  • En cas de rejet d’une candidature, celui-ci ne pourra pas être récupérée ;
  • Aucune information ne pourra être transmise quant au rejet de la candidature ni par téléphone, ni par email en raison du grand nombre de candidature ;
  • Seules les candidatures présélectionnées seront contactées pour passer les tests.