Avis à manifestation d’intérêt pour le recrutement d’un Assistant de projets Administratif et financier_ Bruxelles, Belgique.

Sous la supervision du Coordinateur de projet basé à bruxelles, et en lien avec le reste de l’équipe (siège et terrain), le/la Assistant.e de projets sera amené.e à appuyer, sur les plans financier, contractuel et administratif :

Principales missions :

Volet financier :

Suivi financier des projets

• Mise en paiement et suivi des dépenses (traitement différents paiement : prestataires, experts, partenaires…Etc.) relances et enregistrements.
• mise à jour des suivis financiers des projets (journaux de dépenses et journaux d’avances)
• Renseignement du journal de dépenses et fiabilisation de l’information financière (ajout les nouvelles dépenses, retraitement /harmonisation des libellés budgétaires, vérification des formules, vérification de la cohérence des écritures d’inventaire, etc.)
• Réconciliation du journal de dépenses avec le logiciel comptable X3 de manière mensuelle – rapprochement –
• Préparation des audits (internes et externes) et des clôtures financières demandées (annuelles et périodiques), en collaboration avec le CPAF

Gestion des caisses et des comptes bancaires des projets à l’étranger

• Vérifie les journaux de caisse / banque des bureaux terrain
• Consolidation des journaux de caisses et de banques et réalisation des corrections nécessaires ;
• Consolidation et vérification de la conformité des pièces justificatives (factures, reçus, feuilles de temps, etc.)
• Vérification des engagements (contrats de subventions, contrats de prestation, contrats d’expertise, etc.) ;
• Liaison avec le département des affaires financières d’Expertise France.
• Soutien en renfort/appui technique aux comptables terrain.
• Suivi des demandes de trésorerie des comptables terrain
• Suivi des demandes de trésorerie des comptables terrain
• Collecte, vérification et archivage des pièces justificatives

Gestion des partenaires

• Communication directe avec les différents partenaires des projets
• Suivi des dossiers partenaires, conventions et subventions des différents projets
• Vérification les rapports financiers et pièces comptables associées des partenaires bénéficiaires de conventions de subventions
• Mise à jour et suivi des paiements partenaires avec la comptabilité

Volet contractuel :

• Gestion des aspects administratifs des dossiers de demande d’expertise et demande de subventions
• Indexation, classement et archivage des documents
• Réalisation des tâches administratives de secrétariat
• Saisie et mise en forme de documents
• Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaire, compilation de documents)
• Mise à jour des tableaux de bords
• Participe aux processus d’audit des projets pour le volet contractuel
• Propose et mets en place des outils de suivi (processus de contractualisation, exécution des contrats, suivi des BC…)
• Appui au suivi administratif des dossiers expert clé géré par le siège dans le cadre du projet

Volet logistique (de manière subsidiaire en appui des assistants logistiques)

• Organisation d’événements (comité de pilotage, mission siège, mission expert…)