ACTED recrute un responsable des finances du comité, Bangkok, Thaïlande ; Yangon, Birmanie

ACTED

Depuis 1993, en tant qu’organisation non gouvernementale internationale, ACTED s’est engagée dans l’aide humanitaire immédiate pour soutenir les personnes en situation d’urgence et protéger la dignité des personnes, tout en co-créant des opportunités à plus long terme pour une croissance durable et la réalisation du potentiel des personnes.

ACTED s’efforce de répondre aux crises humanitaires et de renforcer la résilience, de promouvoir une croissance inclusive et durable, de co-construire une gouvernance efficace et de soutenir la construction de la société civile dans le monde entier en investissant dans les personnes et leur potentiel.

Nous faisons le dernier kilomètre : La mission d’ACTED est de sauver des vies et d’aider les populations à répondre à leurs besoins dans les zones difficiles d’accès. Avec une équipe de 4 600 employés nationaux et 400 employés internationaux, ACTED est active dans 38 pays et met en œuvre plus de 500 projets par an, touchant plus de 20 millions de bénéficiaires.
ACTED au Myanmar

ACTED est présente au Myanmar depuis 2008, avec des bases à Loikaw (Etat de Kayah), Sittwe (Etat de Rakhine), et Yangon. Grâce à des programmes d’urgence et de renforcement de la résilience à plus long terme au Myanmar, ACTED s’efforce d’œuvrer pour sa stratégie globale visant à atteindre un monde zéro exclusion, zéro carbone, zéro pauvreté.

Depuis 2012, le travail d’ACTED au Myanmar s’est concentré sur le soutien aux moyens de subsistance durables et au développement économique, dans les zones urbaines et rurales des Etats de Kayah et de Rakhine, par le biais de formations professionnelles, d’une agriculture intelligente face au climat, d’un soutien au développement des entreprises et de liens avec les acteurs du secteur privé. Dans l’État de Rakhine, ce soutien à l’autonomie économique a souvent été mis en œuvre parallèlement à la fourniture d’une aide humanitaire aux communautés touchées par le conflit et à des initiatives de cohésion sociale. Aujourd’hui, à la lumière de la détérioration rapide des conditions humanitaires et de sécurité au Myanmar depuis les événements de février 2021, ACTED intensifie de manière significative son programme de réponse d’urgence. Cela implique de fournir une aide vitale en matière de sécurité alimentaire, de nutrition et de protection aux communautés touchées par la crise, en particulier dans l’Etat de Kayah. En 2022, pour la première fois, ACTED fournit également une aide humanitaire d’urgence à Yangon. Cependant, conformément à la conviction d’ACTED que – même dans un contexte de crise – chaque individu doit être soutenu pour réaliser son potentiel créatif et économique, toute l’aide d’urgence que nous fournissons au Myanmar est mise en œuvre dans le but de restaurer l’autonomie des communautés touchées, et de les soutenir vers un rétablissement à long terme, dès le début d’une crise.

Vous serez chargé(e) de

1. Gestion de la comptabilité et de la trésorerie

1.1 Gestion comptable – superviser le cycle comptable de la mission*.

  • Assurer des entrées de données opportunes et exactes dans le livre de caisse, le livre de banque et SAGA en suivant les descriptions standard définies dans le Manuel de procédures financières globales d’ACTED ;
  • Vérifier et coordonner les comptes de compilation mensuels de chaque zone ;
  • Superviser le processus de vérification de la trésorerie et du solde bancaire lors de la clôture des comptes mensuels ;
  • Communiquer les comptes sur une base mensuelle au siège, en respectant les procédures et les délais de SAGA, en accord avec le calendrier comptable mensuel conformément aux procédures financières d’ACTED ;
  • Gérer la présentation, la circulation, le classement des pièces justificatives et l’archivage des documents comptables et financiers conformément aux procédures du FLAT et des Finances (maintenir un suivi de classement à jour : A8.01_Red Cell Game) ;
  • Revoir de manière aléatoire la qualité et la conformité de la documentation des secteurs lors de la centralisation ;
  • Superviser les clôtures comptables annuelles et semestrielles pour les aspects de comptabilité générale et analytique (V1 et V2).

1.2 *Gestion de la trésorerie – assurer une gestion de trésorerie contrôlée et fluide*.

  • Assurer un processus de sélection bancaire justifié, ouvrir/fermer les comptes bancaires sous l’autorité du PDG ;
  • Superviser la gestion des comptes bancaires : contrôler, suivre et s’assurer que les flux sont correctement lettrés (avances, transferts, etc.), vérifier les soldes et les justifications, les visas autorisés ; rendre compte au QG via l’outil de reporting des flux A1_PRATIC ;
  • Superviser la gestion des coffres et de la trésorerie : montant disponible, vérification des soldes, consignes de sécurité ;
  • Evaluer les besoins mensuels en trésorerie des projets et des zones, remplir et partager le formulaire A4.01_Cash Request le 15 de chaque mois ;
  • Gérer les transferts d’argent, l’approvisionnement en espèces des zones et les montants en circulation, tout en définissant les procédures de paiement (virement bancaire, chèque, espèces, etc.) ;
  • S’assurer que les donateurs sont facturés à temps et le signaler via l’outil A4.04_ATROCE, se conformer aux bonnes pratiques décrites dans le Plan Money In Acted HOUse (MIAHOU).

2. Engagement des dépenses, contrôle budgétaire, & Gestion financière
2.1 *Engagement des dépenses – garantir la disponibilité du budget et le respect des procédures d’ACTED et des bailleurs de fonds avant de débloquer les paiements.

  • Recueillir les visas des membres du personnel autorisés, fixer le plafond d’engagement en monnaie locale, définir les méthodes et les délais de paiement ;
  • Avant l’engagement / le paiement de toute dépense, vérifier les niveaux d’autorisation, la disponibilité du budget, la ligne budgétaire sur laquelle la dépense doit être allouée, en s’assurant de la pleine conformité avec les procédures d’ACTED et des donateurs :
  • En étroite coordination avec le Responsable Logistique Pays (CLM) ou équivalent, négocier les termes des contrats, y compris les échéances de paiement et les obligations fiscales ; s’assurer que les procédures de passation de marchés sont respectées ; assurer le suivi des engagements et des paiements à l’aide de l’outil A7.02_Contract Follow-Up (CFU) ; s’assurer des points de contrôle financiers, budgétaires et de conformité lors des réunions du Comité d’achat ; vérifier la cohérence entre les commandes, les devis/offres, les bons de commande, les documents d’appel d’offres, les mémos d’achat, les contrats, les factures, les reçus, les certificats d’achèvement des travaux/services ; vérifier la capacité du destinataire à endosser le paiement ;
  • En étroite coordination avec l’équipe administrative, s’assurer que les contrats du personnel sont conformes à la grille salariale standard d’ACTED, aux budgets disponibles et aux réglementations ; proposer des révisions des grilles salariales en fonction des références, de la législation nationale et des contraintes budgétaires ; revoir et valider la paie le 25 de chaque mois ;
  • Valider l’exactitude et la conformité de la comptabilité et de la documentation du partenaire avant le paiement.

2.2 *Suivi du budget du projet, contrôle des coûts de la mission, audits internes et externes – anticiper et atténuer les risques financiers en veillant à ce que les opérations soient menées de manière conforme et rentable*.

  • Diriger le processus de consolidation du suivi budgétaire (A7.01) et des tableaux d’allocation (A5) ;
  • Analyser/rapporter les écarts entre les budgets prévus et les dépenses réelles ; se conformer à la règle de flexibilité ;
  • Anticiper les risques financiers, présenter les mises à jour budgétaires et les plans d’atténuation lors des réunions du FLAT ;
  • Analyser et rapporter les frais de fonctionnement mensuels, la flotte et la communication de chaque secteur (A6.01-04)
  • Prévenir et signaler toute perte financière et opérationnelle (A6.01 ACT suivi) ;
  • Soumettre au siège toutes les annexes de l’outil interne de suivi financier (TITANIC) avant le 15 de chaque mois ;
  • Suivre les formulaires de sortie du personnel international et s’assurer qu’ils sont envoyés au siège une fois validés ;
  • Prendre la direction de la préparation des audits externes en soutenant les équipes de conformité des pays, le cas échéant ; Contribuer aux réunions d’ouverture/de clôture, aux réponses aux rapports d’audit, aux plans de mise en œuvre des recommandations.

3. Gestion du cycle financier des projets
3.1 *Développer les budgets et les rapports des projets – assurer la faisabilité financière des projets, en respectant les règles et les délais d’ACTED et des donateurs*.

  • Recueillir les informations auprès des départements concernés pour consolider les budgets des propositions de projets en fonction des besoins du projet/de la mission et des contraintes des donateurs ; Proposer des budgets de programme et de soutien suffisants, y compris les plans d’investissement de la mission, en lien étroit avec la coordination pays ;
  • Examiner et négocier les termes des contrats de subvention avant leur signature (calendrier des paiements et des rapports financiers, utilisation du système de cash-pooling du siège, etc 😉
  • Planifier, consolider, rédiger et recouper avec le département de développement des projets (PDD) les rapports financiers lorsque cela est nécessaire (ad’hoc, intermédiaires et finaux), en respectant les délais contractuels et les règles telles que la flexibilité, l’éligibilité et la période de liquidation, etc ;
  • Assurer le suivi des paiements des donateurs et la clôture financière du projet (liquidation du contrat).

4. Direction de l’équipe et autres tâches

  • Mettre à jour l’organigramme et les ToRs des départements finance et administration (si applicable) en fonction du développement de la mission ;
  • Superviser l’équipe, planifier et conduire les recrutements du personnel financier, entreprendre les évaluations, suivre la gestion des carrières, identifier le personnel à potentiel et contribuer à la politique de mobilité interne d’ACTED ; Assurer la formation et le renforcement des capacités des membres de l’équipe financière d’ACTED et des partenaires afin d’augmenter le niveau des capacités et compétences techniques ;
  • Promouvoir activement des articulations fortes et structurées avec toutes les équipes (Logistique et PDD en particulier) ; représenter ACTED auprès des réseaux financiers et administratifs pertinents au niveau national ;
  • Améliorer les flux d’information au sein du département et avec les autres départements ;
  • Planifier les missions de suivi sur le terrain ;
  • Effectuer toute autre activité connexe assignée par le superviseur immédiat.

Expériences / Formation

  • Diplôme de Master minimum en Finance ou dans un domaine connexe
  • 3+ ans d’expérience solide dans la gestion financière et les systèmes de suivi, de préférence de grands programmes de développement, éventuellement complétée par une expertise
  • académique.
  • Excellentes compétences financières et analytiques
  • Excellentes compétences en matière de communication et de rédaction pour rendre compte efficacement de la performance financière du programme
  • Capacité à gérer une équipe financière/de suivi et à faire preuve de leadership
  • Capacité à suivre et à évaluer les compétences financières et de suivi des communautés grâce à des efforts de renforcement des capacités
  • Capacité à travailler dans un environnement interculturel exigeant de la flexibilité.
  • Familiarité avec le système d’aide, et compréhension des exigences des donateurs et du gouvernement ;
  • Connaissance préalable de la région, un atout
  • Capacité à utiliser les logiciels Microsoft Word, Excel et de gestion de projet.

Salaire

  • Salaire défini par la grille salariale d’ACTED en fonction du niveau d’éducation, de l’expertise, du niveau de sécurité et de l’expérience.
  • Allocation de subsistance de 300 USD
  • Hébergement et nourriture fournis dans la maison d’hôtes d’ACTED / ou allocation logement (selon la durée du contrat et le pays d’affectation)
  • Billets d’avion aller et retour + Visa pris en charge par ACTED
  • Fourniture d’une assurance médicale et d’une assurance rapatriement

Date limite : 17/03/2022.

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