Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) recrute un Assistant administratif au Burundi basé à Bujumbura.
Devoirs et responsabilités
L’Assistant(e) Administratif travaillera en étroite collaboration avec le personnel de l’équipe de gestion du projet Fonds Mondial et aura à assumer les responsabilités suivantes :
- Appui au fonctionnement efficace et efficient du projet ;
- Appui aux services administratifs et logistiques ;
- Facilitation du renforcement des connaissances et du partage des connaissances.
Assure le fonctionnement efficace et efficient du projet en assurant la réalisation des résultats suivants :
- Crée les réquisitions pour le compte du projet;
- Organiser les réunions internes et externes du projet (participants, salle, pause-café, équipements de réunion) et rédige les comptes rendus ;
- Assurer les correspondances relatives aux activités du projet ;
- Rédige les correspondances;
- Traduire les rapports en français/anglais selon le besoin ;
- Répondre aux demandes d’informations du Siège et du Fonds Mondial ;
- Assurer la diffusion régulière des documents et des informations au niveau des Bénéficiaires Secondaires et des partenaires du projet ;
- Assurer la coordination de la circulation des informations entre le projet et le PNUD ;
- Assurer la gestion des appels téléphoniques entrants et sortants ;
- Préparer les missions du personnel, les retraites et autres visites ;
- Produit les brouillons de correspondance sur demande des superviseurs, mise en forme de documents ;
- Assurer l’entretien du système d’archivage et de classement des documents;
- Assurer un système efficace de classement (électronique et papier) de tous les courriers entrants et sortants et des autres dossiers du projet en veillant à la confidentialité des informations.
Fournit l’appui administratif et logistique efficace, en assurant la réalisation des résultats suivants :
- Assurer la gestion des stocks des fournitures de bureau ;
- Assurer la coordination des inventaires du projet et la transmission périodique des informations à l’Unité Procurement du PNUD ;
- Assurer le suivi de la maintenance des systèmes bureautiques et informatiques du projet, en collaboration avec les unités des services généraux et des technologies de l’information du PNUD ;
- Assurer la gestion des absences du personnel en qualité de moniteur de congés ;
- Assurer toute autre tâche selon les besoins et sur demande du superviseur
Facilitation du renforcement des connaissances et du partage des connaissances :
- Participe aux formations destinées au personnel du projet ;
- Contribuer aux réseaux de partage de connaissances et de pratiques.
Compétences et expérience requises
Éducation:
- L’obtention d’un diplôme d’études secondaires est requise
- Etre titulaire d’un baccalauréat ou équivalent en Gestion Administrative, Secrétariat, Bureautique ou dans tout autre domaine apparent sera dûment pris en considération
Expérience:
- Un minimum de 5 avec un diplôme d’études secondaires ou 2 ans avec un baccalauréat d’expérience en administration et finances ou dans le domaine fonctionnement des programmes sont requis
- Professionnelle 3 ans d’expérience pertinente dans le domaine de l’administration ou du secrétariat administratif sont requises au niveau local ou international ;
- Posséder une excellente maîtrise des logiciels de bureautique (MS Word, Excel, PowerPoint), une bonne connaissance des logiciels de base de données et une connaissance pratique d’internet
Langue
- Excellente maîtrise du français
- Connaissance pratique de l’anglais un atout.
Date limite : 16 octobre 2023