Requête nº: req14448
Intitulé de poste: Officer Administration
Secteur d’activité: Chaîne logistique
Type de contrat: Durée Déterminée
Taux d’occupation: Plein temps
Ouvert aux expatriés: Non
Lieu de travail: Abidjan, Cote d’Ivoire
Descriptif du poste
International Rescue Committee (IRC) a été fondé en 1933. IRC est une agence humanitaire sans but lucratif, non sectaire et qui apporte une assistance aux personnes déplacées, aux réfugiés et aux personnes victimes de conflits et d’oppression. Il souscrit aux idéaux de la liberté et de la dignité humaine.
Le personnel de IRC doit adhérer aux valeurs et principes contenu dans le IRC WAY (Standards pour la conduite professionnelle). Il s’agit de l’Intégrité, le Service, la Responsabilité et l’Egalité. Conformément à ces valeurs, IRC met en œuvre et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité fiscale, la lutte contre les représailles et la lutte contre la traite des personnes. IRC est un employeur soucieux de l’égalité des sexes.
Tâches et Responsabilités
Sous la supervision directe de l’Assistante Manager Administration, l’Officer aura pour rôle de contribuer à la bonne gestion du service Administration du siège.
A ce titre il/elle est chargé(e) de :
Assurer le secrétariat
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs ;
- Gérer le registre des visiteurs ;
- Effectuer le traitement des courriers physiques et électronique Arrivée/Départ ;
- Participer à la gestion des salles de réunion Akwaba et Einstein ;
- Tenir la petite caisse pour les menues dépenses de l’Organisation ;
- Rédiger les courriers administratifs ;
- Archiver physiquement et électroniquement les courriers arrivés et départs.
Gèrer les factures diverses de l’Administration
- Assurer le paiement et le respect des échéances des factures et des loyers des bureaux ;
- Assurez le suivi des contrats de loyers ;
- Assurer le paiement des factures des loyers du personnel expatrié ; dans le respect des échéances de paiements ;
- Effectuer le traitement et le paiement des factures de communication (données et voix) ;
- Assurer le traitement des factures d’eau et d’électricité du bureau ;
- Tenir à jour le tableau de suivi des factures ;
- Assurer le classement et l’archivage des factures des prestataires ;
- Faire la mise à jour mensuelle du fichier de suivi des factures.
Gérer les abonnements de communication
- Veiller à la mise à disposition du kit de communication de tout nouvel employé ;
- Veiller au retrait systématique en cas de départ de l’employé ;
- S’assurer de la conformité entre le listing de MTN et le listing IRC .
Participer à la gestion des voyages et missions à l’extérieur
- Effectuer les demandes de visas pour les missions, les réservations de vols (nationaux et internationaux) ; cela selon les nouvelles dispositions de l’organisation ;
- Assurer les réservations de chambres et de billets d’avion pour les agents ;
- Assurer le règlement des factures d’hébergement et des billets d’avions ;
- Communiquer les informations utiles pour le bon déroulement des voyages ;
- S’assurer de la mise à disposition des visiteurs, du kit d’arrivé et des moyens de communication.
Participer à l’organisation des activités événementielles et récréatives
- Participer à l’élaboration du budget et à l’organisation des activités récréatives et non récréatives ;
- Effectuer les achats pour les dépenses de 20 000 à 99 999 FCFA ;
- Participer à l’organisation des conférences internationales.
Gérer l’approvisionnement en diverses fournitures d bureau
- Emettre les demandes d’achat ;
- Effectuer les achats relatifs aux activités administratives de moins de 100 000 FCFA ;
- Suivre l’approvisionnement en matériels d’entretiens et en fournitures de bureau, (Consommables etc.).
Profil
- BAC+2 en Administration, Droit, Finance ou en Management des organisations ;
- Expérience de travail d’au moins trois ans à un poste similaire avec les organisations internationales non-gouvernementales ;
- Expérience en gestion d’équipe ;
- Excellentes capacités en communication ;
- Excellentes qualités relationnelles ;
- Bonnes connaissances du protocole administratif ;
- Maitrise de l’outil informatique et des logiciels bureautiques (Word ; Excel, Powerpoint, Outlook) ;
- Maîtrise des techniques rédactionnelles ;
- Capacités de synthèse ;
- Faire preuve de discrétion professionnelle et de réactivité ;
- Bonne capacité d’organisation et de gestion des priorités ;
- Forte capacité à travailler en équipe.