FHI 360 recrute un(e) Assistant(e) technique et de programme basé aux Etats-Unis.

Résumé du poste :

Fournir un soutien administratif, programmatique et logistique. Préparer des documents et des rapports, compiler des dossiers, organiser et maintenir des fichiers numériques, collecter et vérifier des données, résumer et concilier des informations, coordonner et maintenir la gestion des dossiers. Servir de ressource principale pour l’assistance dans le département.

Responsabilités :

Aide le personnel du programme national de communication sur le VIH avec les demandes et les tâches administratives.
Coordonne les visites techniques, les autorisations de voyage, les achats, les notes de frais et les accords contractuels pour soutenir la mise en œuvre des programmes basés aux États-Unis.
Maintient les bases de données, ainsi que l’intégrité et la sécurité des données conformément aux normes de qualité et à la politique de l’entreprise.
Effectue les routines quotidiennes de manière indépendante avec sa propre initiative.
Prépare des documents, des rapports et des documents d’information pour les consultants, le personnel et les clients.
Coordonne la répartition de la charge de travail entre les autres membres du personnel administratif/de soutien .
Aide à l’orientation/formation du nouveau personnel administratif/de soutien .
Effectue des tâches liées au programme technique de niveau débutant.
S’assure que la documentation et les rapports sont suivis régulièrement et respectent les normes techniques.
Effectue d’autres tâches connexes assignées.

Résolution de problèmes et impact :

Travaille sur des problèmes qui sont de nature routinière et qui sont des procédures et des politiques standard.
Travaille de manière indépendante et au sein d’une équipe sur des projets/programmes spéciaux non récurrents et en cours.
Exerce son jugement dans le cadre de pratiques et de politiques définies pour accomplir ses tâches.
Les décisions prises affectent généralement son propre travail ou un domaine fonctionnel spécifique.

Supervision donnée/ reçue :

N’a aucune responsabilité de surveillance.
Utilise un jugement indépendant pour déterminer le flux de travail et les priorités.
Reçoit des instructions sur les nouvelles affectations.
Relève généralement d’un gestionnaire ou d’un directeur associé.

Éducation: **

Diplôme d’associé ou son équivalent international
Services de connaissances/d’information , communications, éducation, santé, comportement, sciences de la vie/sciences sociales, développement international, développement humain ou domaine connexe.

Expérience:

Nécessite généralement 0 à 2 ans d’expérience dans les programmes et le soutien administratif.
Articulé, professionnel et capable de communiquer de manière claire et positive avec les clients et le personnel.
Doit être capable de lire, écrire et parler couramment l’anglais
Expérience préalable dans une organisation non gouvernementale (ONG) préférée.

Qualifications:

Diplôme d’associé requis; Baccalauréat préféré
Une année d’expérience pertinente requise; expérience en bureau administratif souhaitée
Intérêt et expérience en communication en santé utiles
Excellentes compétences organisationnelles et attention supérieure aux petits détails
S’adapte au changement rapidement et facilement et montre la volonté d’apprendre
Penseur hors des sentiers battus et solides compétences en résolution de problèmes
Solides capacités de communication orale et écrite
Solides compétences interpersonnelles avec la capacité de travailler efficacement avec un large éventail de personnes
Maîtrise de la suite MS Office
Expérience de travail avec des outils/plateformes de gestion de projet en ligne, un atout.

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