Avis à manifestation d’intérêt pour le recrutement d’un Chargé.e de projet administratif et financier basé à Paris, France.

Le.La candidat.e occupera le poste de Chargé.e de projet administratif et financier MEET Africa jusqu’à Avril 2024 avant d’occuper le poste de chargé.e de projet administratif et financier au sein du pôle ENTI. Les missions de l’un et de l’autre sont décrites ci-dessous.

MEET Africa a pour objectif de développer l’entrepreneuriat de la diaspora entre l’Europe et l’Afrique. Financé par l’Union Européenne à hauteur de 5 millions d’euros et par l’AFD à hauteur de 3,5 millions d’euros, pour une durée de 3 ans, ce projet mis en œuvre par Expertise France couvre 6 pays d’Afrique du Nord et subsahariens : la Tunisie, le Maroc, le Cameroun, la Côte d’Ivoire, le Mali, le Sénégal.

Il comprendra deux composantes :

• La Composante 1 « Renforcement des compétences et de l’écosystème des acteurs d’appui à l’entrepreneuriat de la diaspora» viendra soutenir l’écosystème des acteurs de l’entrepreneuriat euro-africain à travers des outils d’information, de mise en réseau et de renforcement de compétences
• La Composante 2 « Renforcement des compétences des entrepreneurs de la diaspora et leurs fonds propres » s’articule autour de l’accompagnement technique et financier d’entrepreneurs de la diaspora basée en France.

Basé à Paris, le/la chef.fe de projet pilotera une équipe projet composée de collaborateurs basés à Paris et supervisera les experts et prestataires mobilisés sur le terrain:

• Une équipe au siège d’Expertise France :
  • e chef.fe de projet à 100% ;
  • e chef.fe de projet adjoint à 100%
  • une chargée de projet administratif et financier à 100%,
  • une assistante de projet à 100%
• Une équipe de 4 experts principaux à temps partiel transverse

Une équipe de 5 experts pays à temps partiel basés dans chaque pays partenaire

Descriptif de la fonction du chargé de projet administratif et financier :

Gestion administrative :

• Appui et participation à la passation des marchés publics
• Appui à l’élaboration des plans de passation de marchés annuels et pluriannuels
• Veille à la bonne application des procédures administratives à la fois par un accompagnement des équipes et également à travers des contrôles
• Garant de la bonne gestion des risques contractuels de projet
• Veille à la mise à jour des outils de suivi existants, et gestion des données des projets : contrôle des informations rentrées dans les outils SI de gestion de projet, mise à jour des informations projets et outils de suivi, collecte, classement et archivage de pièces administratives (contrat principal, marchés, contrats de mise en œuvre, etc.).

Gestion budgétaire et comptable :

•  Accompagnement des équipes projet à la réalisation des prévisions budgétaires annuelles et pluriannuelles
• Appui les équipes projet aux travaux de clôture financière
• Pilotage de l’exécution budgétaire des projets tout en garantissant la qualité et la conformité des états financiers en référence aux règles Agence et Bailleurs de fonds.
• Reporting financier externe et interne
• Gestion des audits financiers des projets
• Veille à la bonne gestion de trésorerie des équipes terrain à travers le suivi des comptes et des caisses locaux
• Mise à jour des outils de pilotage
• Suivi des financements de projet : états des demandes de versements de fonds et vérification des réceptions de fonds
• Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives et comptables ;
• Élaboration des bons à payer (BAP) et des bons à facturer (BAF);
• Mise à jour des tableaux de bord de suivi budgétaire du projet ;
• Suivi des dépenses (relation avec le service comptable) et des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif) ;
• Préparation des clôtures périodique et d’autres exercices budgétaires ;
• Préparation des audits annuels et finaux des projets
• Appui à la préparation et la révision des CODEV et en particulier les CODEV 2

Gestion logistique :

• En coordination avec les équipes projets et les équipes sur le terrain, assure ou appuie l’organisation logistique du départ et retour des experts long terme, des missions court terme et/ou d’événements spécifiques (comités de pilotages, séminaires, missions siège, etc.) : déplacements (ordre de mission, billets d’avion, per diem, visa), préparation des dossiers des participants, gestion des relations prestataires (hôtel, repas, services de traduction, etc.).