Avis de recrutement d’un assistant de projets pole prévention, réduction et adaptation aux risques H/F, Paris, France
MISSION : Ses principales missions seront les suivantes :
Gestion logistique :
- Réservation des billets d’avion et des assurances de voyage en collaboration avec le prestataire voyages;
- Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts;
- Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements;
- Gestion des avances de per diem;
- Rappel aux missionnaires des consignes de sécurité avant chaque mission et inscription sur Ariane;
- Réservation des déplacements locaux (train, taxi, navette, etc.) ;
- Réservation des hébergements;
- Prévoir des prestations spécifiques (traiteur, traduction, interprétariat, etc.) si nécessaire;
- Appui à l’organisation des événements : Relations prestataires : traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation;
- Suivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements.
Gestion administrative :
Préparation des documents des activités (séminaires, comités de pilotages, etc.) et des missions à l’étranger (programme de l’activité, agenda de mission, lettre d’invitation, ordre de mission, fiche sécurité, etc.)
- Rédaction et éventuellement traduction des courriers (échanges sur les activités) ou des demandes officielles (demande d’expertise, proposition de projet ou rapport d’activité);
- Indexation, classement et l’archivage de documents liés aux missions concernées;
- Gestion des tâches administratives de secrétariat;
- Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents, …);
- Mise à jour des tableaux de bord/suivi existants;
- Aide à la mise en œuvre de matériels de communication : passer, suivre et vérifier les commandes (contenu, qualité, traduction, etc.).
Description du projet ou contexte
SITUATION/POSITION : Direction des Opérations / Département Paix, stabilité, sécurité / Pôle Prévention, réduction et adaptation aux risques naturels, accidentels ou malveillants
Sous la supervision du directeur du département, de son adjoint ainsi que du responsable de pôle qui définissent, orientent et encadrent son rôle au sein des équipes, l’assistant.e de projets intervient en appui sur la gestion administrative, logistique et financière des projets.
Le/l’assistant.e de projets intégrera une équipe des chargé.e.s de projets / assistant.e.s de projets travaillant sur des projets sur la thématique de la prévention des risques naturels sur la région moyen orient, notamment sur les aspects administratifs et logistiques.
Profil souhaité
Profil souhaite :
- Formation supérieure Bac+2/3 type évènementiel, organisation logistique, voyages, administration;
- Expérience réussie d’environ 2 ans sur un poste similaire ;
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel et Word principalement);
- Etre méthodique, organisé et réactif,;
- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe);
- Maîtriser l’anglais, principalement à l’écrit. La maîtrise d’une deuxième langue étrangère constitue un atout;
- Sens de l’organisation et de la méthodologie ;
- Bonne gestion des priorités;
- Disponibilité et sens du service .
Informations complémentaires
Lieu : 40 Boulevard de Port Royal – 75005 Paris
Type de contrat : CDDU 4/5 mois
Date de début : 01/10/2021
Rémunération : 2 400 € brut mensuel + gratuité de la mutuelle et de la prévoyance – titre-restaurant
Merci d’adresser votre CV et lettre de motivation sous référence « AP PRAR »
Date limite de candidature : 12/09/2021 09:43