Avis de recrutement d’un chargé assistant projet GOGIN+- logistique, voyages et évènementiel, H/F, Homebased – télétravail, France
Description:
Les principales missions confiées à l’Assistant.e du projet GOGIN sont les suivantes (les missions et activités énoncées ne sont pas limitatives):
- Organisation et gestion en direct des déplacements des membres de l’équipe projet et bénéficiaires (animateurs, experts, formateurs) en collaboration avec un prestataire voyages ;
- Organisation d’événements (formations, réunions…) en Afrique de l’Ouest : Identification, négociations et suivi des prestations locales sur le lieu de mission (traiteur, achat équipements, interprète, Hotel, transport… ;
- Réservation des billets d’avion/train et location de voitures ;
- Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts ;
- Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements ;
- Mise en payement des prestations en appui des collègues Assistants administratifs-financiers ;
- Elaborer des contrats simples en concertation avec les chargés de projets ;
- Accompagner les missionnaires dans l’organisation de leur mission ;
- Préparer et suivre les demandes de notes de frais ;
- Appliquer le processus sécurité pour établir des ordres de missions ;
- Collecter les pièces justificatives pour archivages (factures / cartes d’embarquement /Listes de présence signées….) ;
- Mise à jour de l’outil de suivi des engagements contractuels et archivage des contrats ;
- Mise en signature des documents (parapheurs) ;
- Gestion de DHL et stocks des goodies.
Description du projet ou contexte
L’assistante de projet travaillera sous la supervision de la Responsable du projet GOGIN au sein d’Expertise France et bénéficiera de l’appui de l’Unité Sécurité maritime à laquelle le projet GOGIN est rattachée.
Présentation projet GOGIN:
Under the Critical Maritime Routes programme, the “Gulf of Guinea Inter-regional Network” (GOGIN) Project has been contributing to maritime safety and security in the Gulf of Guinea since 2016 in order to favour blue economy and economic development of the coastal countries in the region. To do so, it has provided technical support to the maritime centers of the Yaoundé Architecture and the national structures in charge of fighting against maritime illicit activities. GoGIN has particularly focused on promoting information exchange between countries and the centers of the Yaoundé Architecture in order to enhance collective Maritime Domain Awareness (understanding of the situation at sea) and support responsiveness to incidents at sea. To this end, GOGIN has developed the YARIS web-based information exchange and coordination platform in 2020 and has been deploying it in the region via an intense training campaign since January 2021. GOGIN+ Project is a follow-up project. Its overall objective is to contribute to improving maritime safety and security in the Gulf of Guinea in order to favour blue economy and economic development of the countries. Specifically, the action will follow up to GOGIN’s work in order to enhance the operationalisation and sustainability of the YARIS maritime information-sharing and coordination platform. In this regard, large-scale capacity building will be further provided to the 19 coastal states and the centres of the Yaoundé Architecture: YARIS will be further technically enhanced, including with the use of satellite services; international and regional actors will be encouraged to become involved in the operational work of YARIS.
Profil souhaité
Qualifications et compétences :
- Bac + 2 (BTS/DUT) à Bac +3 type gestion administrative, évènementiel ou tourisme – Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel et Word principalement) ;
- Compréhension aisée des outils et technologies utilisés dans le cadre de la gestion des voyages (plateforme etc…) ;
- Être méthodique & organisé.e – Capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail – Réactivité face à aux urgences ;
- Bonne gestion des priorités (face à plusieurs demandes simultanées) ;
- Disponibilité et sens du service Aisance relationnelle et rédactionnelle (nombreux contacts en interne et en externe) ;
- Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral.
Informations complémentaires
- Type de contrat : CDDU 12 mois (renouvelable) ;
- Télétravail avec déplacements ponctuels au siège d’Expertise France ;
- Date de prise de fonctions : 15 Novembre 2021.
Expériences / Formation
Profil souhaité
Qualifications et compétences :
- Bac + 2 (BTS/DUT) à Bac +3 type gestion administrative, évènementiel ou tourisme – Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel et Word principalement) ;
- Compréhension aisée des outils et technologies utilisés dans le cadre de la gestion des voyages (plateforme etc…) ;
- Être méthodique & organisé.e ;
- Capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail ;
- Réactivité face à aux urgences ;
- Bonne gestion des priorités (face à plusieurs demandes simultanées) ;
- Disponibilité et sens du service Aisance relationnelle et rédactionnelle (nombreux contacts en interne et en externe) ;
- Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral.
Salaire
Informations complémentaires
- Type de contrat : CDDU 12 mois (renouvelable)
- Télétravail avec déplacements ponctuels au siège d’Expertise France
- Date de prise de fonctions : 15 Novembre 2021.
Comment postuler