Expertise France recrute un assistant de projets (H/F), France
Description de la mission
Gestion administrative :
- Gère les aspects administratifs des missions d’assistance technique et la contractualisation des experts ;
- Rédige, publie et suit les appels à candidatures en collaboration avec les autres membres de l’équipe ;
- Procède à l’indexation, au classement et à l’archivage de documents en prévision des audits annuels ;
- Rédige les comptes rendus de réunion.
Gestion logistique et gestion d’évènements :
- Organise et assure le bon déroulé des missions d’assistance technique et d’événements spécifiques : réservation des billets d’avions, per diem, consignes sécuritaires, lien avec les ambassades de France des pays visités, etc. ;
- Identifie les prestataires nécessaires à la tenue des événements, négocie et rédige leurs contrats (hôtel, interprètes, techniciens).
Gestion budgétaire :
- Assure le suivi des dépenses et des factures (suivi, relance, enregistrement administratif, etc.) ;
- Vérifie la conformité des pièces justificatives et factures ;
- Vérifie les engagements (conventions de subventions, contrats et accords) ;
- Enregistre les dépenses dans le suivi financier, met à jour des tableaux de suivi et de clôture comptable selon le calendrier d’Expertise France et en lien avec la coordinatrice du projet ;
- Appuie dans l’élaboration du rapport financier remis au bailleur ;
- Appuie l’équipe dans les procédures d’audit ;
- Assure la liaison avec les départements en charge des affaires financières et en charge des affaires juridiques d’Expertise France ;
L’assistant(e) de projet peut également apporter un appui auprès du chef d’équipe et de son adjointe lors de la mise en œuvre quotidienne du projet.
Des déplacements à l’étranger sont à prévoir.
Description du projet ou contexte
Intégré(e) à la Direction des Opérations et sous l’autorité et la supervision du directeur du département Capital Humain et Développement Social et de la coordinatrice du projet, qui définissent, orientent et encadrent son rôle au sein du département et de l’équipe SOCIEUX+, l’assistant(e) de projets travaillera pour la mise en œuvre du projet SOCIEUX+ (Plateforme européenne pour la protection sociale, le travail et l’emploi). Ce projet est mise en œuvre par un consortium regroupant plusieurs partenaires européens : la Fundación Internacional y para Iberoamérica de Administración y Políticas Públicas (FIIAPP), la Belgian International Cooperation on Social Protection (BELINCOSOC), l’agence belge de développement (Enabel) et Expertise France qui en assure la gestion indirecte auprès de l’Union Européenne, en tant que Chef de file. SOCIEUX+ compte de nombreux bénéficiaires dans le monde entier. La plateforme permet de répondre aux besoins formulés par des institutions partenaires dans les domaines de la protection sociale, l’emploi et le travail. Elle a vocation à mobiliser rapidement de l’expertise technique publique et européenne, selon une approche de pair à pair, dans le cadre de missions de courte durée.
Basé à Paris, l’assistant(e) de projets travaille au sein d’une équipe dont les membres sont situés à Paris, Bruxelles et Madrid.
Profil souhaité
- Formation supérieure Bac+2 BTS ou Bac+3 niveau licence ou un diplôme équivalent en Comptabilité, gestion administrative, finance ;
- 2 ans d’expérience souhaités.
Compétences techniques :
- Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel ;
- Des compétences en comptabilité et en gestion budgétaire.
Compétences transverses :
- Méthodique, organisé(e) et réactif(ve) ;
- Grand intérêt pour la coopération au développement ;
- Des compétences en organisation événementielle seraient un atout ;
- Excellente maîtrise orale et écrite du français et maîtrise de l’anglais ;
- Espagnol et/ou portugais apprécié ;
- Sens des responsabilités et proactivité ;
- Capacité à travailler dans le respect de délais stricts ;
- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe, travail en équipe).
Informations complémentaires
Lieu : Siège Expertise France
Type de contrat : CDI
Date de prise de fonctions : 1er Septembre 2021
Date limite de candidature : 31/07/2021 23:59