Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) recherche une Assistante de bureau basé au Japon et en France.
COM, en coordination avec GRC, recherche un assistant de bureau pour soutenir le chef du Centre de Tokyo de l’OCDE au bon fonctionnement du bureau dans la région en participant à la gestion du budget du Centre, aux opérations comptables et à la coordination générale de l’ensemble de ses activités et projets . Il/elle collaborera également en étroite collaboration avec l’Unité Centrale de Gestion (CMU), ainsi qu’avec les unités centrales d’achats, de comptabilité, d’informatique et de sécurité de la Direction Exécutive situées au Siège. Il/elle rendra compte au chef du centre de son lieu d’affectation respectif.
principales responsabilités
Gestion de bureau
- Assurer une gestion efficace du bureau et fournir une assistance administrative au chef du centre. Cela inclut la gestion du journal ; gérer le courrier; rédiger la correspondance courante ; filtrer et répondre aux appels dans les langues officielles de l’OCDE ; et autres questions demandées par le chef du centre.
- Fournir un soutien logistique aux événements, lancements et conférences tenus ou organisés par le Bureau.
- Assumer la responsabilité des préparatifs de voyage, des ordres de mission et des demandes de remboursement. Veiller à ce que les missions soient liquidées et les rapports de mission déposés.
- Aider les responsables de l’OCDE en visite dans la région et leur fournir les ressources nécessaires.
- Aider au besoin, sur demande, sur l’éventail des besoins du bureau afin d’assurer le bon fonctionnement du bureau.
- Gérer la facturation des remboursements de missions, des interprétations, des réceptions, des vidéoconférences et autres facturations ponctuelles selon les besoins ; publier les factures dans SAP et conserver tous les fichiers clients et factures.
Administration générale, finances et gestion budgétaire
- Sous l’autorité déléguée du chef de l’Unité de gestion centrale (CMU), examiner et enregistrer les dépenses, y compris pour les services intellectuels, afin de garantir la conformité avec les règles et règlements financiers de l’OCDE.
- Surveiller le budget du Centre de Tokyo de l’OCDE, les dépenses du projet et conseiller le chef du Centre sur la meilleure utilisation des fonds disponibles en temps opportun pour aider à la gestion efficace du budget.
- Traiter les factures et s’assurer que les montants sont inscrits dans les comptes de dépenses appropriés et que les écritures comptables sont conformes aux règles et procédures comptables internes applicables. Vérifiez les factures pro forma et assurez-vous que les conditions sont remplies avant d’autoriser le paiement.
- Préparer et soumettre le paiement des dépenses, en s’assurant que lesdites dépenses sont enregistrées sur les lignes budgétaires appropriées.
- En coordination avec les services centraux concernés d’EXD au siège, agir en tant que point de contact principal pour les questions relatives aux installations de bureau, à la sécurité, à l’informatique et à d’autres travaux généraux.
- Effectuer des tâches administratives telles que le traitement des dépenses/reçus, les commandes de papeterie/fournitures de bureau et assurer la liaison avec la CMU pour les demandes de congés, les bons de commande et diverses demandes administratives ponctuelles.
Approvisionnement
- En collaboration avec la Centrale d’Achats (CPG) et la Division CMU à Paris, fournir des conseils et rédiger/réviser des contrats d’achat de biens ou de prestations intellectuelles ainsi que de location du bureau du Centre de Tokyo de l’OCDE.
Profil du candidat idéal _
Formation universitaire
- Un diplôme ou diplôme universitaire en administration des affaires, en comptabilité, en administration des processus ou en gestion de bureau ou dans un domaine connexe.
Expérience professionnelle
- Expérience pertinente en tant qu’assistant personnel d’un membre de la haute direction, de préférence dans une organisation internationale.
- Excellente connaissance des règles et procédures administratives de l’Organisation ou capacité avérée à apprendre et à assimiler rapidement de nouvelles règles et procédures.
- Haut degré de discrétion et capacité à travailler et à communiquer efficacement, avec tact et diplomatie dans un environnement multiculturel avec des collègues à tous les niveaux, ainsi qu’avec des délégations et des parties prenantes de haut niveau.
- Expérience dans la gestion de demandes contradictoires selon des délais stricts et capacité à travailler rapidement et avec précision sous pression. Capacité à travailler de manière indépendante et à prendre des initiatives.
- La connaissance de l’infrastructure informatique et des principes fondamentaux de la connexion réseau sera un atout.
Outils
- Excellente connaissance et expérience de l’utilisation de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et capacité d’apprendre rapidement la gamme standard de progiciels utilisés dans l’organisation, par exemple eOSG, eCouncil, eShare, SAP Missions, Authoring Environment. et PRS.
Langues
- Une excellente maîtrise écrite et orale de l’une des deux langues officielles de l’OCDE (anglais et français) et très bonne connaissance de l’autre.
- Une excellente maîtrise de l’anglais est une priorité.
- La maîtrise du japonais est obligatoire.
- La maîtrise d’une ou plusieurs langues pertinentes de la région serait un atout.